2.3. Сроки хранения документов. Порядок их уничтожения

Организации должны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (Закон "О бухгалтерском учете", Положение по бухгалтерскому учету и отчетности).

Обратите внимание, что уничтожить документы по истечении установленных сроков можно только при условии, что за указанный период проведена инвентаризация. Если период, который охватывают документы, не обревизован, то уничтожить их нельзя.

Первичные учетные документы должны храниться не менее 5-ти лет.

Лицевые счета работников организации хранятся 75 лет. Годовые бухгалтерские отчеты и балансы, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, пояснительные записки к ним - 10 лет. Также 10 лет должны храниться коллективные договоры.

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2007 г., начинается с 1 января 2008 г.

Сроки хранения документов установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. Вот некоторые из них:

┌────────────────────────────────┬────────────────┬───────────────────────┐

│ Вид документа │ Срок хранения │ Примечание │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Бухгалтерские балансы и отчеты; │ │ │

│документы (приложения к балансу,│ │ │

│пояснительные записки, │ │ │

│специализированные формы) к ним:│ │ │

│а) сводные годовые │Постоянно │ │

│б) годовые │Постоянно │ │

│в) квартальные │5 лет │При отсутствии │

│ │ │годовых - постоянно │

│г) месячные │1 год │При отсутствии │

│ │ │квартальных - постоянно│

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Передаточные, разделительные, │Постоянно │ │

│ликвидационные балансы; │ │ │

│приложения, пояснительные │ │ │

│записки к ним │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Аналитические документы │Постоянно │ │

│(таблицы, записки, доклады) │ │ │

│к годовым балансам и отчетам │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Переписка об утверждении и │5 лет │ │

│уточнении балансов и отчетов │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Документы (протоколы, акты, │Постоянно │Квартальные - 5 лет │

│заключения) о рассмотрении │ │ │

│и утверждении балансов и отчетов│ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Сообщения (свидетельства) │5 лет после │5 лет после снятия │

│о постановке на учет в налоговых│снятия с учета │с учета │

│органах │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Отчеты по налогам: │ │ │

│а) годовые │Постоянно │ │

│б) квартальные │5 лет │При отсутствии │

│ │ │годовых - постоянно │

│в) месячные │1 год │При отсутствии │

│ │ │квартальных - 5 лет │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Документы (расчеты, справки, │5 лет │ЭПК │

│таблицы, сведения) о начисленных│ │ │

│и перечисленных суммах налогов в│ │ │

│бюджеты всех уровней. │ │ │

│Переписка о разногласиях по │ │ │

│по вопросам налогообложения, │ │ │

│взимания акцизных и других │ │ │

│сборов │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Документы (расчеты, сведения, │5 лет │ЭПК │

│заявления, решения, списки, │ │ │

│ведомости, переписка) об │ │ │

│освобождении от уплаты по │ │ │

│налогам, предоставлении льгот, │ │ │

│кредитов, отсрочек уплаты или │ │ │

│отказе в ней по налогам, │ │ │

│акцизным и другим сборам │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Документы о зачислении налоговых│5 лет │ │

│поступлений в бюджеты разного │ │ │

│уровня и во внебюджетные фонды, │ │ │

│задолженности по ним │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Отчеты об исполнении сметы │ │ │

│расходов: │ │ │

│а) сводные годовые │Постоянно │ │

│б) годовые │Постоянно │При отсутствии │

│ │ │годовых - постоянно │

│в) квартальные │5 лет │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Синтетические, аналитические, │5 лет │ │

│материальные счета │ │ │

│бухгалтерского учета │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Отчеты по перечислению денежных │Постоянно │ │

│сумм по государственному и │ │ │

│негосударственному страхованию │ │ │

│(пенсионному, медицинскому, │ │ │

│социальному, занятости) │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Документы (планы, отчеты, │5 лет │В случае возникновения │

│протоколы, акты, справки, │ │споров, разногласий, │

│докладные записки, переписка) │ │следственных и судебных│

│о проведении документальных │ │дел - сохраняются до │

│ревизий финансово-хозяйственной │ │вынесения │

│деятельности, контрольно- │ │окончательного решения │

│ревизионной работе, в том числе │ │ │

│проверке кассы, правильности │ │ │

│взимания налогов и др. │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Бухгалтерские учетные регистры │5 лет │При условии завершения │

│(главная книга, журналы-ордера, │ │ревизии (проверки). │

│разработочные таблицы и др.), │ │В случае возникновения │

│оборотные ведомости │ │споров, разногласий, │

│ │ │следственных и судебных│

│ │ │дел - сохраняются до │

│ │ │вынесения │

│ │ │окончательного решения │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Первичные документы и приложения│5 лет │При условии завершения │

│к ним, зафиксировавшие факт │ │ревизии (проверки). │

│совершения хозяйственной │ │В случае возникновения │

│операции и явившиеся основанием │ │споров, разногласий, │

│для бухгалтерских записей │ │следственных и судебных│

│(кассовые, банковские документы,│ │дел - сохраняются до │

│корешки банковских чековых │ │вынесения │

│книжек, ордера, табели, │ │окончательного решения │

│извещения банков и переводные │ │ │

│требования, акты о приеме, │ │ │

│сдаче, списании имущества и │ │ │

│материалов, квитанции, корешки │ │ │

│к ним, счета-фактуры, накладные │ │ │

│и авансовые отчеты и др.). │ │ │

│Документы о приеме выполненных │ │ │

│работ (акты, справки) │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Документы (акты, сведения, │5 лет │ │

│переписка) о взаимных расчетах │ │ │

│и перерасчетах между │ │ │

│организациями │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Переписка о финансово- │5 лет │ │

│хозяйственной деятельности │ │ │

│(об учете фондов, о наложении │ │ │

│взысканий, штрафов, приеме, │ │ │

│сдаче, списании материальных │ │ │

│ценностей и др.) │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Лицевые счета работников │75 лет │ЭПК │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Положения о премировании │5 лет │Эти документы хранятся │

│работников │ │пять лет после замены │

│ │ │новыми │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Документы о получении заработной│5 лет │Срок хранения пять лет │

│платы и других выплат (сводные │ │при условии завершения │

│расчетные (расчетно-платежные) │ │ревизии (проверки). │

│ведомости (табуляграммы) на │ │В случае возникновения │

│выдачу заработной платы, │ │споров, разногласий, │

│пособий, гонораров, материальной│ │следственных и судебных│

│помощи и других выплат; │ │дел - сохраняются до │

│доверенности на получение │ │вынесения │

│денежных сумм и товарно- │ │окончательного решения.│

│материальных ценностей, в том │ │При отсутствии лицевых │

│числе аннулированные │ │счетов эти документы │

│доверенности) │ │(кроме доверенностей) │

│ │ │хранятся 75 лет │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Переписка о выплате заработной │5 лет │ │

│платы. Сведения, справки о │ │ │

│совокупном доходе работников за │ │ │

│год и уплате налогов. Сведения │ │ │

│об учете фондов, лимитов │ │ │

│заработной платы и контроле за │ │ │

│их распределением, о расчетах по│ │ │

│перерасходу и задолженности по │ │ │

│заработной плате, об удержании │ │ │

│из заработной платы, из средств │ │ │

│социального страхования, о │ │ │

│выплате отпускных и выходных │ │ │

│пособий. Документы (копии │ │ │

│отчетов, заявления, списки │ │ │

│работников, справки, выписки из │ │ │

│протоколов, заключения) о │ │ │

│выплате пособий, оплате листков │ │ │

│нетрудоспособности │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Документы (заявления, решения, │До минования │До минования │

│справки, переписка) об оплате │надобности, но │надобности, но не менее│

│учебных отпусков │не менее 5 лет │5 лет │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Переписка о выдаче и возврате │5 лет │ │

│ссуд │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┴───────────────────────┤

│Исполнительные листы │До минования надобности, но не менее │

│ │5 лет │

├────────────────────────────────┼────────────────┬───────────────────────┤

│Документы (справки, акты, │5 лет │ЭПК │

│обязательства, переписка) о │ │ │

│дебиторской и кредиторской │ │ │

│задолженности, недостачах, │ │ │

│растратах, хищениях │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Гарантийные письма │5 лет │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Документы (протоколы, акты, │Постоянно │ │

│расчеты, заключения) о │ │ │

│переоценке основных фондов, │ │ │

│определении износа основных │ │ │

│средств, оценке стоимости │ │ │

│имущества организации │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────────────┤

│Документы (заявления, │5 лет │ │

│распоряжения, справки-графики, │ │ │

│акты) об оплате, размене, │ │ │

│приеме-передаче векселей │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────────┴───────────────────────┤

│Договоры, соглашения (кредитные,│5 лет после истечения срока договора │

│хозяйственные, операционные), │(соглашения). ЭПК │

│договоры имущественного │ │

│страхования, с аудиторами │ │

│(аудиторскими фирмами) │ │

├────────────────────────────────┼────────────────────────────────────────┤

│Договоры о материальной │5 лет после увольнения материально │

│ответственности │ответственного лица │

├────────────────────────────────┼────────────────┬───────────────────────┤

│Документы (протоколы заседаний │5 лет │При условии завершения │

│инвентаризационных комиссий, │ │ревизии (проверки). │

│ведомости) об инвентаризации │ │В случае возникновения │

│основных средств, имущества, │ │споров, разногласий, │

│зданий и сооружений, товарно- │ │следственных и судебных│

│материальных ценностей │ │дел - сохраняются до │

│ │ │вынесения │

│ │ │окончательного решения │

├────────────────────────────────┼────────────────┴───────────────────────┤

│Книги, журналы, карточки учета: │ │

│а) ценных бумаг │Постоянно │

│б) основных средств (зданий, │5 лет после ликвидации основных средств │

│сооружений) │при условии завершения проверки │

│ │(ревизии) │

│в) приходно-расходных кассовых │5 лет при условии завершения проверки │

│документов (счетов, платежных │(ревизии) │

│поручений) │ │

│г) хозяйственного имущества │ │

│д) вспомогательного, │ │

│контрольного (транспортного, │ │

│грузового, весового и др.) │ │

│е) депонированной заработной │ │

│платы │ │

│ж) реализации товаров, работ, │5 лет с даты последней записи при │

│услуг, облагаемых и не │условии завершения проверки (ревизии) │

│облагаемых налогом на │ │

│добавленную стоимость │ │

│з) депонентов по депозитным │5 лет │

│суммам │ │

│и) доверенностей │5 лет при условии завершения проверки │

│ │(ревизии) │

├────────────────────────────────┼────────────────┬───────────────────────┤

│Документы (счета, справки, │5 лет │ЭПК │

│переписка и др.) по финансовым │ │ │

│вопросам благотворительной │ │ │

│деятельности │ │ │

└────────────────────────────────┴────────────────┴───────────────────────┘

У некоторых документов в приведенной таблице стоит отметка ЭПК. Она означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.

Налоговым кодексом установлен минимальный срок хранения документов для целей проверки правильности исчисления налогов. Этот срок составляет четыре года (ст. 23 НК РФ).

Ответственным за сохранность документов в течение установленных сроков является руководитель организации.

Для правильной организации хранения и уничтожения документов организации ведут номенклатуру дел. Образец формы номенклатуры дел приведен в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее - Основные правила). Форма, приведенная в Основных правилах, носит рекомендательный характер.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Номера своим подразделениям организация присваивает самостоятельно. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, бухгалтерии организации присвоен порядковый номер 04, и такие порядковые номера - бухгалтерским делам:

01 - бухгалтерские балансы;

02 - бухгалтерская отчетность филиалов;

03 - налоговые декларации;

04 - банковские документы;

и т.д.

Используя приведенную нумерацию, составим индексы дел:

04-01 - "Бухгалтерские балансы";

04-02 - "Бухгалтерская отчетность филиалов";

04-03 - "Налоговые декларации";

04-04 - "Банковские документы".

В графе 2 указывают заголовки дел. В заголовке дела надо четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. В заголовке дела не допускается употребление неконкретных формулировок вроде "Общая переписка", "Разное" и т.п. Не допускается также употребление вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 записывают количество дел (томов, частей). Эта графа заполняется по окончании календарного года. Каждому тому или части соответствует одна папка. Например, дело "Банковские документы" может иметь 12 томов: за январь 2007 г., за февраль 2007 г. и т.д.

Срок хранения документов и номера статей проставляют в соответствии с типовым или ведомственным перечнем. Например, за основу может быть взят Перечень Росархива.

В графе 5 "Примечание" проставляют отметки:

"дело заведено: (дата текущего года)";

"переходящее дело";

"к уничтожению: (дата текущего года)";

"передается в другую организацию для продолжения".

Переходящие дела - это папки, в которые собираются документы за несколько лет.

Основными правилами также рекомендовано ежегодно составлять итоговую запись о категории и количестве дел, заведенных в текущем году в организации, по следующей форме.

Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого приказом руководителя создается экспертная комиссия, в которую входят наиболее квалифицированные специалисты основных структур подразделений. Председателем комиссии должен быть один из руководящих работников организации (например, заместитель директора, главный инженер, коммерческий директор).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ООО "Красоптторг" │

│Приказ N 22 от 11 января 2007 г. │

│<О создании экспертной комиссии> │

│ │

│В целях выделения к уничтожению документов, срок хранения которых истек │

│ │

│Приказываю: │

│1. Создать экспертную комиссию в составе: │

│- коммерческий директор Мягков В.В. - председатель комиссии; │

│- заместитель главного бухгалтера Кольцова А.Л. - заместитель│

│председателя комиссии; │

│- начальник хозяйственного управления Сорокин И.В. - член комиссии; │

│- референт Панина Т.С. - член комиссии; │

│- старший товаровед Старков Р.И. - член комиссии. │

│2. Экспертной комиссии подготовить акт на уничтожение документов, срок│

│хранения которых истек. │

│ │

│Генеральный директор Шакурин А.Е. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Документы уничтожаются в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. При составлении такого акта за основу можно принять форму акта, рекомендованную Росархивом.

В акт о выделении документов к уничтожению можно включать только те дела, по которым срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Документы, включенные в акт, подлежат обязательному уничтожению. Их нельзя использовать в хозяйственных целях.

Документы можно разорвать, отправить в бумагоуничтожитель, передать в котельную для сжигания, сдать в специализированную организацию по переработке вторсырья.

По факту физического уничтожения документов экспертная комиссия составляет еще один акт:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ООО "Красоптторг" │

│ │

│ Акт │

│ об уничтожении документов, срок хранения которых истек │

│ │

│г. Сосновоборск Дата: 10 февраля 2007 г.│

│ │

│Экспертная комиссия в составе: │

│коммерческого директора Мягкова В.В. (председатель комиссии); │

│заместителя главного бухгалтера Кольцовой А.Л. (заместитель председателя│

│комиссии); │

│начальника хозяйственного управления Сорокина И.В. (член комиссии); │

│референта Паниной Т.С. (член комиссии); │

│старшего товароведа Старкова Р.И. (член комиссии) │

│составила настоящий Акт о том, что согласно описи, утвержденной Актом N 1│

│от 10.02.2007, были уничтожены документы, срок хранения которых истек,│

│путем сжигания в котельной ЗАО "Энергетик" в присутствии членов комиссии.│

│Документы для сжигания переданы по накладной N 48 от 10.02.2007│

│(прилагается). │

│Факт сжигания подтверждается Актом об оказанных услугах N 115│

│от 10.02.2007 (прилагается). │

│ │

│Председатель комиссии ______________ Мягков В.В. │

│Зам. председателя комиссии ______________ Кольцова А.Л. │

│Члены комиссии: │

│ ______________ Сорокин И.В. │

│ ______________ Панина Т.С. │

│ ______________ Старков Р.И. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘