31. Загальна характеристика інформаційної складової роботи секретаря

Інформаційна складова роботи секретаря охоплює ряд функцій. Сюди належить також і перегляд відповідної літератури щодо роботи керівника, персоналу (довідники, книги, преса). Має знати всю інформацію про персонал фірми для зв’язку з ними, знати відповідні дати торжеств святкувань. До цієї частини функцій входить і знання інформаційного законодавства країни, класифікацію інформації та принципи роботи з нею. Необхідним також є знання закономірностей організації інформаційно-аналітичного процесу – це процес пошуку, збору, переробки і подання інформації у формі придатній до її використання керівником при прийнятті управлінських рішень. До інформаційної складової роботи також відносять референтські функції секретаря.

32. Поняття інформації та її характерні риси

Без інформації неможлива життєдіяльність будь якої живої істоти, не лише людини. Інформація це атрибут матеріального світу.

Інформація поділяється на:

- біологічну – та яка функціонує в живій природі.

- соціальну – існує у людському суспільстві. Основне завдання повідомити людину про стан середовища в якому проходить життєдіяльність.

- масову – виконує функцію спілкування.

- спеціальну – забезпечує процес створення матеріальних та не матеріальних благ.

Інформація це зміст повідомлення про сукупність явищ, процесів, подій, фактів, що становлять інтерес для зацікавлених осіб організації підлягає реєстрації та обробці.

Якісні характеристики інформації :

Точність – це припустимий рівень її викривлення що визначається завданнями які вирішує той чи інший суб’єкт.

Достовірність – властивість відображати реальні існуючі об’єкти з відповідною точність.

Повнота – це властивість містити необхідний мінімальний обсяг відомостей, для прийняття правильного управлінського рішення.

Оперативність – актуальність інформації за умов зміни ситуації.

Періодичність – надходження інформації необхідне з періодичність, яка відповідає реальним подіям.

Коректність – інформація повинна бути сприйнята всіма учасниками управління.

Надмірність( надлишковість) – збільшення кількості інформації, що призводить до збільшення затрат часу доставки інформації, її подорощеня чи знецінення, ускладнює процес прийняття рішень.

Цільове призначення – будь яка інформація повинна виходити з цілей.

Вся інформація зводиться до того, щоб прийняти якісне управлінське рішення, отримання прибутку, для розв’язання поточних проблем, для усунення виробничих проблем, встановлення зв’язків з конкурентами, партнерами.

Детерміновість – інформація про минуле є детермінова – це причино наслідковий зв'язок.

Імовірність – інформ. Про майбутнє , носить невизначеність.

Статистична – та яка не змінюється в часі.

Динамічна – це інформація яка мінлива в часі.

Кількісні характеристики інформації – це міра яка характеризує зменшення ступеня не визначеності ситуації після отримання певного повідомлення. Якість і обсяг інформації визначають її цінність(споживчу вартість)це той матеріальний ефект який отримуємо від використання інформації.