5 Проведение аудита на местах

5.1 Проведение вступительного совещания

Вступительное совещание перед тем, как приступить к проведению аудита процесса «Поиск и продажа детали по VIN номеру автомобиля», были проведены с участием руководителя внутренних аудиторов Васильченко П.Р. , двух внутренних аудиторов Васильевой Ю.М. и Петровой А. М. , руководителя проверяемого подразделения Мальцевой Ж.М. , представителя руководства по качеству ООО "Палив" А. Д. Петрова.

Председателем вступительного совещания является руководитель аудиторской группы Васильченко П.Р

Целями вступительного совещания являются:

• подтверждение подготовленного плана аудита;

• краткое изложение действий по плану аудита;

• обеспечение возможности для проверяемого отдела задать необходимые дополнительные вопросы;

На вступительном совещании должны быть рассмотрены следующие вопросы:

• подтверждение наличия ресурсов, необходимых аудиторской группе;

• подтверждение целей, объема и критериев аудита;

• подтверждение расписания аудита;

• подтверждение наличия, роли и персональных данных сопровождающих.

5.2 Сбор и проверка информации

В процессе проведения аудита члены аудиторской группы периодически совещались для обмена информацией, оценки хода аудита.

Руководитель аудиторской группы Васильченко П.Р. периодически доводил до руководителя отдела заказов и продаж информацию о ходе аудита, выявленных замечаниях.

Наблюдатели сопровождали аудиторскую группу, но они не влияли и не вмешивались в проведение аудита.

Консультант Костюк А.Г. оказывал помощь в предоставлении необходимой информации и в разъяснении возникших вопросов.

В процессе проведения аудита, информация, относящаяся к целям, объему и критериям аудита собиралась методом соответствующей выборки и проверялась. Только проверяемая информация становится свидетельством аудита. Свидетельства аудита регистрируются.

Методы сбора информации включают:

- опрос работников;

- наблюдение за деятельностью работников;

- анализ документации(ДИ).

Опрос является одним из важных средств сбора информации. Опрос продавца проводил Васильченко П.Р.

Для сбора свидетельств аудита на местах используются разработанные опросный лист и чек - лист, приведенные в соответствующих приложениях (Приложения Е, Ж).

5.3 Формирование наблюдений аудита

Наблюдение за отделом закупок и продаж проводилось непосредственно на рабочем месте. Аудиторы наблюдали за деятельностью оператора заказов и за деятельностью продавца в течении 1 часа, сопоставляли их выполняемые действия с их ДИ. В результате чего было выявлено полное соответствие действий работников действиям описанным в ДИ.

Опрос продавца проводился на обеденном перерыве длительностью 20 мин аудитором Петровой А.М, были заданы вопросы которые описаны в чек-листе (Приложение Ж) . В результате опроса было выявлено, что работник полностью ознакомлен с ДИ.

Анализ документации был уже ранее проведён, процесс анализа и выводы описаны в пункте 3 настоящего документа.

Свидетельства аудита оцениваются с точки зрения критериев аудита для формирования наблюдений аудита, которые указывают либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита.

В результате аудита было выявлено 3 незначительных несоответствия:

1) Должностная инструкция оператора заказов содержит неполную информацию о выполняемом процессе. Не раскрыт под-процесс сверки VIN номера.

2) Отсутствует 2 экземпляр должностной инструкции у работника(продавца).

3) Отсутствует дата подписи утвердившего документ в ДИ продавца.

Данные наблюдений аудита занесены в Протоколы несоответствий (Приложения З,И,К). Причинами появления несоответствий послужило: в первом случае –некомпетентность создающего ДИ в данного процесса, во втором случае - невнимательность персонала отдела кадров, в третьем случае - невнимательность утвердившего документ, ДИ продавца. В качестве корректирующих действий для устранения несоответствий было предложено: в первом случае –расписать подпроцесс сверки VIN номера, а во втором случае –отдать на рабочее место продавца 2 экземпляр ДИ, в третьем - поставить дату утверждения ДИ.