25. Захист документів

Особи, відповідальні а роботу з док, зобов’язані забезпечувати захист док, що створюються на підприємствах.

Приміщення, де зберігаються док, повинні відповідати вимогам пожежної безпеки, мати певний температурний режим. Справи поміщають у шафи канцелярського типу, які обовязково зачиняються. Це допомагає зберегти документи від потрапляння пилу, впливу сонячного проміння та інших шкідливих чинників.

Забезпечення фізичного збереження док сприяє також і правельне підшивання аркушів док. у справі. Під час підшивання необхідно слідкувати за тим, щоб нижні краї док. були на одному рівні й вище від нижнього краю папки приблизно на 1 см.

Ділова інформація, що має тактичну або потенційну комерційну цінність для підприємства, називається комерційною таємницею. Її відкриття може завдати збитків підприємству, тому питання охорони його документаційного ресурсу є надзвичайно важливим.

Способи і засоби захисту документальної інформації

№	Спосіб захисту	Характеристика
1	Правовий	здійснюється шляхом закріплення прав і порядку захисту комерційної таємниці в нормативних та статутних актах, знаходить вияв у трудових договорах, угодах, контрактах
2	Організаційний	організація конфіденційного справочинства, визначення кола документів, обовязковим реквізитом яких є "Гриф секретності"; регламентування доступу до інформації; встановлення такого порядку використання технічних засобів і приміщень, який унеможливлював би відтік відомостей
3	Технічний	засоби охорони теретирії - різноманітні типи обмежень і систем контролю; засоби захисту комунікацій - забезпечення закритого передавання інформації телефонно-телеграфними каналами шляхом її шифрування, спеціалиний захист апаратури від опромінення за допомогою захисних балонів; засоби захисту компютерних систем і баз даних від несанкціонованого доступу - кодування документів на магнітних носіях, шифрування документів на машинних носіях. що робить його недоступним без ключа чи коду.

26. Інформаційно-довідкова робота за документами

Щоб забезпечити ефективне використання інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень на підприємстві, створюють пошукові системи за документами - бази даних про документи підприємства. Пошукові системи містять: картотеки, класифікаційні довідники.

За допомогою пошукових систем служба діловодства або секретар зобовязані забезпечити швидкий пошук таких даних: у кого. де, на якій стадії підготовки перебуває той чи той документ; в яких документах можна знайти інформацію з певного питання.

Пошукова система повинна відповідати певним вимогам: якнайповніше розкривати склад і зміст документів, забезпечити оперативний пошук документів та інформації, контроль за їх виконанням.

У разі застосування карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток. з яких можна скласти такі самостійні картотеки:

• довідкові - за кореспондентами, видами док, авторами,

• контрольні - за строками виконання, виконавцями,

• кодифікаційні - нормативно-правові акти, розпорядчі док,

• за зверненнями громадян,

• алфавітні.

Ручна картотека - шухляда або кілька шухляд, в яких у певній послідовності розташовано картки.

Картки у рубриках систематизують: за алфавітом, підпорядкованістю, залежно від ступеня важливості.

Картотеки організовують за різними схемами. Їх побудова залежить від структури підприємства. ступеня централізації довідкової роботи, характеру інформаційних запитів, їх кількості та інших чинників.

Довідкова картотека складається з двох частин - невиконані та виконані документи. Їх створюють окремо на кожний календарний рік. Загальний строк зберігання карток - 3 роки.

Нині на підприємствах набувають поширення автоматизовані системи реєстрації документів, що дають змогу заповнювати реєстраційні форми на компютері і водночас створювати базу даних за документами підприємства. Для пошуку документа чи групи док. зазначають такі реквізити:

• вхідні, вихідні, внутрішні док;

• вид док;

• приблизні хронологічні межі пошуку;

• регіон, за яким ведеться пошук;

• підприємство;

• зміст.

Інформація про док. виводиться на екран.