Анализ расчетов с подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам организации на выполнение операций – хозяйственных задач и компенсации расходов на служебную командировку. Кроме того, расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах за отпущенную им продукцию на реализацию и т.д.

Приступая к проверке, аудитор должен сначала проверить:

- кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных связей с руководителем, кассиром организации).

- имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера.

- кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по выполненной работе.

- имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) предприятия (круг предприятия определяется в начале года).

Аудитор должен знать, что сроки выдачи под отчет денежных средств и других средств устанавливается приказом руководителя организации. На расходы связанные со служебными командировками , наличные деньги выдаются под отчет проезда к месту командировки и обратно, суточных расходов по найму жилья на срок командировки.

Прежде всего, необходимо сверить остатки сумм по счету 71 с данными журнала-ордера №7, главной книгой, балансом предприятия, при наличии расхождений следует выявить их причины. Проверяя записи по каждому лицевому счету в журнале-ордере №7 необходимо:

- выявить суммы выданных под отчет авансов

- имеются ли приказы о направлении работника в командировку.

- назначение и фактическое использование авансов

- сроки предоставления авансовых отчетов

- имеются ли командировочные удостоверения с отметками о местах прибытия согласно заданиям

- правильность и своевременность составления авансового отчета

- наличие оправдательных документов по всем операциям.

Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверенных объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчете с предприятиями. Например, авансовые отчеты во многих организациях не подписываются главным бухгалтером и не утверждаются руководителем организации. Несмотря на это сумма по предоставленным отчетам списывается с получателя. Иногда авансовые отчеты являются не действительными, т.к прикладываются документы: товарный чек без отметок, штампа магазина и т.д.

Выявляя такие факты аудитор должен признать подобное списание сумм на затраты не обоснованным. При проверке аудитор должен обратить внимание на такие операции как расчеты с водителями за выданные им суммы на ГСМ, технические осмотры, ремонт, приобретение запчастей и т.д. Эти суммы часто без всяких оправдательных документов списывается на себестоимость продукции.

Очень часто работникам организации выдают под отчет денежные средства на приобретение или возмещение стоимости проездных билетов для проезда в городе или в пригородном транспорте, причем эти суммы списываются на себестоимость. При выявлении таких фактов аудитор должен помнить, что организация вправе компенсировать своим работникам эти затраты, но не за счет себестоимости, а за счет чистой прибыли. При проверке правильности корреспонденции счетов по данному объекту контроля необходимо обратить внимание на сторнирование или исправление записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений.