9.Характеристика реквизитов.

Документ состоит из 3-х частей: Заголовочная, основная, оформляющая. В заголовочную часть входят следующие реквизиты: Государственный герб РБ, эмблема, наименование организации, наименование структурного подразделения, гриф ограничения доступа, адресат, резолюция, вид документа, дата, регистрационный индекс. Основная часть – текст документа, а также приложение. Оформляющая часть: *должность лица подписывающего документ, * подпись и расшифровка, *гриф согласования или виза, *отметка об исполнителе, отметка об исполнителе и направлении документа в дело, *отметка об отправке данных на машинный носитель, *регистрационный штамп от регистрационных документов. Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются Министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, независимо от формы собственности. Сегодня основой для систематизации документов и справочно информационно-поисковых систем служит Общегосударственный классификатор управленческой документации (ОКУД). Коды ОКУД являющиеся идентификаторами форм документов и обязательному преставлению в бланках унифицированных форм в типографском издании. Методические издания по оформлению ОРД излагаются в: СТБ 6.38-2004. Государственный стандарт РБ СТБ 6.38-2004. Унифицированные системы документации РБ. Система документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Методические указания по практическому применению государственного стандарта РБ 6.38-2004. Унифицированной системы документации РБ. Система ОРД. Требования к оформлению документа. Классификатор унифицированных форм ОРД, и пояснительная записка по применению. Альбом унифицированных форм ОРД.

10. Бланки документов.

Бланки документов- это стандартный лист бумаги с воспроизведёнными на нём реквезитами, содержащими постоянную информацию и отведённым листом для переменной информации.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц, применяют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланком используется бумага формата А4 (210х297) и А5 (148х210).

Выбор формата бланка зависит от характера и объёма текста. Чаще всего используют формат А4. Формат А5 применяется для бланков документов, имеющих 5-7 строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение).

Для органов гос. Управления и гос. Организаций подчинённых правительству РБ Инструкции по оформлению документов, с использованием компьютерных технологий, даны уже болие чёткие варианты применения бланков разных форматов:

1. форма А4 используется для протоколов, докладных, записок, справок, телеграмм, и др. документов.

2. для писем- формат А4, А5.

Бланки документов печатают на белой бумаге светлых танов, красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее тиражирование документов.

Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов.

При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длинна строки реквизита бланка не должна превышать 73 см.

При продольном варианте, реквизиты бланка, располагаются по середине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизотали, но с соблюдением установленных размеров полей.

Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом, при центрованном способе, начало и конец каждой строки реквизита центрируется, тоесть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Реквизиты бланка письма:

1. Герб РБ.

2. Эмблема.

3. Код организации

4. Наименование вышестоящей организации

5. Наименование организации

6. Наименование структурного подразделения

7. Почтовый адрес организации

8. Коммуникационные и коммерческие данные

9. Ограничительная линия для даны

10. Ограничительная линия для индекса

11. Ограничительные линии для ссылки на регистрационный индекс и дату входящего документа.

Реквизиты общего бланка:

1. Герб РБ.

2. Эмблема.

3.Код организации

4. Наименование вышестоящей организации

5. Наименование организации

6. Наименование структурного подразделения

7. Место для наименования вида документа

8. Ограничительная линия для даты

9. Ограничительная линия для индекса

10. Место составления или издания документа.

Для организации государственной формы собственности, реквизиты общего бланка начинаются на 2 языках, сначала белорусский, потом русский.

Для не гос. Организаций можно на одном языке.

Реквизиты бланков письма для организаций всех форм собственности, пишутся на двух языках.