58. Форма (методика) випереджаючого контролю

Випереджаючий контроль – спрямований на контроль входів в систему і здійснюється ще до початку трансформаційного процесу. Його завдання – відслідковувати якість та (або) кількість вхідних ресурсів в організацію перш ніж вони стануть частиною системи організації. Метою є запобігання ситуацій, які здатні нанести шкоду організації, а не їх лікування.

На підприємстві використовується випереджаючий контроль людських, матеріальних і фінансових ресурсів.

Випереджаючий контроль в області людських ресурсів досягається в організації за рахунок ретельного аналізу тих ділових і професійних знань і навичок, що необхідні для виконання тих чи інших посадових обов'язків і добору найбільш підготовлених і кваліфікованих людей. У багатьох організаціях попередній контроль продовжується і після їхнього наймання в ході курсу навчання. Курс попереднього навчання підвищує імовірність того, що зайняті працівники будуть працювати ефективно.

Очевидно, що зробити високоякісну продукцію з поганої сировини неможливо. Тому промислові фірми встановлюють обов'язковий і випереджаючий контроль використовуваних матеріальних ресурсів.

Контроль здійснюється шляхом розробки мінімально припустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять, цим вимогам. До методів випереджаючого контролю матеріальних ресурсів відноситися також забезпечення їхніх запасів в організації на рівні, достатньому для того, щоб уникнути дефіциту. 

Найважливішим засобом випереджаючого контролю фінансових ресурсів є бюджет (поточний, фінансовий план), що дозволяє також здійснювати функцію планування. Бюджет є механізмом попереднього контролю в тім змісті, що він дає впевненість, коли організації буде потрібно наявні засоби ці засоби в неї будуть. Бюджети встановлюють також граничні значення витрат і не дозволяють тим самим кому-небудь у цілому вичерпати свої наявні засоби до кінця.

59. Адекватність контролю

Адекватність контролю - відповідність контролю специфічним конкретним умовам та індивідуальному принципу з урахуванням планів і службових посад окремих керівників та їх особистих якостей, що необхідні для підвищення результативності й ефективності дій.

Більшість менеджерів усіх рівнів управління хочуть мати систему адекватного та ефективного контролю, що допомагає забезпечувати відповідність подій, що відбуваються плановим. Разом з тим необхідно враховувати, що хоча основний процес і теоретичні принципи контролю універсальні, практичну систему контролю слід створювати з урахуванням специфіки конкретних умов:

• наявності планів і службових посад;

• особистих якостей керівників;

• необхідності підвищення результативності та ефективності.

Адекватність системи контролю планам і службовим посадам

Існує безліч методів і систем контролю. Проте всі вони повинні відповідати одному загальному вимогу - відображати плани, для виконання яких створені. Система контролю повинна відповідати також і організаційній структурі, оскільки остання є засобом чіткої розстановки кадрів на підприємстві і допомагає розподілити відповідальність за ефективне виконання плану. У зв'язку з цим система контролю повинна бути порівнянна з організаційною структурою.

Адекватний - рівний, відповідний, тотожний. Це означає, що чим вище ступінь ув'язки системи контролю з певним блоком в організації, де зосереджена відповідальність за ті чи інші дії, тим легше коригувати відхилення від плану.

Адекватність системи контролю особистості менеджера

Важливо, щоб система контролю враховувала індивідуальні особливості керівника. Відзначимо, що в практичній діяльності менеджерів різних рівнів управління і різної виробничої спрямованості відомі численні факти, коли складна методика планування і контролю не досягала своєї мети, оскільки була або незрозуміла тим, для кого призначалася, або виявлялася занадто складною.

Контроль за відхиленнями у критичних точках

Створюючи на підприємстві систему контролю за критеріями результативності та ефективності, необхідно передбачати, щоб ця система інформувала про відхилення. Це означає, що така система контролю, зосереджуючи увагу на розбіжностях із запланованим курсом дій, дозволяє менеджеру виявляти ділянки, де потрібне його втручання.

Принцип контролю за відхиленнями повинен поєднуватися з принципом контролю за критичними точками. Чим більше при контролі менеджери зосереджуються на відхиленнях, тим ефективніший контроль. Найкращі результати будуть досягнуті тоді, коли увага буде звернено на точки, які є критичними для оцінки ефективності всього виробництва.

Адекватна система контролю дозволяє виявити неполадки у виробництві, відповідальних за них та подбати про їх усунення.

Виробнича практика свідчить про те, що контроль виправданий лише тоді, коли виявлені або передбачені відхилення від планів коригуються за допомогою додаткового планування, організації, підбору кадрів, регулювання ресурсів та ін.