Тема 6. Организация как система. Определение системы и системный подход

Настоящий курс теории организации опирается на системный подход как наиболее конструктивный инструмент для анализа организаций. Системный подход, в самом простом виде - это признание того, что объектом исследования является система. Как было отмечено выше организация как объект управления - это система, состоящая из элементов, имеющих единую цель.

В оксфордском словаре приводится следующее определение системы: это «набор или комплекс связанных между собой или взаимосвязанных объектов, которые образуют сложное единство; целое, состоящее из частей, расположенных упорядоченно в соответствии с какой-то схемой или планом».

Системой – называется организованное сложное целое, совокупность или комбинация предметов или частей, образующих комплексное, единое целое. Иначе говоря, под системой понимается наличие множества объектов с набором связей между ними и между свойствами.

По мнению Р.Акоффа, совокупность из двух и более элементов становится системой, если она удовлетворяет 3 условиям:

• поведение каждого элемента влияет на поведение целого;

• поведение элементов и их воздействие на целое взаимозависимы;

• элементы взаимосвязаны таким образом, что в совокупности не может возникать независимых подсистем.

Вывод из этих трех условий: система - это такое целое, которое нельзя разделить на независимые части.

Объектом являются части или компоненты системы. Такая сложная система, как предприятие, включает в себя цехи и участки, станочный парк, коллективы людей и т.д.

Свойствами являются качество параметров объектов, а качество есть внешнее проявление того способа, с помощью которого получается знание об объекте или которым объект вводится в систему. Свойства позволяют описывать объект количественно, выражаясь его в единицах, имеющих размеренность.

Связь – это, что соединяет объекты и свойства в единое целое. Без связей система не может функционировать.

Свойство целого для производственной организации - это ее цель, ради которой объединились индивиды, это результат, который каждый из элементов не может получить в отдельности, а только в рамках плодотворной кооперации, в рамках обмена своими ресурсами и способностями. Например, организация выпускает определенный товар. Целью будет выступать определенный объем реализации этого продукта, а результатом - уровень достижения этой цели. В случае с самолетами очевидно, что одному человеку его не произвести в силу и финансовых, и технических, и просто физических ограничений. Но даже в примерах с простыми продуктами будет видно, что если его и может производить один человек, то все равно ему придется пользоваться услугами посторонних людей и организаций. Например, для починки телевизоров надо иметь специальное оборудование и запасные детали, которые технологически невозможно самому изготовить. Даже отдельно взятый крестьянин, продающий мясо на рынке, пользуется орудиями производства, купленным у других организаций. В крайнем случае, этот крестьянин может сам заготавливать все корма, возить мясо на рынок на лошади, а орудия труда (вилы, телегу) изготовить из дерева при помощи найденного в лесу топора. Но долго ли продержится этот крестьянин, сможет ли он предложить много мяса по доступной (конкурентной) цене на рынке. Очевидно, нет. Поэтому универсальным свойством производственной организации как системы является не просто объем произведенной продукции, а эффективность ее производства, базирующаяся на разделении труда, специализации и кооперации, которые ведут к росту производительности труда.

Чтобы оценить это свойство организации как системы, надо иметь в виду две стороны системы, два ее определяющих признака: целостность и структурированность. Целостность означает единство элементов, позволяющее выделить систему из окружающей среды по ее системному свойству. Структурированность позволяет определить роли элементов системы. При оптимальном распределении ролей (специализации и кооперации) достигается наивысшая эффективность функционирования системы.

Процесс выделения системы из окружающей среды является отправной точкой системного подхода, и он зачастую сильно затруднен. Человек как элемент входит в различные системы: по должности - как член производственной системы; в межличностных связях в производственном коллективе - как член неформальной организации: по отношению к родителям и детям - как член семьи. Промышленное предприятие имеет в своем составе помимо технологического оборудования, предназначенного для выпуска целевой продукции, транспортные средства, средства связи, телекоммуникаций, многие предприятия имеют фирменные магазины. Можно ли такое предприятие как элемент включать в состав промышленной системы в чистом виде? В одном ракурсе объект представляется как подсистема, в другом - как надсистема. Однако понятие системы позволяет определить признак се выделения из внешней среды. Во-первых, это выделение осуществляется в соответствии с целью данной системы (или с целью се исследования). Во-вторых, в состав системы включаются те элементы, которые наиболее тесно связаны друг с другом.

В системном подходе выделяется три ступени:

• идентификация целого (системы), частью которого является интересующий нас предмет;

• объяснение поведения или свойств целого;

• объяснение поведения или свойств интересующего нас пред мета с точки зрения его роли(ей) или функции(ий) в целом, частью которого он является.

Сложность объекта определяется количеством элементов и связей, которые влияют на разнообразие состояний системы. Например, простая система, состоящая из 3 элементов и 1 связи, легко описывается при помощи анализа, ее нетрудно починить в случае поломки. Для описания такой сложной системы, как автомобиль, требуется уже специальное образование. В случае его отказа можно рассматривать массу причин, связанных с различными подсистемами (зажигание, подача топлива и т.д.), причем можно предложить различную вероятность для каждой причины. При этом основное свойство автомобиля - передвигаться с определенной скоростью - будет реализовываться лишь при условии слаженной работы всех подсистем.

Однако среди сложных систем выделяются еще и сверхсложные системы, в которых количество состояний и взаимосвязей элементов не поддастся учету. К таким системам можно отнести, например, народное хозяйство страны. Состояния и алгоритм функционирования сверхсложных систем не только крайне сложно описать во всех подробностях, но и бессмысленно, хотя бы в связи со слишком большим объемом затрат на это. Воздействия на сверхсложные системы (в отличие от сложных систем) могут приводить к различным результатам, причем с разной вероятностью. Таким образом, если простые и сложные системы в большинстве своем являются (условно) детерминированными системами, то сверхсложные - всегда вероятностные системы (см.табл.).

Сверхсложные системы можно изучать только с помощью главного инструмента системного подхода - синтеза. В рамках синтеза абстрагируются от внутренних свойств элементов и сосредотачивают основное внимание на системных свойствах объекта как целого. В кибернетике такой подход называется методом «черного ящика». В анализе исследуют структуру объекта, в синтезе - функции. Анализ дает знание, описание, а синтез - объяснение, понимание.

Другим важным инструментом системного подхода для анализа сверхсложных систем является системный анализ. Системный анализ - это приложение системного подхода к функциям управления, связанных с планированием. Методология системного анализа предполагает последовательное решение 3 основных задач:

• систематическое исследование и сравнение альтернативных действий, которые приводят к достижению желаемых целей;

• сравнение альтернатив на основе оценки стоимости расходуемых ресурсов и результатов;

• учет и анализ неопределенности различных состояний системы.

Очевидно, и при планировании организации (ее проектировании) можно пользоваться системным анализом, если организация представляет собой сложную или сверхсложную систему. При этом в рамках системного анализа следует ответить на следующие вопросы: