21. Контроль за виконанням документів

Завдання контролю - забезпечення своєчасного та якісного виконання документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язковий контроль виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень президента України; постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника, безпосередні виконавці. Коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є перший зазначений у резолюції.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконання документів здійснює секретар.

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строк - у самому документі чи встановлений актом законодавства. Наприклад: листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом ЗО днів, телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів. Документи без зазначення строку виконання - повинні виконуватись не пізніше як за ЗО календарних днів. "Терміново" - 7 днів.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

постановку документів на контроль, формування картотеки

контрольованих документів;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

інформування керівника про хід та підсумки виконання документів ; зняття документів з контролю; - формування картотеки виконаних документів. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Проставляють літеру К на лівому полі документа, документ передають виконавцю, а додатковий примірник РКК ставлять до контрольної картотеки.РКК групуються у контрольну картотеку чи у розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів .В установі з обсягом документообігу більше 25 тис. документів на рік періодично складаються переліки не виконаних у встановлений термін документів і надсилаються до структурних підрозділів.

При контролі за допомогою ПК пошук необхідної інформації здійснюється за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

22. Складання номенклатури справ

Вся діяльність установи, підприємства, фірми відображається у великій кількості документів, до яких звертаються неодноразово. Для того, щоб швидко знайти той чи інший документ, необхідно їх систематизувати.

Одним із найпоширеніших класифікаційних довідників являється НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ (НС) – систематизований список найменувань справ (папок, тек) із зазначеним терміном зберігання.

Загальні вимоги до номенклатури справ зазначені в основних нормативних документах ДЕСТ 16487-83 “Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення”.

Номенклатура справ необхідна для: швидкого пошуку документів за їх видами; розподілу і групуванню виконаних документів і справ; закріплення індексації; встановлення термінів зберігання; створення довідкової картотеки виконаних документів.

Існує три види номенклатури справ:

І– типова (обов’язкова);

ІІ – примірна (рекомендована);

ІІІ – конкретна (індивідуальна).

Типова - встановлює типовий склад справ для установ однорідних за характером діяльності з єдиною індексацією та є нормативним актом, що розробляється вищими органами. Примірна - встановлює примірний склад для установ однорідних за діяльності, але різних за структурою, має рекомендаційний характер. Індивідуальна - скл. з номенклатури справ окремих структурних підрозділів, сворюється на підставі типової та примірної номенклатури справ.

Не вносять до номенклатури справ: друковані видання, збірники постанов Кабінету Міністрів України, Відомості Верховної Ради України, брошури, довідники, інформаційні листки, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформації.

Запроваджують НС структурного підрозділа друкують у 3-х примірниках: 1-й прим. – канцелярії; 2-й прим. – структурному підрозділу; 3-й прим. – використовують при формуванні справ і пошуків потрібного документа.

Після створення НС структурними підрозділами, складають зведену НС всієї установи, яку затверджує керівник і узгоджує архівне управління. Вона скл. з 5 прим. 1-й примірник зберігається в службі діловодства установи 2-й передається в архів установи для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах; 3-й надсилається відповідному державному архіву або вищому органу, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ; 4-й використовується й поточній роботі канцелярії; 5-й розбирається за розділами між структурними підрозділами установи або передається функціональним утворенням для практичної роботи.