39. Рубрикація текстів документів. Технічні прийоми у ділових текстах

Рубрикація — це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.  Абзац — це відступ управо \ початковому рядку, яким починається виклад нової думки у тексті, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. 

Типовий абзац має три частини: 

1) зачин (формулюється мета абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова); 

2) фраза (міститься основна інформація абзацу); 

3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці). 

Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4—6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак, якою б не була його довжина, слід пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле. 

Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації —традиційна й нова. 

Традиційна — базується на використанні знаків різних типів — римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову:

А. Б. В. Г. Д  І. II. III. IV. V  1 2. З 4. 5  1) 2) 3) 4) 5)  а) б) в) г) ґ) 

Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф (§), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються. При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:  1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;  2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;  3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;  4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки. Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи її, слід враховувати:  1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;  2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:  розділи — 1.; 2.; 3.; номери підрозділів включають в себе також номери розділів — 1.1.; 1.2.; 1.3.;  номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту — 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.  Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа.  Важливими засобами рубрикації є заголовки та підзаголовки.

Заголовок завжди є структурним елементом тексту. Він дозволяє в короткій (стислій) формі відобразити тематику документа, а нерідко і його головну ідею.

Заголовок повинен чітко відповідати тексту бути логічно повноцінним і досить коротким.

Підзаголовок використовується тільки тоді, коли текст складної будови і мусить не тільки членуватися з використанням чисел, а й вимагає інформативної прив'язки у вигляді речення. Підзаголовок доповнює заголовок, конкретизує, роз'яснює його при членуванні складного тексту. Так під одним заголовком можуть бути два і більше підзаголовків. Кількість підзаголовків залежить від складності, обсягу тексту і питань (проблем), які в документі розглядаються.

Важливим технічним прийомом є нумерація сторінок тексту. Якщо текст оформлений на кількох сторінках, то кожна сторінка його, окрім першої, повинна бути пронумерована. На титульній сторінці її номер не позначається, але рахується. Якщо документ містить титульну сторінку і зміст, то на перших двох сторінках номер теж не проставляється. Але рахується так само. Порядковий номер сторінки проставляється в одному місці арабськими числами: 2, 3 і т.д. Спосіб проставлення сторінки може бути центровим або кутовим. Якщо вибраний центровий спосіб, то сторінка проставляється по центру аркуша паперу з урахуванням лівого і верхнього полів. Якщо ж вибраний кутовий спосіб, то сторінка проставляється у правому кутику верхнього поля, з однаковим відступом від краю сторінки вліво і зверху до числа не менше 10 мм. Слово „сторінка" не пишеться

.

Виправлення тексту, який підлягає редагуванню, здійснюється в кілька

прийомів.

1. Виправлення-вичитка - порівняння передрукованого тексту з

відредагованим, вивіреним варіантом, прийнятим як зразок.Тут часто зустрічаються неточності та помилки, допущені друкарками. В цьому випадку слід знову перечитати текст. Виправлення робляться вже безпосередньо в самому тексті чорнилом. При розмноженні тексту машинописним способом вичитується кожен примірник. У ряді випадків кожен примірник завіряється окремо.

2. Виправлення-скорочення - викидання з тексту довгих та заплутаних речень, мало суттєвого матеріалу. Цей прийом виправлення тексту застосовується:

а) у текстах, які носять загальний характер, перенасичені

неаргументованими посиланнями, цитатами;

б) у текстах, перенасиченими однотипними прикладами, цифрами;

в) для спрощення складних синтаксичних конструкцій (недаремно в інструкціях з діловодства говориться про лаконічність викладу інформації, при якому аналіз і обґрунтування з питання не повинні перевищувати 4-5 сторінок);

3. Виправлення-переробка - застосовується в тих випадках, коли автор погано володіє літературною мовою. Цей прийом дозволяє зберегти фактичний матеріал, надати документу літературного стилю. Службовець, який займається діловодством, повинен вміти надати допомогу при написанні документів різного характеру, впорядкувати інформацію належним чином.

4. Виправлення-обробка - комплексний вид виправлень. Він містить:

- аналіз та остаточний відбір фактичного матеріалу;

- оцінку та покращання композиції рукопису;

- мовне виправлення тексту;

- перевірку правильності зовнішнього оформлення.

У процесі виправлення-обробки рецензент не повинен підміняти собою автора. Всі виправлення повинні узгоджуватися з автором.У процесі редагування важливе значення мають аналіз та перевірка фактичного матеріалу.

По-третє, важлива і актуальність відомостей. Важко спиратися на такі факти, які не будуть важливими в даний момент, у даній ситуації. Особливо це стосується документування скарг населення (службових осіб), які містять негативні характеристики діяльності певних структур або висвітлюють злободенні факти. Відповіді на скарги в такому випадку завжди повинні бути вичерпні та конкретні. В процесі роботи над виправленням документів зручно і надійно використовувати коректурні знаки.

Коректурні знаки - система графічних позначок, які служать я вказівки місця та характеру виправлення помилок у тексті. Коректурні знаки допомагають економити робочий час на певні пояснення, оскільки вони є місткими і конкретними.