7.2 Технология работы со справочной правовой системой. Виды поиска

На рисунке 7.2 показан порядок работы пользователя с типовой справочной правовой системой (СПС). Он сводится к следующему:

1. Составляется запрос на поиск документа или группы документов в одной или нескольких информационных базах (хранилище всех документов) данной СПС.

2. Запрос вводится в систему для обработки (например, это может быть поиск документа, ответ на вопрос, консультация, статья, подборка документов и т. д.).

3. Осуществляется поиск по запросу, результатом которого может быть список документов или один документ.

4. Далее осуществляется работа либо с найденным списком документов, либо с содержанием найденного документа. Возможен возврат к пунктам 1–3, но уже с другими исходными данными.

5. Используются процедуры обработки найденных документов (например, сортировка, фильтрация и т. д.).

6. Применяются механизм гиперссылок, процедуры поиска и создания папок и закладок при работе с текстом документа.

7. На заключительном этапе может осуществляться чтение, редактирование, печать, сохранение текста документа или его фрагментов в файл или экспорт данных в текстовый процессор MS Word или табличный процессор MS Excel.

8. Информационные базы СПС корректируются или обновляются в соответствии с изменениями в действующем законодательстве.

Рисунок 7.2 – Порядок работы с типовой СПС

Итак, работа в системе начинается с организации поиска документа или списка документов, то есть с составления запроса на поиск. Простейшие ситуации, связанные с созданием такого запроса и ведением соответствующих процедур поиска, показаны на рисунке 7.3.

Рисунок 7.3 – Схема выбора вида поиска

Современные СПС предлагают разнообразные варианты поиска документов. При этом необходимо отметить, что каждая фирма-разработчик СПС вводит собственную терминологию и классификацию.

Выбор поискового инструмента зависит от конкретных поисковых задач и от первичной информации об искомых документах, которая имеется у пользователя.

Основные задачи и соответствующий поисковый инструментарий показаны в нижеприведенной таблице на примере СПС КонсультантПлюс:

Задача	Поисковый инструмент
Получить подборку важнейших документов (кодексов) Республики Беларусь	Ссылка «Кодексы» в стартовом окне
Найти конкретный документ по одному или нескольким известным реквизитам («Вид документа», «Приняв-ший орган», «Номер» «Дата», «На-звание документа» и др.)	1 Карточка поиска раздела «Законодательство» с общими полями поиска. 2 Уточнение большого списка документов с помощью полей Тематика или Текст документа
Найти документы, в тексте (названии) которых встречаются определенные слова и словосочетания.	Использовать поля «Текст доку-мента» и «Название документа» Карточки поиска
Получить полную подборку документов по правовой проблеме	1 Поле «Тематика» в карточке поиска раздела «Законодательство» 2 Уточнение с помощью поля «Текст документа» и др.
Найти специальную информацию (например, бланк документа, судебное решение, бухгалтерскую консультацию и др.)	Специальные Карточки поиска соответствующих информационных баз данных раздела «Законодатель-ство»
Найти справочную информацию (например, курсы валют, формы документов в MS-word и MS-excel, расчетные индикаторы и т.д.) или ознакомиться с новостями и обзорами в белорусском законодательстве	Перейти по ссылкам «Справочная информация» или «Обзоры законодательства» в Стартовом окне, либо воспользоваться одноименными вкладками Окна поиска

Таким образом, работу пользователя со справочной правовой системой логически можно разделить на 4 этапа (4 шага):

Шаг 1. Пользователь уясняет и формулирует задачу: что нужно найти? При этом делается один из двух выводов:

1. необходимо найти документ по имеющимся данным: виду документа, номеру документа, дате, органу принятия, и т.д.;

2. необходимо найти документы и материалы по заданной проблеме и в них найти ответ на имеющийся вопрос.

Шаг 2. В зависимости от поставленной задачи выбираются различные поисковые средства:

• в первом случае необходимо использовать атрибутный поиск (поиск по реквизитам документа) – соответствующим образом сформулировать поисковый запрос и произвести поиск;

• во втором случае необходимо воспользоваться одним из видов проблемного поиска – выразить проблему с помощью поисковой фразы или выбрать соответствующую проблемную ситуацию, а затем произвести поиск.

К видам проблемного поиска, которые специфичны для каждой конкретной СПС, относятся: поиск по ситуации, интеллектуальный поиск и так называемый тематический поиск. Суть проблемного поиска состоит в том, что пользователь подыскивает материалы по проблеме, аналогичной той, которая имеется у него, и находит в результате ответ на вопрос, как следует разрешить данную проблему.

Шаг 3. По результатам поиска у пользователя образуется список документов (выборка) или список материалов, которые система предлагает для рассмотрения. При этом пользователь может использовать различный инструментарий по работе с выборками, который имеется в системе; к ним относятся сортировка документов, фильтрация документов и др. По итогам аналитической работы со списками документов и материалов пользователь останавливает свой выбор на отдельных документах и приступает к аналитической работе с ними.

Шаг 4. Изучая найденные документы и материалы, пользователь находит нужную информацию и приходит к определенному решению. Это решение и будет результатом работы пользователя с СПС. Если найти решение не удается, можно уточнить первоначальную задачу и повторить шаги 1–4.