Автозаполнение
Ячейки можно заполнять некоторой информацией автоматически. Для этого предназначена функция автозаполненш, которая вызывается с помощью маркера автозаполненш (черный крест возле правого нижнего угла выделенной ячейки или ячеек) при подведении к нему указателя мыши (рис. 6). Можно также воспользоваться командой Правка | Заполнить | Прогрессия.
Рис. 2.5. Использование маркера автозаполнения
Для осуществления автозаполнения можно использовать также команду Правка | Заполнить (далее, например, можно выбрать Прогрессия).
Форматы данных
Числовые значения, которые вводятся или вычисляются, представляют собой последовательности цифр. Для наглядности представления данные желательно отформатировать, выполнив одно из следующих действий:
выделите ячейку (ячейки) и воспользуйтесь командой Формат | Ячейки | вкладка Число.
правой кнопкой мыши щелкните на выделенной ячейке или группе ячеек и выберите команду Формат ячеек (также вкладка Число).
На указанной вкладке открывается перечень основных типов числовых форматов, доступных пользователю.
Пользовательский формат
В MS Excel имеется возможность самому определить необходимый формат представления чисел. Пользовательский формат можно задать воспользовавшись командой Формат | Ячейки | вкладка Число (либо контекстным меню выделенной области), в открывшемся окне Формат ячеек в списке Числовые форматы выбрать тип Все форматы, в появившемся поле Тип можно задать необходимый пользовательский формат (рис. 7).
Пользовательские форматы могут состоять из 4-х секций, разделенных точкой с запятой (;):
положительный формат (для положительных чисел);
отрицательный формат (для отрицательных чисел);
пулевой формат (для нуля);
формат текста (для текста).
Рис. 7. Задание пользовательского формата данных
Условное форматирование
В MS Excel существует также форматирование с учетом условий (ограничений на числовые диапазоны). Окно Условное форматирование (рис. 8) для задания этих ограничений можно открыть командой Формат | Условное форматирование.
Рис. 8. Окно Условное форматирование
Форматирование рабочих листов
Кроме форматирования числовых данных, MS Excel предоставляет возможности общего форматирования данных, находящихся в ячейках или таблицах— выравнивание текста, выбор шрифтов, рамок и цвета фона. Для этого следует воспользоваться командой Формат | Ячейки (либо командой контекстного меню) для выделенной области или же соответствующими кнопками панели инструментов Форматирование. Можно, конечно, и "вручную" отформатировать каждую ячейку, находящуюся в таблице, однако в MS Excel есть функция автоматического форматирования (т. е. оформления различных параметров) подготовленной таблицы (команда Формат | Автоформат).
Для автоматического форматирования всей подготовленной таблицы следует воспользоваться командой Формат | Автоформат и выбрать в открывшемся окне необходимый формат таблицы;
В отличие от автоформатов, которые применяются для всей таблицы, стили (команда Формат | Стиль) представляют собой комбинации параметров форматирования, которые можно использовать для любой отдельной ячейки.