48.Технология создания бд: описание стр-ры таблиц, установка связи между таблицами, заполнение таблиц данными.

Состав (структура) таблицы определяется в области проекта таблицы, которая состоит из трех колонок:

имя поля; тип данных; описание. Типы данных: текстовый; поле МЕМО; числовой; дата/время; счетчик; логический; поле объекта OLE; гиперссылка; мастер подстановок. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля. В области «Свойства поля» назначают свойства для каждого поля (например, размер, формат, индексированное поле и т.д.). При создании структуры таблицы в первую колонку вводят Имя поля, затем необходимо нажать клавишу Enter и выбрать тип данных (по умолчанию Access назначает тип данных, если этот тип данных не подходит, то выберите самостоятельно из раскрывающегося списка). Затем введите в третью колонку описание поля. Обязательным условием связи двух таблиц является наличие совпадающих полей: ключевое поле первичной (родительской) таблицы должно соответствовать аналогичному полю таблицы, которая с ней связывается. Связи между таблицами создаются в окне Схема данных. Порядок работы следующий:

1. Закройте все открытые таблицы. 2. Откройте окно Схема данных с помощью команды Сервис а Схема данных, или кнопки [Схема данных] на Панели инструментов. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей. 3. Поместите в окно последовательно те таблицы, между которыми будут создаваться связи. Для этого в списке таблиц выделите первую таблицу для связи и нажмите кнопку [Добавить]. Затем выделите вторую таблицу для связи и снова нажмите кнопку [Добавить] и т.д. Если связываются все таблицы списка, можно выделить сразу все таблицы и один раз нажать кнопку [Добавить]. В результате в окне Схема данных появятся добавляемые таблицы со списком их полей. 4. Закройте окно Добавление таблицы, нажав кнопку [Закрыть]. На экране остается окно Схема данных. 5. Создайте связи между таблицами. Для этого выберите ключевое поле родительской таблицы и перетащите его мышью на соответствующее поле дочерней таблицы – откроется окно Изменение связей. Для связывания нескольких полей используется клавиша [Ctrl]. 6. Установите флажок Обеспечение целостности данных. Этот режим запретит вводить в связанную таблицу (справа на экране) запись с несуществующим значением аналогичного поля в главной таблице (слева на экране), а также защитит от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи. Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым и оба поля должны иметь одинаковый тип, но не обязательно одинаковые имена.7. В окне Изменение связи установите флажок Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей. Это обеспечит автоматическое изменение или удаление данных в связанной таблице при внесении изменений в главную таблицу. 8. Нажмите кнопку [Создать] для возврата в окно Схема данных. Установленная связь будет отмечена линией между связанными полями, над которой указан тип связи.9. Сохраните созданную связь и закройте окно Схема данных. Связывание таблиц осуществляется для того, чтобы система Access могла обращаться к взаимосвязанным данным из обеих таблиц во время обработки запросов, форм и других объектов базы данных.

В режиме Конструктора можно лишь описать структуру конкретной таблицы, выполнив описание (спецификацию) всех ее полей. Чтобы заполнить таблицу данными, следует выйти из Конструктора, предварительно сохранив таблицу, и перейти в Режим таблицы, затем выбрать в окне БД объект Таблицы и нажать пиктограмму [Открыть]. После этого откроется окно, в котором будет представлена таблица для заполнения. Можно для этого также выполнить команду Вид, а Режим таблицы, или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов. Если структура таблицы только что создана, то в ней содержится единственная запись – пустая. А в заполненной таблице всегда в конце содержится пустая запись, в которую и вводится информация. При завершении ввода текущей записи Access создает очередную пустую запись, куда пользователь может вводить новые данные. Поле Счетчик заполняется автоматически. Access увеличивает значение этого поля, присваивая каждой записи свой номер. Остальные поля надо заполнять, пользуясь при перемещении по полям управляющими клавишами:[Enter], [Tab], [Shift+Tab]. При переходе к другому полю Access фиксирует введенную в предыдущее поле информацию. По достижении конца строки и нажатии клавиши ввода (после набора последнего поля) производится сохранение записи и маркируется первое поле следующей записи. Благодаря автоматическому сохранению данных каждой записи, отпадает необходимость в промежуточном сохранении таблицы по завершении ее заполнения. Если требуется в уже заполненную таблицу внести новые записи, то следует в меню Записи выбрать команду Ввод данных. При вводе будут видны лишь новые записи. Чтобы снова увидеть все записи надо выполнить: Записи ->Удалить фильтр. Следует помнить, что меню Записи доступно только в режиме заполнения таблицы.