23. Формування справ

Формування справ – це групування документів і підшивка їх у папки згідно НС.

       2 На початок  нового року розробляють або переглядають номенклатуру справ і готують папки для нових справ згідно  НС, затвердженої керівником установи та узгодженої з архівною установою.

       3 На теках  мають бути розміщені такі реквізити:

·        назва установи;

·        назва структурного підрозділу;

·        заголовок справи (назва справи згідно  НС);

·        номер справи;

·        дата (початок і кінець);

·        кількість сторінок;

·        термін зберігання.

        4 У справи  підшивають документи, виконані протягом одного календарного року, в яких проставлені всі реквізити. Перш ніж підшити документ, потрібно перевірити наявність підписів, дат, індексів, позначки про виконання.

        5 Документи постійного та тимчасового зберігання підшивають окремо. Документи, що переходять на наступний рік, групують окремо. Кожна справа за обсягом не повинна перевищувати більше ніж 250 сторінок.

        6 Накази з загальної діяльності формують у справи окремо від наказів по особовому складу.

        7 Додатки  до документів великого обсягу підшивають в окремі томи, а невеликі за обсягом приєднують до тих документів, яких вони стосуються.

        8 Плани,  звіти, кошториси  підшивають окремо від проектів цих документів.

        9 Рекомендовано  дотримуватися хронології або алфавітної послідовності щодо формування справ.

       Наприклад:

      а) при формуванні документів по особовому складу краще дотримуватись алфавітної послідовності;

      б) службові листи  необхідно зберігати в хронологічній послідовності, систематизуючи їх таким чином, щоб за листом-запитом був вкладений лист-відповідь;

      в)  розпорядчі документи – в нумераційній послідовності

24. Підготовка справ до передавання в архівний підрозділ

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний відділ установи зберігають за місцем їх формування у справах.

З метою підвищення оперативності пошуків документів справи розміщують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенк-латурою.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах збере-ження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію.

Справи повинні знаходитись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях у шафах і столах, що замикаються, чим забезпечується повне збережен-ня документів.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Се-кретар колегіального органу несе відповідальність за їх збереження.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки, зберігаються на загальних підставах.

Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здій-снюється з дозволу керівника установи.

На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазнача-ється структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа ви-дана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.

Вилучення документа із справи постійного терміну зберігання заборонено. У виняткових випадках вилучення документа дозволено з дозволу керівника установи після обов'язкового залишення у справі завіреної копії документа.

Етапи підготовки до передавання док. в архівний підрозділ установи:

1. експертиза цінності док

2. оформленя справ;

3. складання описів справ;

4. підготовка док. що супроводжують процес передавання справ до архівного підрозділу установи.

За результатами експертизи цінності док. скл. описи док. постійного і тривалого термінів зберіганняй акти про виділення на знищення док.

Зведений опис справ постійного строку зберігання скл у 4 примірники, а тривалого - у 2 .