3. Способы документирования.

Документирование – запись информации на различные носители. Носитель информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём, звуковой, изобразительной информации. Средства документирования – это орудия для создания документов. К средствам документирования относятся: компьютерная техника, диктофоны, магнитофоны, фото, видео, кино, аудиотехника. Виды документирования: *Текстовое документирование: текстовый документ – документ содержащий звуковую информацию зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. *Техническое документирование: Оно является способом запечатления технической мысли. Технические документы – это обобщающее название документов, отображающих результат строительного или технического проектирования, конструирования инженерных изысканий и др. работ по строительству зданий и сооружений изготовление изделий технического производства ( чертежи, рисунки, расчёты, графики, а так же документально связанные с картографией, гидрометио-службой). * Фото, кино, аудио, видео документирование: Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Кинодокумент – изобразительный и аудио и видео визуальный документ, созданный кинематографическим способом. Отображает событие в динамике. Фотодокумент – документ содержащий информацию зафиксированную, любой системой звукозаписи. * Документы на машинных носителях. Электронное документирование- документ созданный с использованием носителей и способом записей обеспечивающий обработку его информации электронно-вычислительной машины.

 

4.Классификация документов и документной информации.

Классификация документов – деление документов на классы, по наиболее общим признакам сходствам и различиям. Производится на этапе группировки их в дела – это первичная ступень классификации. Дело – совокупность документов по одному вопросу, помещённые в твердую обложку, оформленную соответствующим образом. Документы классифицируются по следующим признакам: 1. По видам: *служебные, *личные (к личным относятся документы созданные отдельными гражданами (заявление, автобиография, резюме, доверенность, расписка). Служебные документы исходят от имени организации, предприятия или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя группу ОРД: *Обеспечивающие организацию процессов управления, и управленческого труда. ОРД подразделяются на 3 группы: *Организационные группы (положения, уставы, инструкции, правила). *Распорядительные документы (постановления, приказы, решения). *Справочно – информационные (письма, протоколы, акты, докладные, объяснительные записки). Документы – личные и служебные. Служебные – организационные, распорядительные, справочно – информационные. Документация составляется СГБ 6.38-2004. Подготовка всех видов производится по следующим правилам: *Изучение существа вопроса, *Подготовка проекта документа, *Согласование и подписание. Текст распорядительного документа состоит из двух взаимно связанных частей: Констатирующий и Распорядитеный. Констатирующая часть является введением рассматриваемого вопроса. В ней указывается: причина, перечисляются какие либо факты или дана оценка факту. Распорядительная часть несет основную нагрузку документа и излагается в повествовательной форме. И в зависимости от вида начинается словами: Постановил, решает, предлагает, обязывает. Служебные документы делятся: *по административным вопросам, по материально техническому снабжению, по административной деятельности, по бухгалтерскому учёту. Классификация по наименования: -приказы, распоряжения, акты, - протоколы, справки. По способу фиксации: письменные, графические, фоно, фото, кино, аудио, видео. По степени сложности: Простые и сложные. Простые – это документы в которых рассматривается один вопрос. Сложные – освещается несколько вопросов. По степени гласности: Открытые (не секретные), С ограниченным доступом (различные степени секретности): Совершенно секретно, документ для служебного пользования (конфиденциально). По юридической силе: Подлинные: Не действительные. Действительные. По срокам исполнения: Срочные (С установленными сроками исполнения, установленными законами и правовым актами, а также телеграммы и др. документы с грифом срочно) и не срочные(нету срока исполнения) По происхождению: 1.служебные - подготовленные на предприятиях, организациях. 2.личные - это письма граждан с изложением требований. По срокам хранения: 1.документы временного хранения до 10 лет, свыше 10 лет. 2.Постоянного срока хранения. По степени обязательности: Информационные: содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организации. Директивные: обязательные для исполнения, несущие характер юридической или технической нормы. По степени унификации: индивидуальные – это документы, которые разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовые - документы, которые создаются вышестоящими органами для организации и носят обязательный характер. Трафаретный – имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Примерные документы – носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии. Анкета – способ предоставления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а временная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таблица – это документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (числовой или словестных выражений) – на перечислении соответствии граф и строк, текст, представленный в виде таблицы обладает большой информационной ёмкостью, позволяет информацию, а так же легко суммировать аналогичные данные.