5.Унификация и систематизация документов.

Унификация документов - это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления оформления и создания трафаретных текстов, она проводится в целях упорядочения деятельности в области документации, типизации их форм, сокращения количества применяемых

документов. Снижение трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости, различных систем документации

по одномерным и сниженным функциям управления. Объекты унификации: 1.Форма документа и состав, включающий в неё реквизиты.2. Системы документации.3. Тексты документов. 4.Виды и разновидности документов. У нас в РБ разработаны унифицированные системы документации УСД. УСД – это системы документации, созданные по единственным правилам и требованиям, содержащие информацию необходимую для управления в определённой сфере деятельности. УФД разрабатываются и утверждаются ведомствами. Они обязательные для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях не зависимо от форм собственности. Сегодня основной для систематизации документов служит Общегосударственный классификатор управленческой документаций – ОКРБ 010-95 «унифицированные документы» (ОКУД) Коды ОКУД являются идентификаторами документов и подлежат обязательному проставлению в облаках унифицированных форм при их типографическом издании в 2007 году приказом директором департамента по архивам и делопроизводству. Министерство юстиций РБ была утверждена новая редакция Унифицированной системы организационно – распорядительной документацией (УСОРД), содержащий унифицированной формы и методические указания по их форме. В состав унифицированной системе входит: 1.СТБ 6.38-2004. 2. Методические указания по применению стандарта СТБ 6.38-2004. 3.Классификатор унифицированных форм ОРД. 4.Унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности, организаций и предприятий. 5. Унифицированные формы документов по кадрам организации и предприятий. Большую важность имеет классификатор унифицированных форм ОРД и альбом унифицированных форм ОРД. Каждой унифицированной формой документа включает с состав УСОРД, присвоен собственный десятизначный, уникальный код. Код унифицированной системы ОРД имеет следующую структуру: АА – первые две цифры обозначают код системы. ББ – код подсистемы. ВВВ – код вида документа. ГГГ – порядковый номер в форме подсистемы.

6.Национальная стандартизация управленческой документации. Унифицированная система ОРД.

Код. Наименование подсистемы.

01 по созданию организации

02 по реорганизации организации

03 по ликвидации организации

04 по приватизации государственной организации

11 по распорядительной деятельности организации

12 по организационно-нормативному регулированию

деятельности организации

13по оперативно информационному регулированию

деятельности организации

21по приёму на работу

22по оформлению изменению трудовых отношений

23 о увольнению с работы

24 о предоставлению отпусков и отзыву из отпуска

25 по оформлению поощрений

26 по оформлению дисциплинарных взысканий

27 по оформлению командировок

Код вида документа Название вида документа

030 АКТ

130 График

230 докладная записка

300 должностная инструкция

260 заявление

230 объяснительная записка

240 письмо-запрос

597 положение

607 правила

612 представление

620 приказ

630 протокол

680 распоряжение

725 решение

840 структура и штатная численность

910 уведомление

930 устав

Документы оформляются на бумаге формата А4 (2010х297мм) и А5(148х210мм). Некоторые виды документов, содержащие таблицы и графики (ведомости, планы) оформляются на бумаге А3 (297х420мм). В организации должен быть установлен единый порядок по составлению документов и работе с ними, этот порядок может быть закреплен инструкцией по делопроизводству или доведен до сотрудников в виде специальных инструкций.