62. Оформление унифицированных документов.

Унификация – приведение к единой форме или виду чего-либо В настоящее время единые научно обоснованные правила составления и оформления документов изложены в ГОСТе Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации (ОРД): Требования к оформлению документов». С 1 июля 2003 г. Введен в действие Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Хотя данный ГОСТ относится к системе ОРД, изложенные в нем требования к оформлению документов — датировке, подписанию, визированию, адресованию и т.д. — применяются и к документам других систем документации. В ГОСТе перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги стандартного формата. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора печатных знаков при его написании.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая

информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

основные стандарты в области делопроизводства.

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

• ГОСТ Р 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения».

• ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».

63. Определение реквизита.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления

официального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом. Реквизит обязательный элемент конкретного вида документа

64. Назначение журналов учета и контроля. Журналы учета и контроля – журналы учета и регистрации документов, необходимые для придания документу регистрационного номера или индекса и юридического закрепления (в случаи трудовых споров).

65. Содержание процесса документирования.

Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Используют документы, созданные с помощью рукописного или машинописного (компьютерного) письма или типографской печати, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, видеосъемки, звукозаписи, которые фиксируются на бумаге, пленке, магнитной ленте, лазерном или магнитном диске, в памяти микросхемы или на другом носителе. Носитель – это материальный объект, который используется для закрепления информации, в том числе и в преобразованном виде. Изучением способов документирования занимается отдельная специальная научная дисциплина – документоведение.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает; «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации». Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

66. Состав организационно-кадровой документации. Устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, положения о выполнении отдельных видов работ, должностные инструкции.

Обязательные документы для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности личного состава организации и организационно-правовой сферы.

Документы (по рекомендации) – служат для оптимизации работы с кадрами. Это могут быть такие документы как: положение по оплате труда; премирование и поощрение сотрудников или коллективный договор. Как правило, они в конечном итоге переходят в разряд обязательных для ведения документов в данной организации.

Документы (корпоративные)- такие документы зависят от специфики конкретной организации и в частности могут носить обязательный характер для данной организации (в сфере охраны труда, безопасности работы и т.п.).

Внутренние локальные нормативные акты – определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всем персоналом организации, поскольку непосредственно касаются их трудовой деятельности.

Обязательный состав кадровой документации:

1. Штатное расписание

2. График отпусков

3. Правила внутреннего трудового распорядка

4. Табели учета рабочего времени

5. Приказы

6. Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры)

7. Документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска

8. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

9. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

10. Трудовые книжки

11. Личные дела работников:

67. Состав документации по кадровому составу.

Приказы (распоряжения) по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии, резюме, рекомендации, заявления, трудовые книжки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны и т.п.

Официальная внутренняя переписка – документы, поступающие от работника к работодателю или наоборот, но не носящие приказного характера.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность – в согласии с трудовым и пенсионным законодательством РФ.

Журналы учета и контроля – журналы учета и регистрации документов, необходимые для придания документу регистрационного номера или индекса и юридического закрепления (в случаи трудовых споров).

68. Состав организационно-распорядительной документации.

• Распорядительные документы – документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу (приказы, постановления, распоряжения, указания, решения).

• Информационно-расчетные и справочные документы – документы, в которых содержится информация, которая непосредственно может использоваться в дальнейшей деятельности организации и может быть представлена в виде таблично-расчетных данных. Письма, факсы, протоколы, объяснительные записки и т.п.

69. Понятие штатного расписания.

Штатное расписание — документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в

целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наиме- нования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.