90

1. Актуальність і престиж професії помічника керівника

Секретар – це «права рука» керівника. Від роботи секретаря залежить діяльність організації.

Міжнародний професійний клуб секретарів дає таке визначення: секретар – це ініціативний і креативний помічник керівника, який володіє всіма професійними навиками для офісу, приймає рішення в межах своєї компетенції і при необхідності може взяти керівництво в свої руки.

Секретар – адміністративний професіонал, який забезпечує життєдіяльність офісу. З’являється велика кількість структур, що сприяє збільшенню кількості працівників.

Секретар сучасної фірми повинен:

складати ділові тексти, організовувати ділові поїздки керівника, організовувати ділові бесіди, зустрічі, презентації, телефонні переговори, дрібні операції, фіксація їх.

Дисципліна ТПРОД має дати можливість побачити актуальність, важливість різних форм референтської та офісної діяльності у практичній роботі секретаря.

2. Мета і завдання навчального курсу «Теорія і практика референтської та офісної діяльності»

Мета курсу: формування системи знань щодо особливостей організації референтської та офісної діяльності у сучасних державних та приватних установах. Курс передбачає такі завдання:

1. Вивчення загальних особливостей референтської та офісної діяльності.

2. Вивчення функцій посадових обов’язків, дослідження ділових та особистих якостей секретаря.

3. Аналіз документної складової діяльності секретаря.

4. Характеристика інформаційного забезпечення діяльності керівника секретарем.

5. Висвітлення форми організації бездокументного, зокрема комунікативного та організаційного обслуговування.

6. Особливості етики відносин секретаря та керівника, співробітниками конкурентами.

Студент повинен знати:

- функції та обов’язки секретаря;

- принципи роботи з документами;

- правила пошуку, систематизації, збереження інформації;

- специфіка планування робочого часу керівника і секретаря;

- принципи організації прийому відвідувачів та телефонного обслуговування, особливості підготовки різних ділових заходів;

- принципи організації відряджень, службових поїздок керівника, правила ведення ділових бесід;

- специфіку технічних та сервісних функцій секретаря.

Студент повинен вміти:

- вміти складати щоденник секретаря;

- складати графік роботи керівника і секретаря;

- складати посадову інструкцію і кваліфікаційну характеристику;

- складати рекомендовані листи, резюме;

- вільно володіти матеріалом.

3. Функції сучасного помічника керівника

Весь значний комплекс обов’язків можна поділити на 3 групи:

1. функції щодо документаційного забезпечення управління

2. функції щодо інформаційного забезпечення діяльності керівника (пошук і обробка необхідної керівнику інформації, книги, періодичні видання)

3. функції щодо так званого бездокументного обслуговування керівництва (організаційна, комунікативна функція)

Нетрадиційні функції: бухгалтерські операції, введення архіву, господарська служба або служба безпеки, кадрове забезпечення фірми, прийом клієнтів, гостей фірми.