Типові мовні звороти

Перше нагадування

1. Дозвольте Вам нагадати про ...

2. Користуючись нагодою, дозвольте нагадати, що Ви має­те заборгованість ...

3. Просимо Вас звернути особливу увагу на те, що у Вас є заборгованість на суму...

4. Хотіли б нагадати Вам про ...

5. Нагадуємо Вам, що термін подання звітів минув ... (дата).

6. Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що відповідно до...

7. Змушені нагадати Вам, що термін оплати рахунків за друк замовленої Вами поліграфічної продукції минає ... (дата).

8. Доречно буде нагадати, що ...

9. Гадаємо, що ця несплата є лише недоглядом, і споді­ваємося, що Ви ліквідуєте її протягом ...

10. Щоб Ви змогли швидше зорієнтуватися в ситуації, над­силаємо Вам копії рахунків, термін оплати яких уже минув.

11. Просимо вибачення (нам прикро), що змушені потур­бувати Вас з цього приводу.

Повторні нагадування

1. Нам дуже незручно, що змушені знову нагадати Вам про...

2. На жаль, змушені знову нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплачених рахунків.

3. Нам дуже прикро, що змушені знову нагадувати про на­явність кількох і досі не оплачених рахунків.

4. Ми ніколи не турбували б Вас такими нагадуваннями, якби Ви вчасно виконували свої платіжні зобов'язання.

5. Вибачте, але ми вже вкотре змушені нагадувати Вам, що...

6. Вважаємо своїм обов'язком (вважаємо за потрібне) ще раз нагадати Вам про ...

7. Нам неприємно знову звертатися до Вас із цього при­воду, однак усі наші нагадування про необхідність...

8. Ми вже кілька разів (неодноразово) письмово звер­талися до Вас із проханням пояснити, чому Ви не ...

9. Ви вже на ... місяців затримуєте подання річного звіту, тому ми змушені...

10. Ваше зневажливе ставлення до наших прохань зав­дає шкоди нашому співробітництву, яке колись було плідним.

Останнє нагадування і попередження про наступні юридичні дії

У разі, якщо делікатні нагадування і вимоги не дали ба­жаних наслідків, ви змушені будете звернутися до суду або розірвати контракт. Слід повідомити про це адресата, але зробіть усе можливе, щоб тон і стиль листа остаточно пере­конали його в тому, що для вас це вкрай неприємний, однак єдино можливий вихід із ситуації².

1. Ваша затримка з оплатою рахунків є серйозним пору­шенням умов контракту, тому ми змушені передати цю спра­ву до нашого юридичного відділу.

2. Оскільки Ви не відреагували на наші неодноразові на­гадування, ми змушені...

3. З огляду на ситуацію змушені вжити рішучих заходів ...

4. Ваша заборгованість перевищила всі попередні й ста­новить .... а термін сплати закінчився ще ... (дата). Ми не мо­жемо більше нехтувати інтересами учителів і змушені подати позов до суду.

• Лист-претензія — це службовий лист, у якому вислов­люється невдоволення з приводу порушення умов укладе­ної угоди, наприклад порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упаку­вання тощо.

Виявивши порушення, ви маєте право висловити парт­нерові претензію і вимагати їх ліквідації, скажімо, заміни неякісного товару; ви також можете наполягати на відшко­дуванні завданих збитків, сплаті штрафу і, певна річ, на чіткому дотриманні в майбутньому умов договору (угоди, кон­тракту).

Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому аргументовано, послідовно, виважено висловлюють невдо­волення, а потім претензію. Наприклад:

Шановні панове!

Ми дуже занепокоєні несподіваною затримкою з поста­чанням замовленого паперу для виготовлення поліграфіч­ної продукції, адже знаємо, що зазвичай Ви відповідально ставитеся до виконання своїх обов'язків.

Відповідно до нашої угоди про закупівлю від... (дата) па­пір має бути відвантажений не пізніше... (дата). На жаль, ми й досі не отримали його. Гадаємо, що це лише недогляд, і сподіваємося упродовж наступного тижня отримати папір.

Чекаємо на відповідь.

З повагою...

Якщо партнер не відреагує на такого листа, вам слід ви­явити категоричність. Наприклад:

Шановні панове!

У листі від... (дата) ми повідомили Вам остаточний тер­мін постачання замовленого садово-городнього інвентарю. Дуже прикро, але Ви й досі не відвантажили його, пору­шивши умови угоди. У зв'язку з цим ми змушені анулювати своє замовлення.

З повагою...

Шановні.. !

Підтверджуємо отримання... (назва товару) відповідно до замовлення №... від... (дата). Під час перевірки ми вияви­ли, що бракує... одиниць. Гадаємо, що під час відвантажен­ня Ваш транспортний відділ припустився помилки.

Просимо негайно здійснити допостачання. Додаткові транспортні витрати мають бути оплачені за Ваш кошт.

З повагою...

Шановні... !

Наші експерти виявили, що якість постаченого Вами... (дата) товару, який було відвантажено відповідно до на­кладної №... в рахунок контракту №... від... (дата), не відпо­відає ні якості, описаній у Вашій пропозиції, ні якості зраз­ків, які Ви нам надсилали.

Дуже прикро, але змушені повернути Вам ці товари.

Просимо замінити їх на якісні, що відповідатимуть зраз­кам. Будемо вдячні, якщо надалі Ви чіткіше будете дотри­муватися всіх пунктів контракту і виконувати замовлення на належному рівні.

З повагою...

Шановні панове!

Щойно одержали від Вас замовлену партію товарів і під час розвантаження виявили:

1) 5 упакувань товару пошкоджено (зігнута поверхня);

2) 6 упакувань мають недоліки виробничого характеру;

3) 7 упакувань залиті рідиною.

Отже, ми отримали 18 неякісних упакувань.

Повертаємо Вам пошкоджені товари і попереджаємо, що... гривень буде вирахувано із залишку за контрактом №... від... (дата).

До листа додаємо акт проведення експертизи.

З повагою...