Основные компоненты офисных информационных технологий

База данных. В базе содержатся данные о текущих делах ве­домства, объединения, фирмы, подразделения и т.д., а также дан­ные из внешнего окружения. Данные из базы используются как программами автоматизации, так и некомпьютерными средства­ми для хранения, тиражирования и передачи информации.

Текстовый процессор. Это программный продукт, обеспе­чивающий ввод в память ЭВМ, редактирование, управление форматами текста, хранение, вывод на машиночитаемые носите­ли, получение «твердых копий» документов.

Программные продукты описываемого типа принято разде­лять на две группы. Первая группа предназначена для создания документов и имеет развитые средства форматирования текста и включения графики. Представителем этой группы является попу­лярный текстовый процессор Word, входящий в интегрированный пакет прикладных программ (ППП) Microsoft Office. Вторая группа ориентирована на работу с текстовыми файлами, в том числе и программами, созданными на разных языках. Эту группу программных продуктов принято называть текстовыми редакторами. В качестве примера текстового редактора можно назвать пакет Multimedia версий 5.0 и выше.

Для профессионального использования созданы издательские системы, позволяющие достичь уровня художественного оформ­ления документов, сравнимого с типографским.

Табличный процессор. Этот программный продукт предна­значен для управления информацией в электронной таблице  компьютерном эквиваленте обычной таблицы.

Первая программа электронной таблицы VisiCalc была раз­работана в 1979 году для компьютеров типа Apple. Для IBM -совместимых компьютеров в 1982 году был разработан таблич­ный процессор Lotus 1-2-3 .Сегодня на рынке программных средств имеется большой выбор табличных процессоров. Веду­щее место среди них занимает Excel, первая версия которого бы­ла выпущена фирмой Microsoft в 1987 году.

Современные табличные процессоры поддерживают сле­дующие основные группы технологических операций: ввод данных в таблицы как с клавиатуры, так и из БД; обработку данных, включая агрегирование, сортировку, фор­мирование итогов, операции по вычислениям и т.д; оформление данных и результатов вычислений в виде диа­грамм, графиков и т.д; вывод информации на печать, передачу в виде импортируемых файлов в другие системы, а также пересылку данных по сети.

Электронная почта. Для организации работы электронной почты (e-mail-electronic mail) создано большое количество про­грамм. Эти программы, обычно включаемые в операционные системы, выполняют следующие основные функции: подготовку текстов сообщений; чтение, сохранение и удаление корреспонденции; ввод адресов; пересылку корреспонденции;

приём файлов с преобразованием в нужный формат.

Поскольку электронная почта основывается на сетевом ис­пользовании компьютеров, то фирма, решившая использовать у себя электронную почту, либо создаёт локальную сеть, либо по­купает услуги электронной почты у специализированных органи­заций связи.

Аудиопочта. Эти почты также реализуются в сети. Система включает в себя устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения сооб­щений в цифровой форме. Основное преимущество аудиопочты перед электронной состоит в том, что при её использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Видеотекст. Этот вид информационной технологии позволя­ет на экране монитора получить отображение текстовых и графи­ческих данных. Обычно пользователь видеотекста заключает до­говор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным и поддерживаемым ею в актуальном состоянии файлам видеотекста.

Файлы, предназначенные для продажи, могут представляться для чтения или копирования по сети либо поставляться на маг­нитных или оптических дисках. Эта услуга приобретает особую ценность, когда речь идёт о динамично меняющихся данных: те­кущих сводках биржевой информации, каталогах, ценниках про­дукции, нормативных актах и т.д.

Телеконференции. Они предназначены для обеспечения об­мена информацией между территориально удалёнными работни­ками или подразделениями фирмы. Различают три вида телекон­ференций: аудио, видео и компьютерную.

Аудио конференции. Они используют чаще всего телефон­ную связь с дополнительными устройствами, обеспечивающими участие в разговоре более чем двух пользователей. Создание аудио конференции не требует компьютера.

Видеоконференции. Они имеют то же значение, что и аудио конференции, но обеспечивают и возможность видеть себя и собеседников на телеэкране. Организация видеоконференции также не требует компьютера.

Компьютерные конференции. Компьютерные конференции используют для обмена информацией между участниками ком­пьютерных сетей. Основное отличие этого вида конференций от двух предыдущих заключается в возможности привлечь к уча­стию в конференции гораздо большее число лиц.

Хранение изображений. Хранение изображений документов преследует следующие цели:

при большом количестве документов - сократить объем не­обходимых для хранения помещений;

при интенсивном использовании документов - уменьшить износ подлинников;

обеспечить быстрый поиск нужного документа (копии).

Ранее идея хранения изображений реализовывалась на основе микрофильмов и микрофиш.

С появлением оптических дисков, обладающих большой ем­костью с одной стороны и программных систем распознавания образов, сокращающих необходимый для хранения изображений объем памяти в десятки раз, с другой, стало возможным на пяти­дюймовом оптическом диске хранить многие десятки тысяч страниц текста.

Ввод текстовой и графической информации в память компь­ютера осуществляется с помощью сканеров.

Сохраненный в цифровом формате документ может быть бы­стро найден и выведен в его реальном виде на экран монитора или принтер.

Факсимильная связь. Этот вид связи основан на устройстве (факс-аппарате), способном «прочесть» документ, закодировать изображение, передать его на телефонной линии связи, а на дру­гом конце коммуникационного канала воспроизвести его образ. Факсимильная связь существенно ускоряет процесс принятия решений за счет быстрой рассылки документов участникам пере­говоров.