11. Коммуникационный процесс: понятие, сущность, элементы.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Вы, конечно, сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе.

Чтобы осуществить обмен эффективно, руководитель должен принять в расчет множество факторов. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных.

В виде идеи в коммуникационном процессе могу выступать управленческие решения. С одной стороны, они являются актами, которые предшествуют управленческому воздействию, а с другой - процессом, включающим анализ ситуации и разработку мер для ее целесообразного изменения. В этом качестве принятия решения выступает уже как предмет труда, для которого требуется организация и управление, и это основная форма управленческой деятельности является содержание труда руководителя /10/.

Однако по ряду причин, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

Структура и виды коммуникаций

Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

Понятие коммуникационной сети является очень важным. Обычно она создается руководителем (хотя, отдавая распоряжения, устанавливающие организационные отношения между работниками и подразделениями, он не всегда сознает это). И от того, каким образом коммуникационная сеть устроена, во многом зависит эффективность работы организации.

Коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным сообщением. В рамках коммуникационной сети информация может поступать к человеку, который в ней нуждается, не из первых рук, а через посредничество других людей. Это оказывает влияние как на скорость передвижения информации (информация поступает не на прямую, а через посредников), так и на ее точность (в процессе передачи она может искажаться). Коммуникационная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Чем больше участников вовлечено в коммуникационную сеть, тем более сложной будет ее структура.

Сеть этих связей формирует особое измерение структуры организации, которое может, как способствовать управлению, так и препятствовать. Можно даже сказать, что одна из задач организационной структуры управления состоит в том, чтобы придать информационным потокам правильное направление

Вертикальные связи осуществляются сверху вниз от руководителя к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням работниками или частями организации. Диагональные связи - это связи с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь этих сетей создает коммуникативную структуру организации.

Возможности развития коммуникационной сети ограничивают, как правило, размеры подразделений в организации. Увеличение размера группы приводит к возрастанию количества возможных коммуникационных отношений. Поэтому от того, как построена коммуникационная сеть, зависит ее влияние, как на сокращение, так и на увеличение разрыва между посланным и полученным значением и, соответственно, деятельность персонала может отличаться большей или меньшей эффективностью.

Особенно важно знание типов коммуникационных сетей или структур коммуникаций в группе. Среди существующих коммуникационных сетей для групп разной численности можно выделить четыре основных типа сетей: колесо, цепь, круг, сложный круг (или внеканальная).

Централизованность информационных контактов связана со степенью свободы субъектов - участников коммуникации. Как это и следовало ожидать, свобода субъектов существенно выше в конфигурациях без центра.

Формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные общаются друг с другом только через своего начальника, представлена в сетях типа "колесо". Одно лицо занимает центральное место в коллективе и большинство членов этой группы при определении своей позиции сориентированы на центр. Это связано с лидерскими функциями лица находящего в центре "колеса", его возможностями оказывать больше социального влияния на других членов группы. Оно также связано с ответственностью за передачу информации и принятие окончательных решений.

Если члены группы соединены между собой, как звенья одной цепи, в которой каждый поддерживает контакт с кем-то одним, то мы имеем сеть типа "цепочка".

В сетях типа "круг" члены группы могут коммуникациировать только с тем, кто расположен рядом с ними.

Примером полностью децентрализованных групп являются "все канальные" сети, которые используются, как правило, тогда, когда необходимо участие всех членов в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.

Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость требует "командного" подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.