Часть ш

Тема: Ведение коммерческих переговоров

Задание 1. Познакомьтесь с лекционным материалом по теме «Ведение коммерческих переговоров».

Деловые переговоры (как и всякие другие) имеют двоякую цель – разрешить спор и в дальнейшем обеспечить сотрудничество договаривающихся сторон. Переговоры нужны для того, чтобы партнёры могли обсудить проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять согласованное решение.

Переход к рынку немыслим без переговоров, так как в условиях рынка предприятиям необходимо самим искать поставщиков и сбытчиков товаров. А это требует от менеджера умения вести коммерческие переговоры. Любые переговоры – это каждый раз новый предмет для обсуждения, новые условия, новые участники.

Существует три этапа в развитии переговорного процесса: подготовка к переговорам, порядок их ведения и решение удовлетворяющего все стороны проблемы.

Подготовка к переговорам

Деловые переговоры начинаются с того момента, когда один из участников, являющийся инициатором, выступит с предложением обговорить детали и условия заключения контракта, и вторая сторона принимает предложение. От того, насколько тщательно будут подготовлены переговоры, зависит как их процесс, так и их результат.

Чтобы переговоры прошли успешно, необходимо перед первой встречей собрать всю необходимую информацию о фирме, с которой решено сотрудничать (когда, где была основана, в каких сделках имела успех, данные о финансовом положении, объёме операций и т.д.). Сбор материала – это один из важнейших этапов к подготовке к переговорам. Осведомлённость о деятельности партнёра всегда производит благоприятное впечатление на представителей договаривающейся стороны.

Подготовка к проведению переговоров включает два основных направления работы: решение организационных вопросов и проработка содержания переговоров.

К организационным вопросам следует отнести определение времени и места встречи, формирование количественного и качественного состава делегации. Как правило, переговоры назначаются на 9.30 или 10 часов и длятся 1,5 – 2 часа. Если переговоры проводятся во второй половине дня, необходимо, чтобы они закончились не позднее 17.30. При проведении переговоров необходимо иметь в виду, что первый спад активности участников встречи наступает примерно через 35 минут после их начала. Переговоры могут происходить либо в помещении участников или на нейтральной территории.

Перед встречей необходимо подготовить помещение. На столе должны лежать блокноты, карандаши, стоять бутылки с водой, фужеры. В том случае, если беседа длится несколько часов, подают бутерброды, чай, фрукты и т.д. В комнате должно быть чисто, не душно и не шумно. Прибывших гостей обычно встречает молодой сотрудник или девушка. Таковы чисто технические моменты подготовки к переговорам. Далее переходят к формированию состава делегации и назначению главы, обладающего необходимыми для переговоров навыками и компетентностью по существу обсуждаемых вопросов.

Основное внимание на стадии подготовки к переговорам уделяется содержательной стороне дела, которая предполагает проработку переговорного процесса. Такая проработка включает в себя: определение предмета переговоров; анализ проблемы и поиск партнёров для её решения; подготовку предложений и их аргументацию; формулирование приемлемых вариантов решения с учётом интересов сторон; составление проекта необходимых документов и материалов.

На стадии анализа необходимо изучить проблему, которая стоит пред участниками переговоров, установить её значимость; определить цели и задачи переговоров, общий подход и собственную позицию на них; разобраться в критериях, предложенных в качестве основы для достижения договорённости. На этом этапе продумываются возможные альтернативы решения проблемы.

На стадии планирования прежде всего нужно обдумать, как решить проблему взаимоотношений с партнёрами, какие из интересов обеих сторон наиболее важны, в чём заключаются объективные препятствия для их реализации. Желательно также предусмотреть дополнительные варианты и критерии для того, чтобы выбрать из них приемлемые для достижения поставленной цели.

На стадии дискуссии необходимо также подумать о технике и тактике её ведения. Когда вы обращаетесь с партнёрами, необходимо выяснить, есть ли у вас ощущение недовольства, и попробовать разобраться в чём причина. Каждый партнёр должен понять, каковы реальные интересы другой стороны. Можно найти варианты, являющиеся взаимовыгодными и с помощью объективных критериев прийти к соглашению.

Необходимо обратить особое внимание на интересы сторон. Интерес – это одно из ключевых понятий переговорного процесса. Стороны, вступая в переговоры, всегда имеют как общие, так и различные интересы. Среди различных интересов можно выделить взаимоисключающие (когда стороны хотят одного и того же, например, претендуют на одну территорию) и непересекающиеся (когда реализация интересов одной стороны никак не затрагивает интересы другой стороны). Анализ интересов сторон должен подвести к ответу на вопрос, есть ли иные пути решения проблемы, требующие меньших затрат и усилий. На основе проявленных интересов участников переговоров формируются общий подход к переговорам, собственная позиция сторон, определяются возможные варианты решения проблемы, продумываются возможные предложения, отвечающие тому или иному варианту решения и их аргументация.

Обычно подготовительная работа завершается описанием подготовительных документов и материалов. К таким документам относятся проекты соглашений, протоколов, договоров, резолюций, контрактов, которые будут служить на переговорах своеобразными ориентирами и в которые в дальнейшем могут вноситься необходимые изменения.

Порядок ведения переговоров

Процесс деловых переговоров состоит из трёх последовательных этапов:

1. взаимное уточнение интересов, точек зрения, концепций и позиций участников;

2. обсуждение этих концепций, позиций (с выдвижением аргументов и предложений);

3. согласование позиций и выработка договорённостей.

На первом этапе прежде всего необходимо выяснить точки зрения друг друга и обсудить их. Это позволит снять информационную неопределённость. Важно убедиться, что под одними и теми же терминами стороны подразумевают одинаковые понятия. Поэтому важнейшие мысли нужно чётко формулировать. Речь должна быть правильной, не перегруженной длинными фразами, фонетически доступной, логически точной. Умение слушать партнёра так же важно, как умение изложить свою точку зрения. Покажите собеседнику, что вы внимательно слушаете его (подтвердите это уточняющими вопросами, активными эмоциями), следите за основной мыслью собеседника, который постарается убедить вас, изменить ваше мнение, выражайте одобрительное отношение к партнёру. По мнению известного психолога Лабрюйера, талант собеседника не в том, что он говорит сам, а в том, что с ним охотно говорят другие. Важно, чтобы после беседы с вами человек остался доволен собой, а значит, он будет доволен и вами.

На втором этапе обсуждаются позиции и точки зрения участников переговоров, в конечном счете, максимально реализуется собственная позиция. При обсуждении позиций особое значение приобретает аргументация. Аргументы участников переговоров направлены в основном на то, чтобы обосновать собственную позицию или возразить партнёру. Действенность аргументации зависит не только от уровня понимания партнёров, их знаний, но также и от их отношения к говорящему, поэтому на переговорах необходимо поддерживать климат сотрудничества. Однако не менее важно твёрдое согласование условий, при которых можно достичь взаимопонимания.

Основным результатом второго этапа должно быть определение рамок возможной договорённости.

Третий этап – это этап согласования позиций. В зависимости от обсуждаемых проблем под согласованием позиций может пониматься и компромиссная концепция (как вариант решения проблемы), и круг вопросов, которые могут войти в итоговый документ. Это ещё не само соглашение, а только общие его контуры. Выделяют две фазы согласования позиций: сначала общая формула, а затем детализация, то есть редактирование текста и выработка окончательного варианта итогового документа.

Существуют два основных метода ведения коммерческих переговоров: метод позиционного торга и так называемых принципиальных переговоров. Суть первого метода заключатся в том, что занимаются позиции, которые затем уступаются в некоторой последовательности.

Наиболее эффективным методом ведения деловых переговоров является метод принципиальных переговоров.² Это переговоры по существу. Партнёры не торгуются друг с другом, добиваясь уступки в тех или иных позициях, а стремятся найти взаимную выгоду там, где это возможно, а в тех случаях, где их интересы не совпадают, добиваются такого результата, который соответствует принятым нормам независимо от воли каждой из сторон. При этом методе должны быть реализованы четыре основных условия.

1. Нельзя рассматривать участников переговоров и предмет обсуждения как один и тот же фактор, то есть не следует делать вывод о намерениях партнёров исходя из собственных соображений.

2. Внимание концентрируется на интересах, а не на позициях участников переговоров. Признание интересов другой стороны и большая степень открытости являются необходимыми условиями для решения проблемы.

3. Отыскиваются взаимовыгодные варианты и предлагаются такие варианты, чтобы другой стороне было легче принять удовлетворяющее все стороны решение проблемы.

4. Результат переговоров должен основываться на объективной оценке. Такими критериями объективной оценки могут быть устоявшиеся рыночные цены, экспертные оценки, таможенные правила, ссылка на прецеденты.

Каждый метод предполагает выбор определённого типа решения. Их три. Первый – компромисс, когда стороны идут на взаимные уступки, за которым стоит примерно равное удовлетворение интересов. Второй – нахождение принципиально нового решения, которое появляется, если включить обсуждаемую проблему в более широкий аспект. Третий (асимметричный), когда уступки одной из сторон значительно превышают уступки другой. Такого решения следует избегать: оно вряд ли будет выполнено, так как является вынужденным.

Существуют также определённые тактики ведения переговоров, позволяющих добиваться поставленной цели. Их названия сами говорят за себя. «Уход» или «уклонение от борьбы», «Выжидание», «Салями» (медленное открывание своей позиции), «Пакетирование» (когда в один пакет увязываются вопрос, интересный собеседнику, с другими, малопривлекательными для партнёра) и др.

При подготовке к встрече с партнёрами полезно изучить национальные стили ведения переговоров. Например, французские бизнесмены большое внимание уделяют предварительным договорённостям, предпочитают заранее обсудить те или иные вопросы. Немецкий стиль ведения деловых переговоров в отличие от французского характеризуется большей сухостью и прагматизмом. Немецкие партнёры вступают в переговоры только тогда, когда уверены в том, что решение возможно. Японские бизнесмены уделяют много внимания развитию личных отношений с партнёрами. Традиционным для английского стиля ведения переговоров является умение избегать острых углов, английские бизнесмены охотно откликаются на инициативу противоположной стороны. Для американцев характерны прагматизм, открытость, энергичность и дружелюбие. По мнению американских бизнесменов, основная отличительная черта российского стиля ведения переговоров состоит в том, что деловые люди в России сосредоточены в как правило, на общих целях и мало внимания уделяют решению проблем для достижения результата. Предприниматели также боятся рисковать, что приводит к ограничению инициативы.

После проведения переговоров и принятия решения партнёры заключают сделку.

Заключение сделки, договора, контракта – это завершающая стадия отношений между сторонами. Производится подписание документов, совершаются другие необходимые формальности, после чего возникают взаимные права и обязанности обеих сторон, участвующих в сделке. Форма заключения сделок, контрактов предусмотрена законодательством, и её нельзя нарушать. Если сделка имеет иную форму, нежели предусмотренной законодательством, то она считается недействительной. Подготовка договоров и их анализ является исключительно деятельностью юристов.

Задание 2. Прочитав текст, ответьте письменно на контрольные вопросы к нему:

1. Что представляют собой переговоры? С какой целью они ведутся?

2. Какие этапы переговоров можно назвать обязательными?

3. Что можно считать точкой отсчёта переговорного процесса?

4. Какие сведения о партнёре наиболее важны?

5. Какие основные направления подготовительной работы?

6. Что следует отнести к организованным вопросам?

7. Какие аспекты включает в себя «проработка» переговорного процесса?

8. В чём заключается анализ поставленной проблемы?

9. Почему на стадии планирования необходимо решать вопросы взаимоотношений с партнёрами?

10. Какие вопросы необходимо решать на этапе дискуссии?

11. Почему для достижения цели переговоров необходимо обращать особое внимание на интересы сторон (взаимоисключающие, непересекающиеся)?

12. К ответу на какой вопрос приводит анализ проявленных интересов сторон?

13. С какой целью создаются проекты контрактов и других документов конце подготовительной работы?

14. Каковы основные этапы ведения переговоров?

15. Почему на первом этапе ведения переговоров большое внимание уделяется умению собеседников чётко излагать свою позицию и слушать партнёра?

16. Какова роль аргументации при обсуждении предлагаемых позиций?

17. Какова цель второго этапа переговоров?

18. На каких основаниях возможно согласование позиций сторон?

19. Каковы основные методы ведения деловых переговоров?

20. В чём суть конфронтационного и партнёрского подходов, используемых в процессе переговоров?

21. Каковы основные условия для реализации метода «принципиальных» переговоров?

22. Какие возможные решения проблемы оптимальны?

23. Что представляю собой тактики ведения переговоров, какой цели они служат?

24. Почему психологи рекомендуют изучать характеры бизнесменов и национальные стили ведения переговоров?

25. Как оформляются сделки?

Задание 3. Выберите правильный вариант ответа:

1.Деловые переговоры необходимы для того, чтобы…

1. предложить партнёру новый проект и отстоять свою точку зрения

2. обсудить спорные вопросы и наладить сотрудничество с партнёром

3. решить текущие задачи и заострить внимание на сложных вопросах

2.Деловые переговоры начинаются тогда, когда …

1. уже подготовлены проекты основных документов

2. другая сторона даёт согласие участвовать в переговорах

3. условия контрактов будут изложены в письменном виде

3.Дополнительная информация в фирме-партнёре необходима для того, чтобы …

1. Увидеть собственные преимущества на переговорах

2. Определить слабые стороны противника

3. Достичь наилучшего результата на переговорах

4.Наиболее важными составляющими при подготовке к переговорам являются…

1. Определение места и времени их проведения

2. Анализ проблемы и определение участников

3. проработка переговорного процесса

5.На стадии анализа проблемы…

1. определяют её значимость и вырабатывают собственную позицию

2. выдвигают критерии, учитывая которые, будут вестись переговоры

3. предлагают варианты решения проблемы

6.На стадии планирования прежде всего необходимо …

1. определить интересы сторон

2. выбрать сложные вопросы для обсуждения

3. найти возможные варианты для преодоления трудностей

7. Анализ интересов сторон нужен для того, чтобы …

1. определить взаимоисключающие интересы партнёра

2. определить пересекающиеся интересы

3. найти решение проблемы с наименьшими затратами

8. В процессе переговоров важно, прежде всего, договориться…

1. о регламенте и составе делегаций

2. об одинаковом подходе к проблеме

3. об одинаковом понимании терминов

9. Аргументы участников переговоров направлены на то, чтобы …

1. обосновать собственную позицию и прояснить позицию партнёра

2. убедив партнёра, согласовать условия для сотрудничества

3. показать сильные стороны собственной позиции

10. Главное отличие метода принципиальных переговоров от метода позиционного торга заключается в том, что партнёры …

1. стараются найти собственную выгоду, не задевая чужих интересов

2. добиваются наилучшего результата для каждого, подчиняясь интересам другого

3. достигают положительного результата, используя общепринятые нормы

11. Из возможных типов решения проблемы наиболее неудачными оказывается…

1. взаимная уступка по частным вопросам

2. принципиально новый подход

3. значение уступки для одной стороны

12. Итогом переговоров является …

1. устное соглашений

2. контракт

3. обязательство