20.Організація документообігу на підприємстві.

Внутрішнє управління інформаційними потоками підприємства базується на понятті документообороту (документообігу).

Рух документів за визначеними маршрутами від місця формування (складання) або надходження на підприємство до відправлення зацікавленим організаціям або здачі на зберігання в архів називається документооборотом. Він має бути організований таким чином, щоб не було затримок та накопичення документації на робочіх місцях. З цієї мети на підприємствах необхідно встановлювати конкретні терміни перебування документів у кожного виконавця, здійснювати контроль за їх проходженням про всіх робочих місцях. Відповідно до мети створення всі документи підрозділяються на наступні: -розпоряджувальні (наказ, вказівка); -організаційні (положення, статут, інструкція, протокол); -інформаційно-довідкові (довідка, доповідна або пояснювальна записка, акт, службовий лист, телеграма, телефонограма, факсограма, відряджувальне посвідчення); -особисті (автобіографія, заява, ).

У документаційному забезпеченні управління можна виділити наступні групи документів: 1.Внутрішні ( ті, що створені на підприємстві та що не виходили за його межі) – розпоряджувальна, довідково-інформаційна документація. 2.Вхідні (що надходять на підприємство). В цю групу належать документи вищих органів управління (постанови, рішення, накази, вказівки, інструктивно-методичні листи), документи інших організацій (листи, рішення, акти), звернення громадян та ін. 3.Вихідні (що відправляються в інші організації) – листи, планово-звітна документація.Порядок руху документів наступний: 1.створення (отримання) документа, 2.первнна обробка та реєстрація, 3.попереднє розглядання та передача документа, 4.виконання документа. 5.передача в архів.

Документи розподіляються на підприємстві відповідно до функцій підрозділів та виконавців. Ці функції закріплені в положеннях про структурні підрозділи та в посадових інструкціях виконавців.

21.Сутнісна характеристика управління документацією.

Термін “управління документацією” широко розповсюджений у світі. Управління документацією відрізняється від діловиробництва та від документаційного забезпечення виробництва. Слід зазначити, що управління документацією в зарубіжних країнах організовується різними методами, але в той же час має деякі спільні риси, які сформувались під впливом міжнародних зі’язків та рекомендацій міжнародних організацій (ЮНЕСКО – Програма RAMP, Міжнародна рада архівів – Міжнародна рада з управління документацією, Міжнародна федерація з управління документацією; Міжнародна організація з стандартизації ІСО – технічний комітет ІСО / ТК 154 “Документи та інформація в управлінні: торгівлі та промисловості”).

Управління документацією охоплює життєвий цикл документів з моменту їх створення, виконання ними відповідних задач в управлінні до знищення або передавання в архів.

Управління документацією складається з чотирьох основних складових. Елементи управління документацією містять наступні етапи: 1.Створення документів- встановлення необхідного переліку використовуваних документів, їх назв та функціонального призначення, проектування форм документів, спостерігання за їх використовуванням, застосування інформаційних технологій для складання документів. 2.Зберігання та використання документованої інформації-формування справ, створення файлів та систем пошуку документів й інформації, розвиток систем передачі інформації, телекомунікацій, копіювання, тиражування документів; створення центрів зберігання документів або адміністративних архівів. 3.Передача документів на постійне зберігання-складання переліку документів з термінами зберігання, оцінка документів, ідентифікація та опис кожного документу та комплексів документів. Цінність та необхідність зберігання признається за документами, які можуть слугувати для доказів існуючих угод або для проведення історичних досліджень. 4.Управління архівами- проектування та будівництво архівохранилищ, удосконалення методів консервації та реставрації, систематизації та опису архівних фондів, доступу до документів, створення довідкових засобів та розповсюдження в суспільстві інформації щодо архівів.

Таким чином, управління документацією розуміється як повноцінна управлінська функція організації, реалізація якої розповсюджується на всі стадії життєвого циклу документів, всі види документів та системи документації підприємства. Управління документації грунтується на принципах економічності та ефективності та на широкому використанні нових інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент по відношенню до документації підприємства як повноцінному ресурсу управління. Тим самим підкреслюється взаємозв’язок документації та інформації в управлінні.