Ошибки в формулах и отслеживание зависимостей

Если при задании формулы были допущены ошибки, результатом ее вычисления в ячейке будет значение ошибки (рис. 9). Первый символ ошибки в MS Excel представляет собой символ #, за которым следует текст. Текст значения ошибки может завершаться восклицательным знаком или знаком вопроса Однако так распознать можно не все ошибки.

Рис. 9. Пример ошибки при задании формулы —деление на ноль

Для облегчения поиска можно включить режим отображения в ячейках формул вместо результата Для этого следует установить флажок Формулы в области Параметры окна вкладки Вид диалогового окна Параметры, вызываемого командой Сервис | Параметры.

Для поиска ошибок в MS Excel существует вспомогательная функция— отслеживание зависимостей, с помощью которой можно графически представить на экране связи между влияющими и зависимыми ячейками. Ячейка является зависимой, если она содержит формулу со ссылкой на активную ячейку. Влияющей называется ячейка, на которую ссылается формула в активной ячейке.

Для отслеживания зависимостей, т. е. для графического представления влияющих и зависимых ячеек, используют команду Сервис | Зависимости. Облегчить работу с функцией отслеживания зависимостей можно с помощью панели Зависимости (рис. 10). Устанавливается панель командой Сервис | Зависимости | Панель зависимостей.

Рис. 10. Использование панели инструментов Зависимости

В случае, если в ячейке появилось значение ошибки, можно попробовать установить возможную причину с помощью команды Сервис | Зависимости | Источник ошибки (стрелки укажут ячейки с ошибкой).

Графические возможности Microsoft Excel. Диаграммы и карты Диаграммы

Диаграммы MS Excel (рис. 11) дают возможность графического представления различных числовых данных. Для построения диаграмм следует предварительно подготовить диапазон необходимых данных, а затем воспользоваться командой Вставка | Диаграмма или соответствующей кнопкой мастера диаграмм на панели инструментов Стандартная.

В MS Excel можно строить два типа диаграмм: внедренные и диаграммы на отдельных листах. Внедренные диаграммы создаются на рабочем листе рядом с таблицами, данными и текстом и используются при создании отчетов. Диаграммы на отдельном листе удобны для подготовки слайдов или для вывода на печать.

MS Excel предлагает различные типы диаграмм и предусматривает широкий спектр возможностей для их изменения (типа диаграммы, надписей, легенды и т. д.) и для форматирования всех объектов диаграммы. Последнее достигается использованием со­ответствующих команд панели инструментов Диаграммы или с помощью контекстного меню соответствующего объекта диа­граммы (достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на нужном объекте и из контекстного меню выбрать команду Формат).

Рис. 11. Элементы диаграммы MS Excel

Для создания диаграмм в MS Excel прежде всего следует подготовить данные для построения диаграммы и определить ее тип.

При этом необходимо учитывать следующее:

• MS Excel предполагает, что количество рядов данных (У) должно быть меньше, чем категорий (X). Исходя из этого, оп­ределяется расположение рядов (в строках или столбцах), а также — снабжены ли ряды и категории именами.

• Если диаграмма строится для диапазона ячеек, имеющего больше столбцов, чем строк, или равное их число, то рядами данных считаются строки.

• Если диапазон ячеек имеет больше строк, то рядами данных считаются столбцы.

• MS Excel предполагает, что названия, связанные с рядами данных, считаются их именами и составляют легенду диаграммы. Данные, интерпретируемые как категории, считаются названиями категорий и выводятся вдоль оси X.

• Если в ячейках, которые MS Excel будет использовать как названия категорий, содержатся числа (не текст и не даты), то MS Excel предполагает, что в этих ячейках содержится ряд данных, и строит диаграмму без меток на оси категорий (X), вместо этого нумеруя категории.

• Если в ячейках, которые MS Excel намерен использовать как названия рядов, содержатся числа (не текст и не даты), то MS Excel предполагает, что в этих ячейках содержатся первые точки рядов данных, а в каждом ряду данных присваивается ИМЯ Ряд 1, Ряд 2 И Т. Д.