186 Глава 3

проектной документации и полноты учета пожеланий при экспери

ментальной проверке на стадии пилотного проекта.

В ходе второго этапа проводится оснащение предприятия или организации

комплексом архивного хранения в сочетании с модулем

текущего ввода документов.

Весьма важное место в переводе предприятия к работе с электронным

архивом занимает интеграция новой системы. В процессе

этого этапа должна быть установлена ее связь с работающими системами

управления электронными документами и применяемыми бизнес-

приложениями. Успешная интеграция и развитие инфраструктуры

обеспечат возможность работы с хранимыми документами в уже

привычных программных средах, что сократит время внедрения и

снизит дискомфорт персонала, достаточно часто сопровождающий

внедрение новых технологий.

Непосредственное формирование содержательной части архива

проводится на этапе наполнения, где осуществляются сканирование и

индексация актуальной части существующего архива. Именно на

этом этапе выполняется перевод документов в электронную форму

на основе распознавания сканированных текстов. Оцифрованная информация

после этого уже может обрабатываться программными

средствами, а индексация полей документов обеспечит возможность

проведения последующего поиска необходимых данных. Правильность

отбора данных для индексации позволит в дальнейшем сократить

время поиска.

Этап внедрения включает в себя стадии запуска комплекса и обучения

персонала порядку работы с системой.

Немаловажное значение имеет этап сопровоэюдения, на котором

осуществляются поддержка и сервисное обслуживание электронного

архива. Качество работы системы напрямую зависит от уровня подготовки

обслуживающего персонала, поэтому к обслуживанию электронного

архива должны привлекаться специально обученные специалисты.

Структура программно-аппаратного комплекса предприятия с

использованием электронного архива приведена на рис. 3.16. Пользователи

в процессе работы применяют различные приложения,

обеспечивающие обработку информации в соответствии с функциональными

задачами сотрудников предприятия. Помимо работы с текущей

информацией очень часто возникает необходимость обраще

Информационные системы делового администрирования

ния к ретроспективным документам, которые хранятся в архиве.

Электронный архив обеспечивает связь с рабочими приложениями

посредством интерфейса доступа, интегрирующего архив с информа

ционной системой предприятия.

Начальное наполнение электронного архива проводится в процессе

выполнения так называемого залпового ввода, который осуществляет

ся сразу после оснащения предприятия рассхматриваемой системой.

Электронный архив

Интеграция с рабочими

приложениями

(интерфейс)

Подсистема

текущего

^\у^

ввода Залповый ввод

документов Хранилище данных данных

К Ж

Рис. 3.16. Структура программно-аппаратного комплекса предприятия

В связи с тем, что электронные архивы устанавливаются намного

позже начала деятельности предприятий, существует значительный

объем накопившихся бумажных документов. Особенно это характерно

для регистрационных, информационных или учетных организаций.

В интересах сокращения сроков оцифровки существующих массивов

представляется целесообразным привлечение ресурсов сторонней

организации, специализирующейся на создании электронных

архивов. Такое решение продиктовано еще и тем, что дорогостоящая

аппаратура, предназначенная для оцифровки больших массивов документов,

используется один раз, только при первичном наполнении