62. Делегирование полномочий: понятие, необходимость и разновидности. Обязанности, подлежащие и не подлежащие делегированию.

Делегирование — передача задач и полномочий получателю, который принимает на себя ответственность за них.

Знания основных правил делегирования необходимы руководителю для оптимального руководства предприятием. Важно соотносить обязанности руководителя и обязанности подчиненных в делегировании полномочий. Есть задачи, которые руководителю делегировать нельзя, и есть задачи, которые делегировать необходимо. Вычленение этих задач — первоочередная задача руководителя; От верного выбора того, что нужно делегировать, зависит успех работы не только руководителя, но и предприятия в целом.

Основные правила делегирования

Рассматривая основные правила делегирования, необходимо в первую очередь говорить об обязанностях не подчиненных, а руководителя.

Обязанности руководителя:

• подобрать нужных сотрудников;

• распределить сферы ответственности;

• координировать выполнение порученных задач;

• стимулировать и контролировать подчиненных;

• осуществлять контроль рабочего процесса и результатов;

• давать оценку своим сотрудникам (прежде всего хвалить, но и конструктивно критиковать);

• пресекать попытки обратного или последующего делегирования.

Только при выполнении руководителем своих обязанностей он может доносить до подчиненных их обязанности.

Обязанности подчиненных:

• самостоятельно осуществлять делегированную деятельность и принимать решения под свою ответственность;

• своевременно и подробно информировать руководителя;

• координировать свою деятельность со своими коллегами и заботиться об обмене информацией;

• повышать квалификацию для того, чтобы отвечать предъявленным требованиям.

Зная обязанности руководителя и обязанности подчиненных, необходимо помнить о главном правиле делегирования — все деда руководства делегировать подчиненным нельзя.

Необходимо делегировать:

• рутинную работу;

• специализированную деятельность;

• частные вопросы;

• подготовительную работу.

Не стоит делегировать:

• установление целей, принятие решений по выработке политики предприятия, контроль результатов;

• руководство сотрудниками, их мотивацию;

• задачи особой важности;

• задачи высокой степени риска;

• необычные, исключительные дела;

• актуальные, срочные дела, не оставляющие времени для объявления и перепроверки;

• задачи строго доверительного характера.

Принципы делегирования полномочий

Перечислим основные принципы делегирования полномочий.

1. Делегируйте заблаговременно. Решения о том, что и кому вы хотите или должны поручить, принимайте сразу после составления рабочего плана.

2. Делегируйте, сообразуясь со способностями и возможностями своих сотрудников. Делегировать полномочия следует прежде всего тем, кто может наилучшим образом содействовать разрешению поставленных задач и, следовательно, с большей отдачей сможет пользоваться правами для общего дела.

3. Делегируйте задачу или работу по возможности целиком, а не в виде частичных изолированных заданий.

4. Однородные задачи делегируйте по возможности одному и тому же определенному сотруднику. Удостоверьтесь в том, может и хочет ли соответствующий сотрудник взяться за задачу.

5. Передавайте сотруднику вместе с рабочей задачей полномочия и компетенцию, необходимые для ее выполнения.

6. Давайте сотруднику как можно более полные и точные инструкции и информацию о его задаче и удостоверьтесь в том, что делегированное поручение понято правильно.

7. Объясняйте смысл и цель задачи.

8. При постановке новых и сложных задач необходимо действовать по пятиступенчатому методу:

• подготовить сотрудника;

• объяснить задачу;

• показать, как делать работу;

• доверить сотруднику дальнейшее исполнение под наблюдением и корректировать его;

• передать сотруднику работу целиком и осуществлять контроль за исполнением.

9. Предоставляйте сотруднику возможность дальнейшего профессионального обучения в целях лучшего выполнения порученных ему ответственных задач.

10. Обеспечьте сотруднику доступ к любой необходимой информации.

11. Придайте сотруднику уверенности в том, что в случае возникновения трудностей и проблем он всегда может попросить совета и поддержки.

12. Потребуйте от сотрудника отчета через установленные промежутки времени о том, как продвигается дело.

13. Не вмешивайтесь и не ущемляйте. Безусловно, что, делегируя полномочия, надо тщательно взвесить достоинства работника, но если уж доверили, то предоставьте ему оперативное поле для самостоятельных действий.

14. Контролируйте конечные результаты порученного дела и немедленно информируйте сотрудника о результатах контроля.

15. Конструктивно хвалите за успехи и критикуйте за недостатки и неудачи в работе. Позволяйте сотруднику либо представлять в высших инстанциях порученную ему задачу как его работу, либо соучаствовать в ее представлении на соответствующем уровне.

16. Дайте право на ошибку. Этот принцип играет важную роль в пространстве управленческих отношений по вертикали. Страх перед ошибкой, особенно в начале любого дела, формирует образ неудачи, подавляет инициативу и вызывает дискоординацию функций.

17. Делегирование будет успешным, если соблюдается принцип соответствия, согласно которому объем полномочий должен соответствовать принятой ответственности.