42 Билет

Средства управления электронными документами

Работа с документами в организациях любого уровня связана с решением целого спектра задач, объем и сложность которых растет вместе с ростом числа самих документов: поиск информации, поддержание ее в актуальном состоянии, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности документов и т.д.

Для решения названных задач в системе DIRECTUM выделен модуль "Управление электронными документами", с помощью которого все сотрудники организации работают с документами преимущественно в электронном виде.

Одно из основных понятий, используемых в системе DIRECTUM, – электронный документ. Каждый электронный документ системы состоит из набора информации (текстовой, графической, аудио, видео и т.п.) – содержимого электронного документа, и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов.

Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы, а также другие папки. Каждый документ может иметь неограниченное количество версий, при этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, DOC и PDF). Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) определяется свой жизненный цикл, автоматически изменяющий состояние документа в ходе работы с ним.

Модуль использует возможности файловых хранилищ для организации работы с документами большого объема, а также для создания долговременного электронного архива документов.

Билет 43 Средства автоматизации документооборота

Программные средства, используемые для автоматизации документооборота, достаточно условно можно разделить на четыре категории:

Системы Workflow.

Системы коллективной работы пользователей над документами.

Системы, предназначенные для хранения и поиска документов.

Системы электронной почты.

Очевидной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем. Основные функциональные возможности типовой системы данного класса можно определить следующим образом:

Прием и обработка поступающей документации,

Регистрация внутренних и внешних документов,

Подготовка и рассылка исходящих документов,

Оперативный контроль исполнения документов,

Организация процедур согласования и визирования документов,

Автоматическое создание документов на определенных этапах выполнения бизнес-процесса,

Автоматическое заполнение реквизитов документов,

Организация сквозного документооборота между отдельными подразделениями предприятия (в том числе территориально удаленными),

Ведение электронного архива,

Ограничение доступа к документам, разграничение прав доступа к документам в соответствии с должностными инструкциями сотрудников, обеспечение сохранности документов,

Возможность подготовки стандартных отчетов и отчетов, сформированных по запросу пользователя,

Возможность работы с документами удаленных пользователей по каналам INTERNET/INTRANET,

Наличие дополнительных сервисов, например, автоматическая рассылка уведомлений, возможность работы с графической информацией (чертежами, схемами и др.).

Билет 44 Реляционные базы данных

Задача длительного хранения и обработки информации появилась практически сразу с появлением первых компьютеров. Для решения этой задачи в конце 60-х годов были разработаны специализированные программы, получившие название систем управления базами данных (СУБД). СУБД проделали длительный путь эволюции от системы управления файлами, через иерархические и сетевые базы данных. В конце 80-х годов доминирующей стала система управления реляционными базами данных (СУРБД). С этого времени такие СУБД стали стандартом де-факто, и для того, чтобы унифицировать работу с ними, был разработан структурированный язык запросов (SQL), который представляет собой язык управления именно реляционными базами данных.

Замечание

Взаимодействие с базой данных происходит при помощи Системы Управления Базой Данных (СУБД), которая расшифровывает запросы и производит операции с информацией в базе данных. Поэтому более правильно было бы говорить о запросе к СУБД и о взаимодействии с СУБД из Web-приложения. Но так как это несколько усложняет восприятие, далее везде мы будем говорить "база данных", подразумевая при этом СУБД.

Существуют следующие разновидности баз данных:

иерархические;

реляционные;

объектно-ориентированные;

гибридные. Иерархическая база данных основана на древовидной структуре хранения информации. В этом смысле иерархические базы данных очень напоминают файловую систему компьютера. В реляционных базах данных данные собраны в таблицы, которые в свою очередь состоят из столбцов и строк, на пересечении которых расположены ячейки. Запросы к таким базам данных возвращает таблицу, которая повторно может участвовать в следующем запросе. Данные в одних таблицах, как правило, связаны с данными других таблиц, откуда и произошло название "реляционные". В объектно-ориентированных базах данных данные хранятся в виде объектов. С объектно-ориентированными базами данных удобно работать, применяя объектно-ориентированное программирование. Однако, на сегодняшний день такие базы дан-ных еще не достигли популярности реляционных, поскольку пока значительно уступают им в производительности. Гибридные СУБД совмещают в себе возможности реляционных и объектно-ориентированных баз данных. В Web-приложениях, как правило, используются реляционные базы данных.

Кратко особенности реляционной базы данных можно описать следующим образом: Данные хранятся в таблицах, состоящих из столбцов и строк; На пересечении каждого столбца и строчки стоит в точности одно значение; У каждого столбца есть своё имя, которое служит его названием, и все значения в одном столбце имеют один тип. Например, в столбце id_forum все значения имеют целочисленный тип, а в строке name - текстовый; Столбцы располагаются в определённом порядке, который определяется при создании таблицы, в отличие от строк, которые располагаются в произвольном порядке. В таблице может не быть не одной строчки, но обязательно должен быть хотя бы один столбец;

Билет 45

Опорная ИТ. Предметная ИТ. Системные и инструментальные средства.

Компоненты и структура:

 функциональные компоненты — это конкретное содержание процессов циркуляции и переработки информации;

 структура информационной технологии — это внутренняя организация, представляющая собой взаимосвязи образующих ее компонентов, объединенных в две большие группы: опорную технологию и базу знаний. Модели предметной области — совокупность описаний, обеспечивающих взаимопонимание между пользователями: специалистами предприятия и разработчиками. Опорная технология — совокупность аппаратных средств автоматизации, системного и инструментального программного обеспечения, на основе которых реализуются подсистемы хранения и переработки информации.

База знаний — семантическая модель, описывающая предметную область и позволяющая отвечать на такие вопросы из этой предметной области, ответы на которые в явном виде не присутствуют в базе. База знаний является основным компонентом интеллектуальных и экспертных систем.

Информационная технология называется базовой, если она ориентирована на определенную область применения.

Системные и инструментальные средства:

 аппаратные средства;

 системное ПО (ОС, СУБД);

 инструментальное ПО (алгоритмические языки, системы программирования, языки спецификаций, технология программирования);

 комплектация узлов хранения и переработки информации. Результатом технологических описаний является совокупность реализуемых в системе информационно-технологических процессов.

 Взаимодействие с внешней средой — взаимодействие информационной технологии с объектами управления, взаимодействующими предприятиями и системами, наукой, промышленностью программных и технических средств автоматизации. Целостность — информационная технология является целостной системой, способной решать задачи, не свойственные ни одному из ее компонентов.

 Реализация во времени — обеспечение динамичности развития информационной технологии, ее модификация, изменение структуры, включение новых компонентов.

Билет 46 Критерии информационных технологий

Экономические задачи (плановые, учетные, управленческие и т. д.) нуждаются в информации о развитии и потребностях экономики, о состоянии объектов управления. Эта информация позволяет проанализировать деятельность объекта за прошедший период, сделать обобщающие выводы и дать прогноз будущей деятельности объекта управления.

Для экономических задач, реализуемых в диалоговом (интерактивном) режиме, характерны следующие факторы:

1. Многовариантность решений (каждая задача имеет различные варианты, отличающиеся друг от друга экономическими показателями, расходуемыми ресурсами, достигаемым экономическим эффектом).

2. Наличие критерия оптимальности.

Многовариантность решений задачи диктуется существованием различных путей для достижения цели, поставленной в задаче. При этом немаловажную роль играет вмешательство человека в ход решения задачи.

Интерактивный режим решения задачи чаще всего применяется в оперативном управлении экономическим объектом. Данные здесь чаще подвержены изменениям, модернизации, и требуются ответы на многочисленные запросы. Экономическая задача, как правило, многокритериальна, поэтому для выбора критерия необходимо участие человека.

Многовариантность и многокритериальность экономических задач предполагает их реализацию как человеко-машинные процедуры.

Одним из параметров экономических задач, решаемых в интерактивном режиме, является сложность алгоритма (объем вычислений и сложность процедур обработки данных, требующих больших контрольных моментов в технологическом процессе АОЭИ).

Большое значение имеют также периодичность решения задачи и частота использования входных и результатных данных. Рост периодичности требует минимизации времени и эксплуатационных расходов на решение задачи, повышает степень оперативности результатов расчета и количества контрольных операций. Увеличение частоты использования показателей приводит к повышению требований к их достоверности и росту автономности внесения изменений в хранимые данные. Для организации процесса автоматизированного решения задач характерно широкое применение методов логико-синтаксического и арифметического контроля исходных, промежуточных и результатных данных.