9.1. Автоматизация административных функций

Все большее значение приобретает автоматизация административных функций. В этой автоматизации важная роль принадлежит концепции обработки документов. Она происходит в системах, комплексах компьютеров, в локальных сетях. Большое значение в электронном офисе имеет методология искусственного интеллекта. Концепция интеллектуальной обработки документов основана на использовании баз знаний и выполнении многочисленных задач управления: учет и анализ корреспонденции, составление договоров, деловых писем, описаний изделий и т. д.

Широкое распространение в электронных офисах получили службы экспертиз и консультативные службы. Они включают анализ и контроль деятельности (ревизия отчетности, анализ узких мест, баланс, оценка работы) предприятия. Задачей электронной картотеки является хранение, каталогизация и поиск документов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий.

Важным процессом, выполняемым в электронном офисе, является обработка изображений. Это компьютерная графика от простых гистограмм до сложных географических карт и технических чертежей. Программное обеспечение компьютерной графики позволяет осуществлять всевозможную обработку документов. В электронных офисах широко используется служба обработки текстов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распечатывать электронные документы. Служба тесно связана с электронной почтой. Сообщения, пересылаемые по почте, создаются и редактируются благодаря программе- редактору. Полученные документы размещаются в специально создаваемых для этих целей базах данных. Все большую популярность получают деловая графика и телеконференции. Методы анализа позволяют классифицировать документы по их содержанию. Эти же методы дают возможность архивирования данных и поиска нужных документов.

Передача документов нужным сотрудникам требует решения вопросов, кому, в какое время и что надо направлять. Чаще всего необходим обмен информацией между сотрудниками, участвующими в решении общей задачи. Необходимо также наблюдение за сроками выполнения возникающих работ. Здесь важно иметь удобный интерфейс пользователя

Создание электронного офиса позволяет заменять сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квалификации работу (обработка корреспонденции, подготовка отчетов). Постепенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офисом, работа сотрудников становится все более активной и творческой.

Теоретически определяются три различные модели офиса: информационная, коммуникационная, системная. Модель офиса как информационной системы представлена на рис. 18.

Информационный процесс включает в себя четыре вида деятельности: генерирование информации, хранение, распространение и ее восприятие. Начало информационного процесса — генерирование информации (информационных документов), окончание — восприятие, интерпретация и связанные с этим восприятием действия.

Два процесса — генерирование и интерпретация — вызывают изменение и переработку информации. Передача в пространстве и во времени не должна менять содержания информации и предписываемых информацией действий. Генерирование и интерпретация информации содержат творческую, слабоалгоритмизируемую и формализуемую функцию и выполняются с участием человека и именно поэтому не могут быть полностью автоматическими.

Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное программное обеспечение, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью. Наряду с электронным все шире используется виртуальный офис.