4.1.7. Технічні засоби забезпечення процесу управління організацією
Питання. Що являють собою технічні засоби, за допомогою яких здійснюється процес управління організацією?
Відповідь. Технічні засоби, за допомогою яких здійснюється процес управління організацією, являють собою сукупність машин, апаратів, пристроїв, різних систем технічних засобів, починаючи від найпростіших карток до швидкодіючих електронно-обчислювальних машин.
149
Питання. В чому полягає роль технічних засобів при здійсненні процесу управління організацією?
Відповідь. В сучасних умовах, коли значно збільшилися інформаційні потоки, роль технічних засобів в здійсненні процесу управління організацією надзвичайно велика. Раціональне використання сучасних технічних засобів дозволяє суттєво підвищити оперативність і якість управлінських рішень, забезпечити швидке проходження всіх видів інформації у системі управління, сприяє скороченню чисельності управ-" пінського персоналу.
Дослідження показують, що менеджери організацій всіх рівнів та спеціалісти апарату управління кожний день витрачають близько 50% робочого часу на переробку інформації. Скороченню часу на виконання цієї роботи сприяє комплексне застосування організаційної та інформаційно-облікової техніки.
Технічні засоби становлять матеріальну основу прогресивних систем управління організацією. При виборі цих засобів повинен дотримуватися комплексний підхід, тобто технічні засоби повинні застосовуватися для виконання всіх управлінських робіт, які можуть бути виконані з їх допомогою.
У сучасних організаціях, які функціонують в Україні, практично всі управлінські роботи виконуються за допомогою технічних засобів. Питання. Які сучасні технічні засоби застосовуються в організаціях
для здійснення процесу управління?
Відповідь. Для здійснення процесу управління в організаціях застосовуються наступні технічні засоби (рис. 4.1.7.1):
150
2. Засоби виготовлення документації (персональні комп'ютери; осна-
__щені принтерами; пишучі машини спеціальні - набірно-пишучі, зі
змінним шрифтом і стенографічні; спеціалізовані меблі, диктофон, засоби копіювального обліку тощо)
1. Обладнання для службових приміщень (пересувні перегородки, — освітлювальна апаратура, засоби кондиціювання повітря і боротьби з шумом)__________________________________________________
3. Засоби виконання креслярських та графічних робіт (інструменти цля креслення і графічних робіт, пристосування для креслення і графічних робіт: лінійки на роликах і планках, одно- і багато масштабні кутовики, транспортири, лекала, трафарети та ін.)
4. Засоби копіювання і розмноження документів (світлокопіювальні апарати, засоби фотокопіювання, фоторепродукційне і фотокопіюва-■ льне обладнання, адресувальні машини, засоби для мікрофільмування, апарати трафаретного друкування (ротатори) і офсетні, друкува-льні апарати типу ротапринт
5. Засоби обробки і пересилання кореспонденції (конверторозкри-ваючі машини, прилади для реєстрації кореспонденції, обладнання цля сортування кореспонденції, фальцювальні машини, нумератори, цатуючі машини, машини для знищення документів, індикатори, цироколи та ін.
6. Засоби первинного обліку і реєстрації інформації (змірювальна гара, ваги, лічильники універсальної дії та ін.___________________
7. Засоби передачі інформації, контролю і регулювання (телебачення, службове радіо, телеграфія і телефонний зв'язок (комутатори, ■ пейджери, мобільні телефони, пошуково-повідомлювальна і сигналізація, яка викликає), пульти, щити управління і контролю, командні прилади, табло та ін.
8. Засоби обробки інформації (ручні лічильники, лічильні прилади і пристрої, таблиці, монограми, цифрові електронно-обчислювальні машини, управляючі ЕОМ, моделюючі (аналогові) машини загального призначення і автоматичного управління виробництвом, торгівлею тощо)
Рис. 4.1.7.1. Види технічних засобів, які застосовуються для здійснення процесу управління в організаціях
151
Питання. Які існують основні організаційні форми застосування сучасних технічних засобів в здійсненні процесу управління в організації?
Відповідь. Основними організаційними формами застосування сучасних технічних засобів в здійсненні процесу управління організаціями є (рис. 4.1.7.2):
Машинолічильні бюро (МЛБ)
Машинолічильні станції (МЛС)
Інформаційно-обчислювальні центри (ЮЦ)
Копіювально-розмножувальні центри (КРЦ)
Рис. 4.1.7.2. Основні організаційні форми застосування технічних засобів в здійсненні процесу управління організаціями
Питання. Які основні переваги мають сучасні інформаційні технології з використанням ЕОМ?
Відповідь. Сучасні інформаційні технології з використанням ЕОМ дають змогу менеджерам і спеціалістам організацій оперативно розв'язувати багато таких управлінських завдань:
- одержувати, обробляти, зберігати, передавати великі масиви інформації;
- автоматизувати планово-економічні і бухгалтерські розрахунки;
- оперативно приймати оптимальні управлінські рішення завдяки використанню економіко-математичних моделей.
Питання. Що є основними передумовами для застосування персональних ЕОМ в організаціях?
Відповідь. Основні передумови для застосування персональних в організаціях такі (рис. 4.1.7.3):
152
Основні передумови |
|
|
1. Трудомісткість економічного та інших видів аналізу діяльності організації
2. Потреба використання економіко-математичних моделей для планування діяльності організації
З. Можливість вивільнити персонал для виконання механічно узвичаєних, повторюваних робіт
4. Можливість використання пакетів прикладних програм для економічних, соціальних, бухгалтерських, технічних розрахунків
Рис. 4.1.7.3. Основні передумови для застосування персональних ЕОМ в організації
Питання. Яким чином можна визначити ефективність від впровадження технічних засобів управління в діяльності конкретної організації?
Відповідь. Враховуючи високу вартість сучасних технічних засобів управління, велике значення для менеджерів має визначення ефективності використання їх. На практиці найчастіше визначають ефективність від впровадження технічних засобів управління за формулою:
В2~В1 т
р-
в
де
Вг^ витрати відповідно до та після впровадження
технічних засобів (тис. грн);
Вп.м. - витрати, пов'язані з придбанням, монтажем і експлуатацією (тис. грн).
Питання. Які існують основні напрями підвищення ефективності застосування сучасних технічних засобів в здійсненні процесу управління організацією?
відповідь. Досвід показує, що суттєвим підвищенням ефективності застосування сучасних технічних засобів в здійсненні управління організацією є (рис. 4.1.7.4):
153
Комплексне застосування всіх видів сучасних технічних засобів в управлінні
Знання і вміння управлінського персоналу застосовувати сучасні технічні засоби
Постійне підвищення рівня знань сучасної техніки управлінським персоналом
Впровадження комп'ютерних інформаційних систем та їх програмне забезпечення
Моделювання і формалізація завдань,
які мають виконуватися за допомогою технічних засобів
Постійне контролювання використання техніки за її призначенням
Рис. 4.1.7.4. Основні напрями підвищення ефективності застосування технічних засобів в управлінні організацією
Практичні завдання і тести для самостійного контролю отриманих знань наведені в додатку 4.
154
РОЗДІЛ 5. ОСОБЛИВОСТІ УПРАВЛІННЯ
ОРГАНІЗАЦІЄЮ В КРИЗОВОМУ СТАНІ
ТА ЗАХОДИ ЩОДО ЙОГО ПОПЕРЕДЖЕННЯ
Питання. Що розуміють під терміном "криза" і що він характеризує?
Відповідь. Криза (від грец. кгізіз - поворотний пункт, рішення) характеризує різкий перелом в чому-небудь, тяжкий перехідний стан.
Питання. Що слід розуміти під кризовим станом організації?
Відповідь. Кризовий стан організації - це таке її положення, в якому базові параметри (платіжний баланс, об'єми виробництва, продаж продукції, надання послуг споживачам, трудозай-нятість персоналу) знаходяться у нестійкому стані, із якого вона може бути виведена порівняно невеликими внутрішніми або зовнішніми впливами, наслідком чого стає перехід її в іншу якість (стан).
У більш широкому розумінні кризовий стан будь-якої організації показує нерівність в ній протидіючих, перш за все, економічних сил (факторів) і наявність в цій системі рівнодіючих сил (факторів) прогресивного напряму. Таке явище збіжності з висновками відомої теорії катастроф, яка допускає, що економічні системи, до яких належать і підприємства, не обов'язково повинні бути рівноважними. На практиці це проявляється в тому, що підприємство, яке розвивається, проходить різні етапи своєї життєдіяльності:
- зростання;
- стабілізація;
- стагнація;
- відродження (перебудова);
- зростання в новій якості (рис. 5.1).
155