29. Етапи документообігу в кінці діловодного року.

До закінчення діловодного року слід здійснити низку заходів, які дадуть змогу:

• правильно організувати та удосконалити роботу з документами;

• забезпечити значну оперативність пошуково-довідкової роботи за документами.

Ці заходи можна назвати етапами документообігу в кінці діловодного року.

1. Складання номенклатури справ.

Перед розробленням номенклатури справ (як структурних підрозділів, так і зведеної) необхідно проаналізувати напрями діяльності підприємства, структурних підрозділів та окремих виконавців.

2. Аналіз чинної нормативно-методичної бази з діловодства на підприємстві.

Наприкінці року доцільно проаналізувати нормативно-методичну базу з питань діловодства й архівної справи, що діє на підприємстві. Якщо впродовж року відбувалися зміни в структурі чи штатному розписі підприємства, необхідно внести уточнення та зміни до відповідних пунктів Інструкції з діловодства.

3. Закриття журналів реєстрації.

Підсумковим записом в кінці діловодного року закривають такі журнали реєстрації:

• вхідних,вихідних і внутрішніх документів;

• наказів (за їх видами);

• звернень громадян;

• конкретних видів документів (посадових інструкцій, заяв працівників тощо).

4. Перевірка формування справ.

У кінці року одночасно з підготовкою нової номенклатури справ перевіряють правильність формування документів у справи. Це – важливий обов’язок працівників, відповідальних за діловодство у структурних підрозділах. Під час перевірки справ звертають увагу на такі моменти:

• відповідність заголовків справ змісту документів, що увійшли до справ;

• дотримання хронологічного принципу розташування документів;

• дотримання принципу систематизації документів за строками зберігання.

5. Підготовка справ до передання в архівний підрозділ підприємства.

Описи справ у структурному підрозділі складають за допомогою працівника архіву (або особи, відповідальної за архів). На підставі описів справ структурних підрозділів працівники архіву підприємства (особа, відповідальна за архів) готують зведені описи справ:

• постійного зберігання;

• тривалого (понад 10 років) зберігання;

• з особового складу.

30. Документообіг: аналіз і вдосконалення

Діловодство охоплює процес з моменту створення документа до його знищення чи передавання до архівного підрозділу (архіву) установи. Документообіг та управлінська діяльність тісно пов’язані одне з одним. Від того, наскільки оперативно здійснюються рух, опрацювання документів та їх передавання на виконання, залежить швидкість отримання інформації, необхідної для прийняття управлінського рішення.

Невпорядкованість документообігу знижує ефективність праці управлінського апарату. Запроваджена в установі система управління великою мірою позначається на організації документообігу. Форми і методи організації управлінської діяльності зумовлюють чіткість й оперативність документообігу.

Раціональна організація документообігу передбачає:

• прямоточний рух документів (документи мають проходити найкоротшим шляхом);

• скорочення інстанцій, до яких мають потрапляти документи;

• одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення паралелізму і дублювання у роботі з ними;

• раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць.

Виконання зазначених вимог можливе лише за умови ретельно продуманої технології опрацювання документів, послідовності виконуваних операцій. Слід розробити схеми документообігу, маршрутні й технологічні карти на службову документацію.

У документообігу будь-якої установи виокремлюють два документопотоки: вхідні документи і документи, створені в установі. Вхідні документи аналізують за кореспондентами – авторами документів. Це потрібно для створення бази даних постійних кореспондентів, з якими ведеться листування. Також документи можна класифікувати за видами – розпорядчі, інформаційно-аналітичні, обліково-звітні.

Документи, створені в установі, поділяються на дві групи: внутрішні, створені для потреб установи, що функціонують лише у її межах та вихідні, які після створення надсилаються в інші установи.

Обсяг документообігу в установі визначається з урахуванням всіх документопотоків за певний період часу – як правило, за рік. При цьому кожен документ обліковується один раз. Рекомендується окремо підраховувати оригінали документів та копії, позначаючи їх у вигляді дробу. Так само потрібно класифікувати всі групи документів. Облік документообігу уможливлює:

• розрахунок штатної чисельності діловодного персоналу;

• виявлення ефективності застосування засобів механізації та автоматизації діловодних процесів;

• визначення ступеня завантаженості діловодного персоналу, а також структурних підрозділів і окремих виконавців роботою з документами.

Підсумкові дані обліку документообігу оформлюються довідкою.

Удосконаленню документообігу також сприяє чіткий розподіл функцій між структурними підрозділами і виконавцями, скорочення внутрішнього листування, оперативне управління, а також автоматизація діловодства.