Тема 8. Принципы организационного проектирования

При изучении данной темы обратите внимание на то, что:

• под принципами понимается определенная система взглядов, являющаяся той основополагающей идеей, которой можно руководствоваться при построении структуры управления, организации процесса управления и выполнения работ;

• принципы статической организации характеризуют правила построения структуры, а динамической организации – правила организации процессов, обеспечиваемых структурой управления организации;

• внутренние ситуационные переменные определяют состояние организации (упорядоченность), на которую воздействуют в процессе управления;

На каждой стадии жизненного цикла организации могут возникнуть проблемы, решение которых потребует изменений структуры, модели бизнеса, стратегии управления, стилей управления. Жизненный цикл компаний включает различные этапы изменения состояний организации, которые условно можно отнести к двум группам: статические и динамические. Статическое состояние определяет относительно упорядоченное состояние элементов организации, которая рассматривается как некое целостное образование, имеющее определенную структуру и предназначение. Динамическая группа включает такие организационные процессы, которые связаны с созданием и управлением фирмой, с разработкой и производством продукции, реализацией маркетинговой программы, выбором и реализацией стратегии управления развитием.

Принципы в организационной теории определяются как правила, нормы, предписания к действию. К общим принципам организации и управления рекомендуется относить следующие: принципы системного подхода, принцип подбора, принцип совместимости, принцип соотносительности, принцип соответствия, принцип непрерывности, принцип слабого звена, принцип обратной связи и другие.

Принципы организации - это основополагающие правила формирования упорядоченных, рациональных систем и процессов [13,с.117]. Принципы организации рекомендуется подразделять на следующие категории:

• принципы организации в статике (принципы построения структуры);

• принципы динамического состояния организации - принципы организации процессов;

• принципы рационализации структур и процессов.

Существует ряд принципов статического и динамического состояния организации на этапах ее жизненного цикла.

К принципам статического состояния организации Смирнов Э.А. [12] относит: принцип приоритета цели, принцип приоритета функций над структурой, принцип приоритета субъекта управления над объектом. Принцип приоритета цели определяет условия, объемы, сроки, ресурсы, задачи целевого выбора в организации. Выбор цели является шагом к построению организационной структуры компании и подбора работников компании. «В системе: цель – задача - функция – структура – персонал» наивысший приоритет должна иметь цель, затем задача, далее функция, структура, персонал». Принцип приоритета функций над структурой. «При создании компании в системе «функция – структура» наивысший приоритет должны иметь функции». Сначала формулируется полный набор необходимых функций, а затем по этому набору создается организационная структура с перечнем подразделений, отделов, служб и должностей. Принцип приоритета субъекта управления над объектом реализуется при кадровом наборе: сначала подбирается руководитель или специалист, который может профессионально реализовать поставленную цель, а затем он набирает команду. «При создании компании или структурного подразделения приоритет должен отдаваться руководителю относительно будущих работников».

В работе Смирнова Э.А.[12] «Теория организации» к принципам динамического состояния организации относятся: принцип приоритета персонала, принцип приоритета структур над функциями, принцип приоритета объекта управления над субъектом. Принцип приоритета персонала в действующей компании определяет правила, связанные с управлением персоналом, стимулированием и мотивацией их деятельности. « В системе: цель – задача – функция – структура – персонал - наивысший приоритет должен иметь персонал, затем структура, функция, задача, цели». Принцип приоритета структуры над функциями реализуется в действующих компаниях в процессе формирования взаимосвязи между элементами структуры с целью изменения набора функций, структуры и ее преобразования. Каждая организация имеет уникальную структуру, которая определяет возможность достижения цели организации и результативность ее деятельности. Изменения структуры связаны с решением управленческих проблем выделения новых и сокращения неактуальных для организации функций. Принцип формулируется Э. А. Смирновым [12] таким образом: «Для действующих компаний в системе «функция-структура» наивысший приоритет должна иметь структура». По принципу приоритета объекта управления над субъектом руководители подразделений, отделов, служб подбираются с учетом их совместимости с коллективом, поэтому новый руководитель не должен уменьшать потенциал коллектива. В противном случае, после назначения руководителя в организационной практике может возникнуть необходимость серьезных перестановок, что потребует непредусмотренных затрат. Формулировка этого принципа следующая: «В действующей компании при замене руководителя или реорганизации подразделений приоритет должен отдаваться коллективу подразделения относительно будущего руководителя».

В составе принципов построения и рационализации структур Третьякова Е.П.[13] выделяет следующие:

• принцип целеполагания определяет рациональную структуру, ориентированную на осуществление миссии организации в условиях среды;

• принцип приоритета функций над составом звеньев определяет соответствие типа структуры комплексу реализуемых ею функций;

• принцип приоритета объекта над субъектом определяет рациональную структуру, которая обеспечивает устойчивость организации;

• принцип адаптивности обеспечивается гибкостью, т.е. возможностью изменения структуры управления формированием новых подразделений, ликвидацией или объединением отдельных подразделений, служб или каналов связи;

• принцип полной координации в структуре должен обеспечивать согласованность всех компонентов и связей;

• принцип минимума сложности определяет возможность построения структуры и ее упрощения сокращением промежуточных звеньев и устранением дублирующих функций;

• принцип полномасштабности. В организации не должно быть структурных звеньев, не включенных в единую сеть системных связей;

• принцип предела автономии определяет структуру, в которой каждое звено обладает относительной самостоятельностью, чтобы не нарушать целостности организации;

• принцип сочетания централизации и децентрализации в структуре управления определяет соотношение централизации и децентрализации в решении задач организации и управления;

• принцип масштаба управляемости определяет норму управляемости и диапазон контроля в построении рациональной структуры и обеспечение ее пропорции;

• принцип субординации обеспечивает в рациональной структуре отношения подчиненности.

• принцип распорядительства обеспечивает в рациональной структуре закрепление полномочий распорядительства за конкретным руководителем в решении ряда вопросов;

Принципы организации процесса, в анализе Третьяковой Е.П., определяют правила проектирования и осуществления процессов организации и управления:

• принцип направленности процесса определяет рекомендацию по выбору и формулировке цели осуществления процесса;

• принцип результативности должен обеспечивать получение результата, соответствующего цели этого процесса.

• принцип информативности определяет целенаправленную организацию по отношению к процессу, способному нести в себе в себе информацию, необходимую для управления этим процессом;

• принцип восприимчивости процесса обеспечивается выбором методов управления в соответствии с состоянием и условиями процессов организации;

• принцип эффективности организационного процесса обеспечивает получение наилучшего результата при уровне затрат соответствующих ресурсов на его обеспечение;

• принцип надежности означает создание необходимых организационных условий функционирования системы, процесса, при которых снижаются сбои этого процесса и повышается устойчивость системы;

• принцип ритмичности обеспечивается соответствием между длительностью этапа, стадии процесса и происходящими в ходе изменениями;

• принцип параллельности - возможность одновременного осуществления отдельных частей организационного процесса (фазами, операциями);

• принцип синхронности заключается в обеспечении четкого по времени соответствия между отдельными составными частями процесса (фазами, периодами, операциями).

Следует обратить внимание на то, что в управлении изменениями принципы рационализации, вытекающие из законов организации, позволяют разработать, осуществить выбор решения по реализации механизма преобразований.

Принципы рационализации – это научно обоснованная рационализация в процессе управления изменениями в организации [13, с.133]. К принципам рационализации Третьякова Е.П. относит:

• принцип концептуализации определяет основную концепцию повышения организованности системы;

• принцип алгоритмизации обеспечивает логически обоснованную программу действий по анализу и рационализации сложных систем;

• принцип нормализации определяет научно обоснованную рационализацию в создании условий функционирования системы и сохранения ее целостности;

• принцип систематизации определяет научно обоснованную рационализацию и обеспечивается в ходе координации организационных изменений;

• принцип классификации определяет научно обоснованную рационализацию в процессах познания, изучения явлений в решении проблемы организации и управления;

• принцип специализации предполагает научно обоснованную рационализацию через специализацию самой системы, структуры, подсистем и элементов. Специализация, по мнению Е.П.Третьяковой, – это концентрация системы (фирмы, подразделения, должностных лиц) в определенной сфере деятельности;

• принцип стандартизации обеспечивает научно обоснованную рационализацию на основе использования системы стандартов, целей и принципов их использования. Объектами стандартизации могут быть процессы, технологии, процедуры, работы, системы.

• принцип унификации обеспечивает научно обоснованную рационализацию и повышение надежности и оперативности системы, структур, процессов благодаря созданию условий стандартизации;

• принцип персонификации обеспечивает научно обоснованную рационализацию закреплением полномочий и ресурсов, обязанностей и ответственности в решении круга задач за конкретными должностными лицами в организации;

• принцип регламентации предполагает научно обоснованную рационализацию через осуществление определенного порядка и приоритета правил функционирования организации. Упорядочению подлежат связи между подразделениями, структурные элементы (звенья управления), процессы и их процедуры, связанные с принятием управленческих решений, либо с осуществлением функций их реализации.

Следует отметить, что в выборе принципов управления социально-экономической организацией руководители должны подходить с позиции достижения результативности и эффективности организационного процесса и учитывать:

• принцип соответствия целей и ресурсов организации. Достигается в выборе направления в соответствии с условиями реализации программно-целевого (проектного) типа управления;

• принцип соответствия эффективности производственной деятельности, управления и их экономичности (снижения потерь). Для каждой компании должно быть найдено соответствие между эффективностью, ресурсами, издержками, целесообразностью и результатами организационных мероприятий.

Вопросы для подготовки и контроля знаний в самостоятельной работе студента по теме №8:

1. Какие признаки выбираются в классификации принципов организации?

2. В чем различаются принципы статической и динамической организации?

3. В каких случаях эффективнее использовать принцип приоритета функций над структурами, а когда – принцип приоритета структуры над функциями?

4. В чем заключается суть принципа оптимального сочетания централизации и децентрализации в организации управления?

5. Каково значение принципа восприимчивости процесса?

6. Какова область действия принципа результативности процесса?

Литература, рекомендуемая при изучении данной темы: [1], [4], [5], [13].