Классификация документов.

По назначению:

- распорядительные – содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственных операций (например: счета, подтверждающие расходы, платежные поручения банку).

- оправдательные – подтверждают факт совершения хозяйственной операции, например счета, подтверждающие расходы.

- документация бухгалтерского оформления, составляется работниками бухгалтерии.

- комбинированные документы – одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления, например: приходно – кассовых операций.

По порядку составления и способу отражения:

- первичные – составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, например: акт на списание.

- сводные – оформляются на основе ранее составленных первичных

документов. Например: кассовый отчет.

По способу отражения:

- разовые – применяются однажды для отражения операции или несколько одновременно совершаемых операций, например: расчетно – платежная ведомость.

- накопительные – составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц), для отражения однородных повторяющихся операций, которые

записываются в них по мере совершения, например: лимитно – заборные карты.

По месту составления:

- внутренние документы – составляются для отражения внутренних операций в организации, например: докладная.

- внешние – заполняются вне данной организации, поступают в оформленном виде, например: товарно – транспортные накладные.

По порядку заполнения:

- документы, составленные вручную (либо на пишущей машинке)

- документы, составленные с помощью вычислительной техники.

8. Инвентаризация: понятие, виды, условия проведения.

Инвентаризация - установление фактического наличия средств и их источников путем пересчета остатков в натре или проверки учетных записей. Правила проведения инвентаризации определены ФЗ «о б/у и отчетности» и методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств МинФинРФ от 13.06.95 № 49. Проведение инвентаризации обязательно: при смене материально – ответственных лиц перед составлением годовой бух. отчетности, инвентаризация ОС может проводиться 1 раз в 3 года, в библиотечных фондах 1 раз в 5 лет, при передаче имущества в аренду, в случае стихийных бедствий, при ликвидации организации. Количество инвентаризаций, даты их проведения, перечень имущества и обязательств устанавливается руководителем организации. Основные причины проведения инвентаризации:

- выявление возможных ошибок в учете

- недоверие к материально – ответственному лицу

- кражи и злоупотребления

- изменение физических свойств ценностей

- стихийные бедствия

- проведение аудиторских проверок

- по требованию судебно – следственных органов

Виды инвентаризации:

1) по объему:

- полная – охватывает все денежные средства, материальные ценности, расчетные отношения с организациями, лицами, все виды средств; ценности не принадлежащие организации, но какое – то время находящиеся в ее распоряжении или на ответственном хранении. Она проводится при ревизии, аудиторской проверке перед составлением годового отчета.

- частичная – охватывает часть средств, например, касса.

2) по методу проведения:

- выборочная – проверяются некоторые ценности на выбор.

- сплошная – проводится во всех структурных подразделениях.

3) по назначению:

- плановая – по графику и в сроки, утвержденные руководителем.

- внеплановая – проводится в силу сложившихся обстоятельств (например, хищение, смена материально – ответственного лица).

- повторная – проводится в случае, если возникает сомнение в объективности проведенной инвентаризации.

- контрольная – проводится сразу же после проведения инвентаризации, или накануне открытия склада, где до этого проводилась инвентаризация.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая комиссия. Персональный состав утверждает руководитель. В состав комиссии включают:

- первое лицо – председатель комиссии – представитель администрации.

- второе лицо – члены комиссии, представитель бухгалтерии.

- третье лицо – материально – ответственное лицо.

- четвертое лицо – представитель различной службы.

Результаты инвентаризации признаются недействительными, если будет отсутствовать хотя бы один член комиссии. До начала проведения инвентаризации материально – ответственное лицо представляет отчет с приложением документов. Председатель комиссии визирует документов с указанием «до» инвентаризации, дата и подпись.

Перед проведением инвентаризации в акте материально – ответственное лицо дает подписку о том, что к началу инвентаризации все ценности оприходованы или списаны в расход, а все документы переданы комиссии или бухгалтерам.

Перед тем как приступить к работе комиссия опечатывает все служебные помещения в которых хранятся ценности. Затем комиссия проверяет фактические остатки (пересчитывают, взвешивают, измеряют) и данные записывают в акт, каждая строка акта подписывается комиссией, оставшиеся чистые листы прочеркиваются. Акт закрывается, его прописывают все члены комиссии, а материально – ответственное лицо дает подписку что претензий к комиссии не имеет. Если материально – ответственное лицо от подписи отказывается, то в акте пишется «от подписи отказался» и все подписывают акт.

Документальное оформление инвентаризации:

1. Приказ: дата, место, состав комиссии, время начала и окончания, причина и сроки сдачи объектов в бухгалтерию.

2. Приказ: регистрируется в книге контроля за выполнением приказа «о выполнении инвентаризации».

3. Акты, не менее чем 2 экземпляра. Пишутся под копирку. Один экземпляр материально – ответственным лицам, а один – комиссией.

Если инвентаризация проходила и акт составлен на имущество не принадлежащее организации должен быть отдельный акт.

4. Контрольная проверка – оформляется актом контрольной проверки правильности проведения инвентаризации. В акте указывается где, когда, кем проводилась контрольная проверка и результаты, т.е. что значится по инвентаризационной описи оказалось фактические при контрольной проверке. Акт подписывается лицом, проводившим контрольную проверку, председателем и членами комиссии.

5. По результатам инвентаризации составляется сличительная ведомость, в ней отражаются результаты инвентаризации и выявляются суммы излишков и недостача.

Отражение результатов:

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца когда была закончена приватизация. Годовая инвентаризация отражается в годовом бух. отчете. Расхождения фактического наличия ценностей с данными бух. Учета, выявленные при инвентаризации принимаются следующим образом:

- излишки денежных средств, материальных ценностей, ОС и т.д. подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации. Например: излишек товаров на складе по К 91 Д 41. Убыль ценностей в пределах норм списывается на затраты (расходы по продаже) организации. Например: недостача товаров на складе в пределах норм естественной убыли по Д 94 К 41, по Д 20, 23, 25, 26, 41, К 94.

- недостача сверх норм относится на виновных лиц. Например: недостача товара на складе по Д 73/2 по К 94. Нормы убыли могут применяться лишь в случае выявления фактических недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач излишком по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице все же оказалась недостача, то норма естественной убыли применяется только к тем ценностям по наименованию которых выявлена недостача. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения с разрешением руководителя. Допущенное к пересортице материально – ответственное лицо дает объяснение инвентаризационной комиссии, но окончательное решение принимает руководитель.