3.2.4. Электронный архив образов документов

Едва ли нужно убеждать кого-либо в необходимости хранения

документов. Проблемы и технологии хранения документов неоднократно

рассматривались различными авторами. Вопросам сохранности

документов посвящена целая наука - архивоведение. Область

распространения этой науки достаточно широка: архивы создаются

на государственном, ведомственном, муниципальном уровнях, образуются

архивы предприятий и организаций. Только благодаря архивам

мы сегодня имеем возможность знакомиться с уникальными документами,

хранящими сведения о "делах давно ушедших дней".

Да, архивы, безусловно, уникальны. Однако тот, кто пытался разыскать

необходимую информацию даже в обыкновенной годовой

подшивке газет, может поделиться опытом о весьма и весьма непростой

задаче. Во-первых, сама подшивка (даже за один год) довольно

объемна, а во-вторых - кто же позволит выносить архивные документы

для спокойной, неторопливой работы с ними. Да и вообще,

архивы - не то место, где работать могут все без исключения. Кроме

того, архив бумажных документов даже в небольшой организации,

постоянно пополняясь, растет довольно быстро, и поэтому рано или

поздно возникает дефицит ресурсов хранения. Именно это на сего

184 Глава 3

дняшний день является причиной существования запасников, в которых

до сих пор находятся значительные объемы документов.

Действенную помощь в решении проблемы могут оказать информационные

технологии. С их помощью организуются электронные

архивы. Термин "электронный архив" не нов. Сегодня уже привычйым

стало понимание сотрудниками многих организаций и предприятий

необходимости хранить версии электронных документов,

которые циркулируют благодаря СУЭД или, как часто еще их именуют,

системам электронного документооборота.

В данном случае вроде бы все понятно: создаем электронный документ

и наряду с отправкой адресату сохраняем его конечную версию

(а можно и все промежуточные) в базе данных. В системах электронного

документооборота возможно при необходимости и при наличии

разрешенного доступа к базе просмотреть документ и использовать

нужные данные в последующей работе.

Вот теперь следует вспомнить о еще одном аспекте работы с документами.

Увы, еще не везде в нашем обществе достаточно развиты

электронные коммуникации, не все организации используют в своей

работе системы электронного документооборота, да и расцвет самого

электронного документооборота в нашем государстве, судя по всему,

еще впереди. Недаром в Федеральной целевой программе "Электронная

Россия" одним из направлений предусмотрено развитие

именно электронного документооборота. А пока еще значительны

потоки циркулирующих бумажных документов, которые приходят в

организации в единственном экземпляре, но пользоваться ими в повседневной

деятельности приходится многим сотрудникам. В качестве

примеров подобных документов можно привести следующие:

• договоры;

• проекты;

• нормативные и законодательные акты;

• картотеки различного типа;

• формуляры:

• архивные документы, папки;

• книги, журналы;

• чертежи, техническую документацию;

• рисунки и карты;

• входящую почту;

• микрофотоносители.

Информационные системы делового администрирования

Что в этом случае делать? Организовывать очередь пользователей

документов? Хорошо, если желающих поработать с такими документами

окажется немного. А если организация велика и спрос на

документ достаточно высок?

Выходом из этой ситуации может служить создание электронного

архива образов документов, позволяющее предприятию перейти к

современным технологиям хранения и использования документации,

обеспечить оперативный поиск, надежное хранение документальных

данных и оперативную доступность каждого архивного и входящего

документа. После формирования такого электронного архива работа

персонала с документами будет осуществляться не с бумажными документами,

а с их электронными копиями. Последовательность этапов

создания электронного архива приведена на рис. 3.15.

Сопровождение

Ш

Внедрение

Наполнение ^

Интеграция t^

Ш

Оснащение

Разработка и

^

проектирование

Рис. 3.15. Структура процесса создания электронного архива

Процесс создания электронного архива начинается с этапа разработки

и проектирования. Успешная реализация замысла в значительной

степени зависит от глубины и добросовестности проведения

экспертизы деятельности организации, тщательности разработки