6 Тайна и конфиденциальность в процессе разработки управленческих решений

Соблюдение режима тайны и конфиденциальности может существенно повлиять на эффективность управления. Нарушение тайны (конфиденциальности) способно снизить эффективность решения и повысить риск реализации и появления отрицательных последствий решения, и, наоборот, ее соблюдение позволяет внезапно выйти на рынок товаров или услуг и обеспечить (хотя бы на некоторое время) монопольное положение нового товара или услуги.

Внезапность – это неспособность или неподготовленность конкурентов к немедленным адекватным ответным мерам. Для реализации ответных мер конкурентам необходимо собрать, обработать, провести анализ информации, принять решение, сконцентрировать ресурсы для проведения ответных мер. Это требует затрат времени и средств. Внезапность тем больше, чем больше времени и средств потребуется конкурентам для принятия адекватных ответных мер.

Ожидание возможных внезапных проблем побуждает конкурентов создавать резервные фонды, т.е. отвлекать средства из основного производственного процесса. Это снижает активность и эффективность действий конкурентов организации, при этом появляется возможность получить преимущество в конкурентной борьбе за счет более рационального использования ресурсов.

Конфиденциальность отличается от тайны масштабами возникающего в результате разглашения  информации ущерба. Разглашение тайны вызывает тяжелые последствия, угрожающие существованию организации и, как правило, предусматривает уголовную ответственность. Нарушение конфиденциальности вызывает менее масштабные последствия и, соответственно, предусматривает гражданскую (возмещение убытков, уплата неустойки), социальную и моральную ответственность.

Кроме тайны и конфиденциальности, для повышения эффективности управленческого решения можно использовать дезинформацию – т.е. распространение заведомо ложных сведений с целью снижения вероятности раскрытия тайны конкурентами. С помощью дезинформации могут быть отвлечены или нерационально использованы ресурсы конкурентов, которые они направят на борьбу с дезинформацией.

Еще один метод отвлечения внимания конкурентов от истинных целей организации – имитация тайны, т.е. демонстрация ложных признаков тайны при ее отсутствии.

Перечисленные методы повышения эффективности управленческого решения способны порождать и увеличивать случайность, неопределенность и внезапность ситуации для конкурентов, что часто является решающим фактором в конкурентной борьбе.

7Контроль как функция управления.

Контроль - это вид управленческой деятельности, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Выделяют два направления:

Контроль способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос.

Основными причинами необходимости контроля являются:

• неопределенность, сложность и динамичность среды;

• предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;

• поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.

Содержание функции контроля в конкретной ситуации определяется структурой и содержанием других функций управления (планирования, организовывания, мотивирования). В то же время принятая система контроля будет влиять на содержание систем планирования, организации деятельности, мотивирования.

Независимо от типов и количества контрольных систем, необходимых организации, существует четыре основных этапа любого процесса контроля.

Первый этап в контрольном процессе – установление стандартов.

Стандарт – это эталон, норма, требование, контрольная цифра, с которыми сравниваются результаты деятельности людей и организации в целом. Они должны разрабатываться на основе целей и задач организации. В более широком понимании стандарты отражают организационную стратегию.

Второй этап в процессе контроля – измерение фактических результатов деятельности контролируемого объекта. На этом этапе необходимо определить качественные и количественные методы измерения. Данная проблема является сложной, так как результаты некоторых видов деятельности, например управленческой, не поддаются непосредственному измерению.

Третий этап – сравнение фактических результатов и стандартов, разработанных на первом этапе.

Достигнутые результаты могут превышать, быть ниже или соответствовать разработанным стандартам.

Прежде чем предпринимать корректирующие действия, необходимо решить, какое расхождение со стандартами допустимо, а какое требует устранения.

Заключительный этап в контролирующем процессе – оценка результатов и осуществление корректирующих действий. На этом этапе руководствуются сравнением, сделанным на предыдущем этапе. После оценки возможны три варианта действий.

1. Поддержание существующего положения, когда достигнутые показатели соответствуют стандартам или отклонение от них допустимо.

2. Исправление отклонения фактических результатов от стандарта.

3. Изменение стандартов, которые могут быть либо слишком высокими, либо слишком низкими.

Формами оперативного контроля являются предварительный, текущий и заключительный контроль.

Предварительный контроль отслеживает качество и количество ресурсов на входе в организацию, перед тем как они станут частью производственной системы.

Текущий контроль осуществляется в течение процесса преобразования ресурсов, которые организация имеет на входе, в продукты, которые она имеет на выходе.

Заключительный контроль сфокусирован на выходах организации, здесь проверяются результаты деятельности организации после завершения производственного процесса. Заключительный контроль в основном не столь эффективен, как первые две формы контроля, так как осуществляется после того, как получен конечный результат. Однако он обеспечивает менеджеров важной информацией для будущего планирования и создает базу для вознаграждения работников.