7. Понятие «реквизит». Схема расположения реквизитов, правила их оформления.

Документ является носителем информации, содержит комплекс информационных элементов. Целевое назначение этих элементов не однозначно, один - информационный документ содержит информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ, другие - информационные документы, другие - информационные элементы несут сведения, о самом документе. Эти элементы называют реквизитами. Реквизит – это элемент официального документа делятся реквизиты на постоянные и временные, постоянные – это реквизиты, выносимые при изготовлении бланка документа. Временные – это реквизиты, наносимые при составлении документа. Состав реквизитов и границы их расположения определяет формуляр образец. Формуляр образец документа – это модель унифицированной формы документа СТБ 6.38-2004 приводит формуляр образец для ОРД в виде схемы расположения реквизитов. Всего стандартом для ОРД установлено 32 реквизита. На схеме эти реквизиты расположены строго определенной последовательности с ограничением размера площадей отводимых под них. При оформления документа нужно соблюдать размеры полей. Они таковы: Левое 30мм, Правое ни менее 8мм, верхнее и нижнее ни менее 20мм. ОРД – составляются и оформляются на основании требовании СТБ 6.38-2004. Каждому виду документов присвоено оптимальное число необходимых реквизитов. Оформляются документы на бланках. Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной информации. С целью унификации в организациях разрабатываются два вида бланков: - бланк для писем, общий бланк для оформления всех остальных видов (ОРД). Бланк письма и общий бланк отличаются набором реквизитов. При подготовке и оформлении реквизитов используются реквизиты установленные в СТБ 6.38-2004.

 

8.Понятия о полях документов. Виды реквизитов: постоянные и переменные, обязательные и дополнительные; их взаимосвязь.

СТБ 6.3-2004 Устанавливает, что при оформлении документов, средствами вычислительной техники, используется текстовой редактор Microsoft Word, Текст с использованием одинарного межстрочного интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа. Каждый лист документа как оформленный на бланке, так и без него обязательно должен иметь поля: левое – не менее 30мм, правое – не менее 8мм, верхнее и нижнее – не менее 20мм. Параметры полей документа для государственных органов и госорганизаций. Подчинённых правительству, следующие: верхнее и нижнее – не мание 20мм, левое 30мм, правое 10мм. Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк печатают с интервалом точно 14пт. Составные части реквизитов адресат, гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения, гриф приложения отделяют друг друга одинарным интервалом. Реквизит документов отделяют друг от друга между строчным интервалом (1,5) максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 73мм. При печатании документов в делопроизводстве используют 8 стандартных положений отступы в мм от границы левого поля.

Обязательные реквизиты - записи, совершенные на лицевой стороне документа. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, завершительные подписи на удостоверяемых копиях документов и др.