
- •1. Актуальність і престиж професії помічника керівника
- •2. Мета і завдання навчального курсу «Теорія і практика референтської та офісної діяльності»
- •3. Функції сучасного помічника керівника
- •4. Професійні знання і навики секретаря
- •5. Основні ділові риси секретаря
- •6. Характеристика особистих якостей секретаря
- •7. Секретар у вітчизняній і зарубіжній практиці: минулий і сучасний стан професії
- •8. Табу професії помічника керівника
- •9. Офіційна градація секретарів
- •10. Секретар-референт та офіс-менеджер: порівняння професій
- •11. Посадові обов’язки різних категорій секретарів
- •12. Кваліфікаційна характеристика помічника керівника
- •13. Професійна роль секретаря – помічник, який діє на випередження
- •14. «Супервайзер» – професійна роль помічника керівника
- •15. Нормативно-методична база роботи секретаря
- •16. Правова основа секретарської діяльності
- •17. Вимоги до розроблення і оформлення посадової інструкції секретаря
- •18. Структура посадової інструкції секретаря
- •19. Приймання і розгляд документів
- •20. Реєстрація документів
- •21. Контроль за виконанням документів
- •22. Складання номенклатури справ
- •23. Формування справ
- •24. Підготовка справ до передавання в архівний підрозділ
- •25. Захист документів
- •26. Інформаційно-довідкова робота за документами
- •27. Проходження документів
- •28. Відправлення документів
- •29. Етапи документообігу в кінці діловодного року.
- •30. Документообіг: аналіз і вдосконалення
- •31. Загальна характеристика інформаційної складової роботи секретаря
- •32. Поняття інформації та її характерні риси
- •33. Класифікація інформації. Джерела інформації
- •34. Принципи організації інформаційно-аналітичного процесу
- •35. Етапи підготовки інформаційно-аналітичних продуктів
- •36. Збір та обробка матеріалів – як важливі етапи інформаційно-аналітичної діяльності
- •37. Підготовка до публічного виступу
- •38. Основні риси ділових текстів
- •39. Рубрикація текстів документів. Технічні прийоми у ділових текстах
- •40. Технічні прийоми у ділових текстах. Вимоги щодо виготовлення управлінських документів за допомогою друкувальних засобів
- •41. Використання логічних законів при редагуванні ділових текстів. Етапи редагування текстів документів
- •42. Виправлення ділових текстів. Коректурні знаки. Технічні прийоми виправлень
- •43. Прес-реліз: інформаційні приводи, правила складання
- •44. Прес-реліз: структура, правила оформлення і розповсюдження
- •45. Створення рефератів
- •46. Написання анотацій
- •47. Переваги планування особистої праці. Розрахунок норми тривалості робочого часу
- •48. Види робочих планів. Схема процесу планування праці секретаря на тиждень
- •49. Планування роботи секретаря на день. Встановлення оптимального ритму праці та відпочинку
- •50. Орієнтовна схема робочого дня помічника керівника
- •I половина робочого дня секретаря:
- •II половина робочого дня:
- •51. Особливості планування праці керівників різних рівнів
- •52. Роль секретаря у плануванні праці та складанні графіка роботи керівника
- •53. Принципи та алгоритм планування робочого дня керівника
- •54. Організація робочого часу секретаря кількох керівників
- •5. Правила позитивного настрою: думайте про хороше; позбавляйтеся від тривожних думок; не забувайте про перерви; робіть дихальну гімнастику.
- •55. Види ділових заходів
- •56. Роль ділових заходів і прийомів у діяльності організації
- •57. Місце переговорів серед інших ділових заходів. Методи ведення ділових переговорів
- •58. Схема підготовки і проведення ділових переговорів
- •59. Переваги ділових нарад, їх класифікація
- •60. Етапи ділових нарад. Дії секретаря щодо організації наради
- •Алгоритм проведення нарад
- •61. Організація ділових поїздок керівника
- •62. Ділова бесіда: суть, етапи, прийоми переконання співрозмовника
- •63. Алгоритм підготовки і проведення ділових бесід
- •64. Особливості прийому різних категорій відвідувачів
- •65. Правила поведінки секретаря під час прийому відвідувачів
- •66. Особливості телефонного обслуговування
- •67. Завдання секретаря щодо організації зв’язку керівника
- •68. Етичні основи взаємовідносин між керівником і секретарем
- •69. Поведінка секретаря у конфліктних ситуаціях
- •71. Способи психологічної самооборони секретаря
- •72. Робота секретаря з технічними засобами
- •73. Раціональне планування робочого місця секретаря
- •74. Організація кофе-пауз, бізнес-подарунків, візиток
- •75. Правила поведінки в офісі
- •76. Сучасні способи корпоративного відпочинку
- •77. Постановка кар’єрних цілей. Види кар’єри
- •78. Ієрархія потреб людини. Рекомендації щодо побудови кар’єри
- •80. Складові професійного успіху помічника керівника
- •82. Роль позитивних думок у роботі помічника керівника
- •83. Позитивні переконання у секретарській діяльності
- •84. Формування позитивного налаштування секретарем організації
- •85. Значення позитивного мислення для помічника керівника
82. Роль позитивних думок у роботі помічника керівника
Англійський філософ Джеймс Аллен в своїй книзі «Як людина мислить» писав: «Кожне зерно душі, яке було посаджене в розумі, або якому дозволили впасти в нього і вкоренитися, виросте і розцвіте в формі поступку, надалі проносячи плід можливостей і обставин. Хороші думки приносять хороші плоди, погані думки – погані плоди».
Таким чином, якщо є бажання змінити своє життя, необхідно почати міняти якість своїх думок.
Наша підсвідомість не вміє оцінювати інформацію, вона може втілювати в реальність як думку, що має негативний характер, так і позитивний.
Єдине, що для підсвідомості може бути значення, це те, наскільки ваша думка сильна. Тому, знаючи механізм здійснення думок і особливостей цього процесу, ми маємо можливість відвертати реалізацію небажаних подій.
Щоб відвернути дію від негативних думок на реальність, необхідно відслідковувати їх і свої емоції. Щоразу, коли ви про щось думаєте і починаєте відчувати негативні емоції скажіть собі «Стоп!».
Але займатися виключно зупиненням і переключанням думок недостатньо, для того, щоб обмежити себе від небажаних думок.
Можна розпочати вести «Щоденник думок!». В ньому ви можете фіксувати спостереження за своїми роздумами, відмічати і аналізувати необхідні думки.
Щоб навчитися контролювати небажані думки, їх потрібно відслідковувати. В цьому також допоможе їх фіксація. Записи потрібно вести три рази в день (Розділити кожен день на три частини – ранок, день, вечір).Звичайно, неможливо повністю зафіксувати потік думок, але якщо робити записи досить часто, ви навчитеся виділяти увагу виникаючим думкам. А це означає, відслідковувати їх і ліквідовувати непотрібні.
Канадський письменник в своїх книзі «Підсвідомість може все» говорить про значення думок, зробив таке припущення: якщо б людей винагороджували чи наказували за думки, в залежності від їх характеру, то вони б стали більш уважними до них. Отже, наступним етапом контролю думок буде аналіз якості думок в кінці дня.
Для проведення аналізу потрібно підраховувати загальну кількість позитивних, а потім негативних думок.
В кінці тижня проведіть загальний аналіз тих чи інших думок.
Вести «Щоденник думок» бажано до тих пір, поки не знайдете основні негативні переконання, які впливають на якість ваших думок, поки ваші позитивні думки не стануть постійно переважати і, звичайно, поки ви не навчитеся самостійно без допомоги підручних засобів (щоденника), відслідковувати свої думки і контролювати їх.
83. Позитивні переконання у секретарській діяльності
Переконання – це думка, яка основана на вірі чи істині, правилах, нормах поведінки (як індивідуальних так і загальноприйнятих).
Переконання може бути пов’язане з особистістю людини, оточуючими людьми, життєвими обставинами, взаємодією з оточуючим світом. На приклад: «Життя прекрасне!», «Я - хороший працівник!» і т.д.
Від того які переконання – позитивні чи негативні – перебувають у вашій свідомості і підсвідомості, залежать почуття і емоції, які ви будете відчувати, дії, які будете робити, розвиток подій у вашому житті і ваше ставлення до себе.
Поширена помилка багатьох людей, які починають працювати з переконаннями – прагнення перебороти свої негативні переконання, в результаті чого вони ще більше вкорінюються в життя. Ефективний спосіб змінити негативні переконання позитивними.
Афірмація – це твердження, що допомагають змінити наш спосіб мислення і сформувати те майбутнє, до якого ми прагнемо. Афірмація – це думки, слова, відчуття, емоції, які кожний з нас використовує в повсякденному житті. Отже в першу чергу, якщо ви хочете змінити своє життя на краще за допомогою афірмацій, то потрібно використовувати їх тільки в позитивній формі.
Не чекайте швидкого результату. Вчені встановили, що формування нових якостей (навички, вміння, привички) протягом 21 дня і ще мінімум 2-3 тижня необхідно для того, щоб вони закріпилися у підсвідомості і перейшли у автоматичний режим.
Якщо ви захочете змінити щось у своєму житті, то обов’язково доб’єтесь успіху. Просто почніть робити те, що зробить ваше життя кращим, прямо зараз!