4.1.5. Довідково-інформаційна управлінська документація, її роль та порядок створення

Питання. Як створюється довідково-інформаційна управлінська документація на підприємстві і в чому полягає її основна роль?

Відповідь. Довідково-інформаційна управлінська документація створюється у процесі функціонування підприємства у взаємовідносинах між ним та державними, громадськими організаціями, виробниками товарів та послуг, їх споживачами керуючими та керованими системами підприємства та окремими працівниками тощо.

За допомогою довідково-інформаційної управлінської документації забезпечується виконання місії підприємства та досягнення певних його цілей.

Питання. Які відомості найчастіше містяться у довідково-інформаційній управлінській документації?

Відповідь. У довідково-інформаційній управлінській документації переважають наступні відомості (рис. 4.1.5.1):

.—-~ " Фактичний стан виконання завдань ---~^ ^-——___________(виробничих, комерційних тощо) ^_________------

<--.__ ______Підтвердження та опис тих чи інших фактів_____________Щ!^^:>

^-—- Висновки та пропозиції щодо стану виконання виробничих, ^

——________^^ комерційних завдань __________—-—^

<___.______Про ситуації, що склалися на підприємстві__________--^^::-^?

<---- _______Про причини певного факту, вчинку, події_______ -------^

Про заходи щодо підвищення ефективності роботи

підприємства та його окремих підрозділів_______

Про графіки виконання завдань, виходу на роботу,

надання відпусток тощо ^^______

Про порушення трудової, технологічної __________ та інших видів дисципліни____________-

Про наближення або закінчення терміну певного

зобов'язання, або проведення заходу та ін. ^^_______

Рис. 4.1.5.1. Відомості, які містяться найчастіше у довідково-інформаційній управлінській документації

120

4.1.6. Основні види довідково-інформаційної і

управлінської документації, яка постійно застосовується в діяльності організації, та її зміст

Дитання. Які види довідково-інформаційної управлінської документації застосовуються в діяльності організацій?

Відповідь. В діяльності організацій постійно застосовуються наступні види довідково-інформаційної документації (рис. 4.1.6.1):

___ к			1. Штатний розклад
			2. Звіти
			3. Акти
документаїд
			4. Довідки службові
			5. Довідки особистого характеру
йна управлінська
			6. Доповіді
			7. Доповідні записки
			8. Пояснювальні записки
Я"
я а о і й І 1			9. Огляди
			10. Протоколи
			11. Витяги з протоколів
			12. Відзиви
			13. Договори
			14. Службові листи

121

15. Супровідні листи

16. Листи-запрошення

17. Інформаційні листи

18. Рекламні листи

19. Листи-повідомлення

20. Листи-підтвердження

21. Листи-нагадування

22. Гарантійні листи

23. Претензійні листи

24. Ініціативні листи

25. Листи-відповіді

З

26. Плани робіт управлінських підрозділів

27. Службові телеграми

122

——■			- 28. Програми розвитку організації
			- 29. Телефонограми
			ЗО. Факси
•3			31. Висновки
[ентаї			32. Графіки
цокум			33. Анотації
ська			34. Доручення
сй я			35. Ліцензія
іа уп(			36. Бланк документа
іаційі			37. Комерційна пропозиція
іфоріу			38. Посвідчення
ОВО-ІІ			39. Анкета
а .5 0 о			40. Стенограма
			41. Відомість
			42. Пропозиція
			43. Особова картка
-__			44. Висновок

Рис. 4.1.6.1. Основні види довідково-інформаційної управлінської Документації, яка постійно застосовується в діяльності організацій

123

Питання. Що являє собою штатний розклад?

Відповідь. Штатний розклад - це документ, який встановлює назву _Та підпорядкованість структурних підрозділів організації, _По_ садовий склад працівників, чисельність і їх оклади.

Питання. Що являє собою звіт?

Відповідь. Звіт - це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи. Звіт повинен містити такі обов'язкові реквізити (рис. 4.1.6.2):

Назва документа (звіт)

Період, за який складається звіт

Назва організації

Текст

Підпис, дата складання звіту

Індекс документа

Гриф затвердження, підпис, дата

Рис. 4.1.6.2. Обов'язкові реквізити звіту

Питання. Що являє собою акт як довідково-інформаційний управлінський документ?

Відповідь. Акт - це документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що підтверджують будь-які встановлені факти або події.

У ряді випадків складання актів регламентується прав⁰ вими нормами. .„

Питання. З яких питань найчастіше складаються акти на підприємстві'

124

Відповідь. На підприємствах акти найчастіше складаються з таких питань (рис. 4.1.6.3): 5

Проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей

За результатами ревізії при прийманні та передачі службових справ

Проведення випробування нових виробів та зразків товарів

Проведення експертизи на новизну раціоналізаційних пропозицій

Прийом об'єктів в експлуатацію

Здача документів на знищення

Порушення правил торгівлі товарами

Недотримання правил санітарії та гігієни

Недотримання правил технічної та пожежної безпеки та ін.

Рис. 4.1.6.3. Акти, які найчастіше складаються на підприємстві

125

Характерною особливістю актів є те, що акти містять висновки • пропозиції по факту, який фіксується. В актах обов'язково вказують документи, які визначають повноваження осіб-укладачів. У необхіл них випадках акти затверджуються керівником підприємства.

До основних реквізитів актів належать (рис. 4.1.6.4):

Назва органу, який склав акт, його місце знаходження

Номер акта, дата його укладання та підстави для його укладання

Заголовок до тексту акта

Склад комісії (прізвища та ініціали посадових осіб)

Результати перевірки, випробування, експертизи тощо

Висновки та пропозиції за результатами перевірки

Підписи голови та членів комісії

Рис. 4.1.6.4 Основні реквізити, які повинні міститися в актах

Питання. Хто повинен оформляти акти?

Відповідь. Акти оформляють комісії, які створюються керівниками

підприємств.

Питання. З яких частин складаються тексти актів? Відповідь. Текст актів складається з двох частин (рис. 4.1.6.5):

Вступна

Констатуюча ~^>

Рис. 4.1.6.5. Складові частини тексту актів 126

Питання. Які відомості містяться у вступній частині актів?

Відповідь. У вступній частині актів указуються підстави для складання акта, члени комісії, її завдання, охоплений період.

питання. Які відомості містяться у констатуючій частині акта?

Відповідь. У констатуючій частині акта описуються сутність та характер виконаної роботи, встановлені факти, а також вносяться пропозиції, робляться висновки.

Питання. Із скількох примірників найчастіше складається акт?

Відповідь. Акт складається найчастіше у трьох примірниках: перший з них направляється вищестоящій організації (якщо вона має відношення до акта), другий - керівникові підприємства, третій - підшивається до справи.

Акт підписується усіма особами, що брали участь у його складанні.

Питання. Що являють собою службові довідки?

Відповідь. Службова довідка - це документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.

Питання. Які обов'язкові реквізити повинні мати службові довідки?

Відповідь. Службові довідки повинні мати такі обов'язкові реквізити (рис. 4.1.6.6):

Назва підприємства

Назва виду документа (довідка)

Дата і місце укладання

Заголовок до тексту

Текст

— Підпис

— Печатка

Рис. 4.1.6.6. Обов'язкові реквізити службових довідок

127

Питання. Що повинна відображати службова довідка?

Відповідь. Службова довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору _Та перевірки відомостей, зіставлення та аналізу отриманих даних.

Питання. В чому полягає особливість довідки особистого характеру?

Відповідь. У довідках особистого характеру їх текст подається у називному відмінку: прізвище, ім'я та по батькові особи, про яку подаються відомості.

Найчастіше довідки особистого характеру видаються працівникам підприємства на підтвердження місця роботи посади, заробітної плати та з інших питань. Формуляр-зра-зок довідки представлено нарис. 4.1.6.7:

Штамп підприємства Петренко	Довідка		працює
(ЇМ'5	і, по батькові)
(посада) Середня заробітна	плата	(підрозділ) грн.
Видана у
Керівник Гол. бухгалтер			(підпис) (шдпйс)

Рис. 4.1.6.7. Формуляр-зразок довідки особистого характеру

Питання. Що являє собою доповідь?

Відповідь. Доповідь - це документ, у якому викладаються певні п

тання, даються висновки, пропозиції. Питання. Яке призначення має доповідь?

128

^повідь. Доповідь призначена для усного (публічного) прочитання та обговорення.

дитання. Які розрізняються групи доповідей?

відповідь. Розрізняють наступні види доповідей (рис. 4.1.6.7):

Звітні (узагальнення справ, ходу роботи за певний період)

Поточні (інформація про хід роботи)

Наукові та ін.

Рис. 4.1.6.7. Групи доповідей

Питання. Яку структуру повинен мати текст доповіді?

Відповідь. Текст доповіді повинен мати таку структуру (рис.4.1.6.8):

Вступ — зазначаються підстави, що зумовили появу документа

Основна частина - аналізується справжній стан справ, наводяться аргументи, даються посилання тощо

Підсумкова частина містить висновки, пропозиції

Рис. 4.1.6.8. Структура тексту доповіді 129

Питання. Що являє собою доповідна записка?

Відповідь. Доповідна записка - це документ, адресований к

цього або вищестоящого органу управління, в якому ви/ ладено якесь питання з висновками-пропозиціями укладача Доповідні записки бувають (рис. 4.1.6.9):

Звітними

Інформаційними

Ініціативними

Рис. 4.1.6.9. Види доповідних записок

Питання. Які реквізити містяться у доповідних записках?

Відповідь. У доповідних записках містяться такі реквізити (рис. 4.1.6.10):

Реквізити

Адресат

Прізвище, ініціали посадової особи та назва посади

Назва виду документа (доповідна записка)

Заголовок (стислий зміст тексту)

Текст

Додаток (якщо є)

Підпис, дата

Рис. 4.1.6.10. Реквізити доповідних записок 130

дятання. Яким чином розрізняють доповідні записки на підприємстві в залежності від адресата?

Відповідь. Залежно від адресата доповідні записки поділяються на (рис. 4.1.6.11):

Внутрішні

Зовнішні

Рис. 4.1.6.11. Поділ доповідних записок в залежності від адресата

Питання. Хто найчастіше підписує доповідні записки на підприємстві?

Відповідь. Необхідно мати на увазі, що внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає (наприклад, менеджер відділу економіки підготував доповідну записку керівникові свого підприємства про стан використання основних фондів). Ця записка вважається внутрішньою і підписується менеджером відділу економіки.

Якщо за дорученням керівника підприємства менеджер відділу економіки цього підприємства підготував доповідну записку органу державної влади з якихось питань, то її має підписати керівник підприємства.

тання. Що являють собою пояснювальні записки і на які групи

вони поділяються в залежності від змісту та призначення? Відповідь. В пояснювальній записці дається зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту і т.п.). Залежно від змісту і призначення пояснювальні записки поділяються на дві основні групи (рис. 4.1.6.12):

Записки працівників з приводу їх поведінки, роботи тощо

Записки службового характеру, які є

необхідним додатком до основних

документів, звітів, планів і т.п.

Рис. 4.1.6.12. Основні групи пояснювальних записок

131

Необхідно пам'ятати,що пояснювальні записки службового характеру оформлюються на бланку підприємства і підписує такі записки керівник підприємства. Що сто-- ^; - сується особистих пояснювальних записок працівників підприємства (про причини неявки і запізнення на роботу, порушення правил техніки безпеки тощо), то вони оформлюються на аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора.

Питання. Що являє собою огляд як довідково-інформаційний документ?

Відповідь. Огляд - це документ, складений з метою інформації підвідомчих та інших організацій про стан діяльності в тій чи іншій галузі або про стан роботи підпорядкованих структурних підрозділів.

Формуляр огляду містить такі реквізити (рис. 4.1.6.13):

Найменування документа (огляд)

Заголовок

Дата і місце складання

Підпис посадової особи Рис. 4.і .6.13. Основні реквізити формуляра огляду --

Питання. Що являє собою протокол?

Відповідь. Протокол - це документ колегіальних органів (зборів трудового колективу, засідання правління, ради директорів, конференції тощо), у якому фіксується місце, час і мет проведення зборів, нарад, конференцій, обговорень тоШ°> склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслух та ухвалені з обговорених питань. 132

іяя. Які обов'язкові реквізити повинен містити протокол? і Відповідь. Протокол повинен містити обов'язково такі реквізити (рис. 4.1.6.14):

І

«

Назва підприємства та колегіального органу

Найменування документа (протокол)

Дата, номер протоколу та місце його укладання

Ініціали і прізвище секретаря і голови зборів, наради тощо

Склад присутніх (список або кількість)

Порядок денний

Текст протоколу

Підписи голови і секретаря колегіального органу

Рис. 4.1.6.14. Обов'язкові реквізити, які повинен містити протокол

Питання. Яким чином будується текст протоколу?

Відповідь. Текст протоколу будується відповідно до порядку денного за розділами. Кожен розділ може складатися з трьох частин і починатися словами (рис. 4.1.6.15):

Слухали

Виступили

Ухвалили

Вирішили

Рис. 4.1.6.15. Побудова тексту протоколу 133

Питання. Як різняться протоколи за способом і повнотою запису? Відповідь. За способом і повнотою запису протоколи бувають так' (рис. 4.1.6.16): '

Стенографічні

Конспективні

Рис. 4 1.6.16. Види протоколів за способом і повнотою запису

Питання. Що являє собою витяг з протоколу?

Відповідь. Витяг з протоколу - це один з наймасовіших видів управлінської документації, що надається (передається) окремим службовим особам (підрозділам підприємства).

Питання. Які обов'язкові реквізити повинні міститися у витязі з протоколу?

Відповідь. У витязі з протоколу повинні обов'язково міститися такі реквізити (рис. 4.1.6 17):

—	Номер відповідного документа
—	Назва органу, засідання, наради
—	Дата
---	Порядок денний
__	Текст з цього питання
	Назва виду документа (витяг з протоколу)

Рис. 4.1.6.17. Обов'язкові реквізити,

які повинні міститися у витязі з протоколу

134

Питання. Що являє собою відзив?

Відповідь. Відзив - це документ, у якому висвітлюється думка спеціаліста (колективу) з приводу якої-небудь роботи (наукової праці, що повинна бути надрукована в журналах, наукових збірниках тощо, а також висновки на різні наукові, навчальні роботи, звіти тощо).

Питання. Які обов'язкові реквізити повинен містити відзив? ₍

Відповідь. Відзив повинен містити такі реквізити (рис. 4.1.6.18): '

5 м

ш В*

"а о

Й О (в

О

Назва виду документа (відзив)

Заголовок

Текст

Підпис

— Дата

Печатка, штамп, що засвідчують підпис особи, яка видала відзив

Рис. 4.1.6.18. Обов'язкові реквізити відзиву

Питання. Що являють собою договори?

Відповідь. Договори - це службові документи, які фіксують узгодження сторін про встановлення яких-небудь відносин.

Питання. Які існують найбільш розповсюджені договори? Відповідь. Найбільш розповсюдженими договорами є (рис. 4.1.6.19):

Між державними підприємствами

Між кооперативними підприємствами

Між громадськими організаціями

Між громадянами та ін.

Рис. 4.1.6.19. Найбільш розповсюджені договори

135

Питання. З яких основних частин складаються договори? Відповідь. Договори складаються з таких основних частин (рис. 4.1 б 2п\

Назва виду документа (договір)

Дата і місце складання

Вступна частина (найменування сторін, що заключили договір, посади, прізвища, ініціали осіб, які підписали договір)

Предмет договору

Викладення порядку розгляду спірних питань

Загальний строк дії договору

Юридичні адреси сторін

Підписи і печатки сторін та ін.

Рис. 4.1.6.20. Основні частини, з яких складається договір

Питання. Які існують найбільш розповсюджені договори між підприємствами?

Відповідь. Найбільш розповсюджені договори між підприємствами (рис. 4.1.6.21) такі:

<СЦ^~~7 Договори постачання товарів, сировини, обладнання_____^?

СЦ^ЗНІ Договори підряду _______^-'^?

<^ЦЦ~~ Договори оренди майна ^^____-—"^

<С^_~__ Договори на встановлення апаратури та ін. ^^____^--^

Рис.4.1.6.21. Найбільш розповсюджені договори між підприємствам

136

. Які існують найбільш розповсюджені договори між підприємствами та громадянами?

відповідь. Найбільш розповсюджені договори між підприємствами та громадянами (рис. 4.1.6.22) такі:

На видавництво книг, брошур тощо

На виконання побутових замовлень

Про майнову відповідальність та ін.

На проведення консультацій, читання лекцій та ін.

Рис. 4.1.6.22. Найбільш розповсюджені договори між підприємствами та громадянами

Питання. Що являє собою службовий лист?

Відповідь. Службовий лист - це загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з організаціями та приватними особами.

Питання. Для чого застосовують службові листи?

^ВіДПовідь. Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності (рис. 4.1.6.23):

137

Запити

Повідомлення

Запрошення

Претензії

Зміни, уточнення

Завдання

З'ясування, нагадування

Підтвердження

Рекомендації

Пропозиції

Зауваження

Прохання, вимоги та ін.

Рис. 4.1.6.23. Сфера застосування службових листів на підприємств

138

Питання. Що являють собою супровідні службові листи?

Відповідь. Супровідний лист - це управлінський документ, який інформує адресата про направлення до нього доданих до листа документів.

Супровідні листи починаються словами: "Надсилаємо", "Направляємо", "Повертаємо", "Додаємо" та іншими, а далі — заголовки та пошукові ознаки (дата і номер документа, що направляється).

Питання. Що являє собою лист-запрошення?

Відповідь. Лист-запрошення пропонує адресатові взяти участь у якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і організаціям.

Питання. Що являє собою інформаційний лист? _{ {

Відповідь. Інформаційний лист повідомляє адресатові про певний факт

чи захід.

Питання. Що являє собою рекламний лист?

Відповідь. Рекламний лист - це різновид інформаційного листа, направляється конкретному адресатові та містить докладний опис рекламованих товарів чи послуг.

Питання. Що являє собою лист-повідомлення?

Відповідь. Лист-повідомлення близький по змісту до листів-запро-шень та інформаційних листів.

Питання. Як складається лист-повідомлення?

Відповідь. Лист-повідомлення складається як відповідь на запит і починається словами: "Повідомляємо", "Доводимо до Вашого відома" та ін. Далі викладаються факти.

Питання. Що являє собою лист-підтвердження і які відомості в ньому містяться?

"•Дповідь. Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо) про те, що раніше складений документ лишається в силі (наприклад, на постачання товарів, сировини, інструкція

І

139

тощо). Починаються такі листи словами, утвореними

Від

дієслова "підтверджувати".

Питання. Що являє собою лист-нагадування?

Відповідь. Лист-нагадування містить вказівку про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання або проведення заходу. Такі листи, як правило, починаються словами "Нагадуємо".

Питання. Що являє собою гарантійний лист?

Відповідь. Гарантійний лист - це управлінський документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань. У ньому, як правило, гарантується оплата чи надання чогось (місця роботи, проведення досліджень тощо).

Питання. Що являє собою ініціативний лист?

Відповідь. Ініціативний лист - це лист, що вимагає відповіді. Такі листи найчастіше висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата у розв'язанні певних питань.

Питання. Що являє собою лист-відповідь?

Відповідь. Лист-відповідь за змістом залежить від ініціативного листа, оскільки тема тексту вже задана та залишається висловити рішення з приводу поставленого запитання, чи всі прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в які терміни. Відмова повинна бути вагомо аргументована.

Питання. Що являє собою претензійний лист?

Відповідь. Претензійні листи - це листи, в яких оформляють обґрунтування вимог однієї організації до іншої, що стосується порушення договірних зобов'язань.

Питання. Що являє собою план роботи управлінського підрозділу підприємства?

Відповідь. План роботи - це управлінський документ, що

точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати неджерів і конкретних виконавців.

Питання. Які найбільш розповсюджені плани робіт на підприємств

140

відповідь. До числа найбільш розповсюджених планів робіт належать (рис. 4.1.6.24):

о

а

5

в

ч В

Перспективні (стратегічні), що розраховані на декілька років

Річні

Піврічні

Квартальні

Місячні

Тижневі (декадні)

Денні

. 4.1.6.24. Найбільш розповсюджені плани робіт на підприємствах

141

Формуляр-зразок плану роботи відділу економіки акціонери

товариства представлено на рис. 4.1.6.25 °

Затверджую

Голова правління

товариства

(прізвище, ініціали) число, місяць, рік

План роботи відділу економіки на _

(період)

№ п/п	Дата проведення	Зміст роботи	Виконавці
1
2
3

Менеджер відділу

(підпис)

(розшифруванн підпису)

_тацня. Що являє собою службова телеграма?

й'яповідь- Телеграма - це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих, як правило, по телеграфу. Телеграми надсилаються у найтерміновіших випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасного доставлення інформації адресатові. Телеграми можуть бути написані шифром або кодом.

(Службові телеграми пишуть в двох примірниках: перший - до відділення зв'язку, другий - підшивають до справи (копія).

Дитання. Що являє собою програма розвитку підприємства?

Відповідь. Програма розвитку підприємства - це документ, який складається керівниками підприємств різноманітних форм власності з метою досягнення визначених цілей.

У програмах розвитку підприємств найчастіше передбачається виконання таких основних завдань (рис. 4.1.6.26):

Рис. 4.1.6.25. Формуляр-зразок плану роботи відділу економіки

142

Основні завдання			Збільшення обсягів виробництва, продажу товарів і надання послуг споживачам
			Збільшення обсягу прибутків та напрямів діяльності з урахуванням конкурентів
		—	Розвиток матеріально-технічної бази та її модернізація
			Розвиток та удосконалення організаційної структури управління
		__	Інтенсифікація виробничої та маркетингової діяльності
		__	Вдосконалення форм і методів організації та оплати праці
		_	Вдосконалення соціального розвитку трудового колективу та ін.

Рис. 4.1.6.26. Основні завдання, які найчастіше включаються

для виконання у програми розвитку підприємства

143

Питання. Що являє собою телефонограма?

Відповідь. Телефонограма - це узагальнена назва різних за зміст

документів, які передаються телефоном і записую_т ** одержувачем. Телефонограми записуються в спеціат * журнали і доводяться до відома потрібних осіб.

Питання. Які обов'язкові реквізити службової телефонограми? Відповідь. До обов'язкових реквізитів службової телефонограми нале жать (рис. 4.1.6.27):

			Назва-заголовок документа (телефонограма)]
			Номер, дата
			Назва адресата, організації, яка передає телефонограму
еквізи			Прізвище, посада особи, що підписала документ
Обов'язю		—	Назва організації і службової особи-одержу-вача телефонограми
		—	Посади й прізвища осіб, які передали і прийняли телефонограму
			- Час передачі телефонограми
			—І
			Текст телефонограми

Рис. 4.1.6.27. Обов'язкові реквізити телефонограми 144

0_йтання. Чим відрізняється телеграма від телефонограми?

Відповідь. На відміну від телеграми, телефонограмні повідомлення, як правило, обмежені відстанню, їх передають у межах міста, району, області.

Дятання. Що являє собою факс?

Відповідь. Факс - це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомуніка-тивного зв'язку та принтера надходять до організації. До обов'язкових реквізитів факсу належать (рис. 4.1.6.28):

Назва документа (факс)

Дата

Назва адресата, організації, яка передає факс

Прізвище, посада особи, що підписала документ

Назва організації та службової особи-одер-жувача факсу

— Текст

Рис. 4.1.6.28. Обов'язкові реквізити факсу

Питання. Що являє собою висновок як управлінський документ? '

відповідь. Висновок - це документ, який містить думку, висновки комісії організації або спеціаліста з якихось питань (документ). Висновки мають право робити лише компетентні органи й особи. Висновки можуть містити загальну оцінку документа (питання) і конкретні зауваження з окремих положень. Висновки мають містити такі обов'язкові реквізити (рис. 4.1.6.29):

145

__Найменування виду документа (висновок) 1

—Заголовок і текст

Загальна оцінка питання, яке розглядається! ^документа), і конкретні зауваження______

__(Підпис керівника (спеціаліста) комісії, посада

І—[Дата і місце складання висновків

Рис. 4.1.6.29. Обов'язкові реквізити висновків

Питання. Що являє собою графік як управлінський документ? Відповідь. Графік - це план робіт з точними показниками норм і часу

виконання.

На підприємствах найбільш розповсюдженими графіками

є (рис. 4.1.6.30):

Графік виходу на роботу працівників

І

Графік відпусток працівників

Графік проведення інвентаризацій товарно-матеріальних цінностей

Графік проведення ремонтів приміщень, обладнання, техніки тощо

Графік завезення сировини, матеріалів, товарів та ін.

Рис. 4.1.6.30. Найбільш розповсюджені графіки,

які застосовуються у діяльності організації

146

Питання. Що являє собою анотація?

відповідь. Анотація - це стисла характеристика змісту рукописного

тексту (доповіді), книги, статті тощо.

|| Анотацією ще називають розгорнутий заголовок, в

її якому у вигляді переліку найважливіших питань викла-

™ дається зміст роботи і дається її оцінка.

Питання. Що слід розуміти під дорученням як управлінським документом?

Відповідь. Доручення - це управлінський юридичний документ, який видається керівником організації службовій особі вести від його імені справи і здійснювати усі дії, пов'язані з виконанням цього доручення.

Питання. Що розуміють під ліцензією?

Відповідь. Ліцензія - це управлінський юридичний документ, який видається місцевою (міською, обласною, районною, селищною) Радою народних депутатів на право здійснення виробничої, комерційної та інших видів діяльності.

Питання. Що слід розуміти під бланком документа?

Відповідь. Бланк документа - це стандартний аркуш паперу, на якому відтворюється постійна інформація документа і відводиться місце для змінної інформації.

Питання. Що розуміють під комерційною пропозицією?

Відповідь. Комерційна пропозиція - це управлінський документ, у якому юридична особа-господарюючий суб'єкт пропонує товари, сировину, послуги тощо іншому господарюючому суб'єкту, вказуючи їх об'єм, кількість, ціну, умови оплати таін.

Питання. Що являє собою посвідчення?

Відповідь. Посвідчення - це документ, який посвідчує факти діяльності і повноваження працівника організації.

Питання. Які існують основні види посвідчень? відповідь. Існує кілька видів посвідчень (рис. 4.1.6.31):

147

Відряджувальне посвідчення

Посвідчення про надання працівникові організації певних повноважень

Рис. 4.1.6.31. Основні види посвідчень, які видають працівникам організацій

Питання. Що являють собою анкети?

Відповідь. Анкета - це службовий документ, який містить постійну інформацію у вигляді питань (показників) і передбачає наявність змінної інформації у вигляді відповіді (даних).

У практичній діяльності організацій найчастіше застосовуються анкети для опитування споживачів продукції та послуг щодо їх якості, зручності графіків роботи, задоволення персоналу організації умовами праці та її оплати тощо.

Питання. Що являє собою стенограма?

Відповідь. Стенограма - це дослівний запис доповідей, промов та інших виступів на зборах, конференціях та засіданнях колегіальних органів методом стенографії. Питання. Що являє собою відомість?

Відповідь. Відомість - це різновид документа, який найчастіше використовується в бухгалтерській справі, у системі банку та ін. Питання. Які відомості найчастіше застосовуються в управлінні

організацією?

Відповідь. В управлінні організацією найчастіше застосовуються наступні види відомостей (рис. 4.1.6.32):

148

Платіжні

Накопичувальні

На виплату заробітної плати

______^ На виплату пенсій, премій тощо

Рис. 4.1.6.32. Види відомостей, які найчастіше застосовуються в управлінні організацією

Питання. Що являє собою пропозиція як довідково-інформаційний

документ?

Відповідь. Пропозиція — це різновид доповідної записки, яка містить перелік пропозицій з певного питання службової діяльності. Питання. Що являє собою особова картка?

Відповідь. Особова картка — документ, який служить для аналізу складу і руху кадрів організації.

Питання. Що являє собою висновок як довідково-інформаційний документ?

Відповідь. Висновок — це документ, який містить думку, висновок представників установи, комісії, спеціаліста щодо якого-небудь документа або питання стосовно службової діяльності