Формы и отчеты в ms Access

Формы используются для достижения комфорта в работе с Access и при обработке базы данных несколькими пользователями. Форма может служить как средство защиты базы данных от неквалифицированных пользователей, а также средством закрытия конфиденциальной информации. Существует несколько способов создания форм:

• автоформа – автоматическое создание формы с использованием одного из стандартных шаблонов

• мастер форм – создание формы с помощью мастера; предлагаются на выбор стандартные шаблоны и стили оформления;

• конструктор – создание формы на основе пустого бланка при помощи инструментальных средств конструктора форм;

• мастер диаграмм – создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы;

• мастер сводных таблиц – создание сводной таблицы Excel на основе таблиц или запросов Access.

Формы создаются на основе таблиц и запросов. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Для обработки готовых форм предназначен конструктор форм.

Отчет – объект БД, предназначенный для форматирования, вычисления итогов и печати выбранных данных. Отчеты можно создавать на основе таблиц и запросов.

64.Основы языка sql и построение sql-запросов. Сортировка, поиск, фильтрация данных.

SQL является, прежде всего, информационно-логическим языком, предназначенным для описания, изменения и извлечения данных, хранимых в реляционных базах данных. SQL нельзя назвать языком программирования

Изначально, SQL был основным способом работы пользователя с базой данных и позволял выполнять следующий набор операций:

• создание в базе данных новой таблицы;

• добавление в таблицу новых записей;

• изменение записей;

• удаление записей;

• выборка записей из одной или нескольких таблиц (в соответствии с заданным условием);

• изменение структур таблиц.

Со временем, SQL усложнился — обогатился новыми конструкциями, обеспечил возможность описания и управления новыми хранимыми объектами (например, индексы, представления, триггеры и хранимые процедуры) — и стал приобретать черты, свойственные языкам программирования.

Каждое предложение SQL — это либо запрос данных из базы, либо обращение к базе данных, которое приводит к изменению данных в базе. В соответствии с тем, какие изменения происходят в базе данных, различают следующие типы запросов:

запросы на создание или изменение в базе данных новых или существующих объектов (при этом в запросе описывается тип и структура создаваемого или изменяемого объекта);

• запросы на получение данных;

• запросы на добавление новых данных (записей)

• запросы на удаление данных;

• обращения к СУБД.

Основным объектом хранения реляционной базы данных является таблица, поэтому все SQL-запросы — это операции над таблицами. В соответствии с этим, запросы делятся на

• запросы, оперирующие самими таблицами (создание и изменение таблиц);

• запросы, оперирующие с отдельными записями (или строками таблиц) или наборами записей.

Каждая таблица описывается в виде перечисления своих полей (столбцов таблицы) с указанием :

• типа хранимых в каждом поле значений;

• связей между таблицами (задание первичных и вторичных ключей);

• информации, необходимой для построения индексов.

Запросы первого типа, в свою очередь, делятся на запросы, предназначенные для создания в базе данных новых таблиц, и на запросы, предназначенные для изменения уже существующих таблиц. Запросы второго типа оперируют со строками, и их можно разделить на запросы следующего вида:

• вставка новой строки;

• изменение значений полей строки или набора строк;

• удаление строки или набора строк.

Самый главный вид запроса — это запрос, возвращающий (пользователю) некоторый набор строк, с которым можно осуществить одну из трёх операций:

• просмотреть полученный набор;

• изменить все записи набора;

• удалить все записи набора.

Таким образом, использование SQL сводится, по сути, к формированию всевозможных выборок строк и совершению операций над всеми записями, входящими в набор.

В режиме таблицы, где данные выводятся в формате строк и столбцов, можно настраивать макет таблицы, устанавливая нужный состав столбцов, изменяя размещение и ширину столбцов, высоту строк, шрифт данных и т.д. в этом режиме могут быть представлены также запросы и формы.

При наличии соответствующих прав доступа пользователь может корректировать данные таблиц в режиме таблицы или формы, выполняя добавление и удаление записей, а также обновление значений полей

При просмотре записей в режиме таблицы или формы можно осуществлять поиск записей, сортировку записей по одному или нескольким полям и фильтрацию записей в соответствии с заданными условиями отбора.

Поиск и замена значений в полях

Для поиска значений в текущем или во всех полях таблицы необходимо в режиме таблицы или формы нажать кнопку панели инструментов Найти или воспользоваться командой меню Правка | Найти.

В появившемся диалоговом окне Поиск и замена На вкладке Поиск в поле Образец вводится значение, которое требуется найти в полях таблицы. В раскрывающемся списке Поиск в выбирается область поиска. Если в таблице не выделен ни один из столбцов, этот раскрывающийся список позволяет выбрать в качестве области поиска поле, в котором установлен курсор, или таблицу целиком. Если в таблице выделено несколько столбцов, то этот список неактивен и поиск автоматически производится только в выделенных столбцах. В раскрывающемся списке Совпадение можно выбрать степень совпадения значений: С начала поля, С любой частью поля, Поля целиком.

Раскрывающийся список Просмотр в нижней части окна позволяет выбрать направление поиска, которое может принимать значения Все, Вверх, Вниз.

Если выбрать в диалоговом окне вкладку Замена, оно дополнится раскрывающимся списком Заменить на, позволяющим ввести в найденные поля новое значение.

Сортировка записей

Сортировка записей по возрастанию или убыванию значений одного поля (поля сортировки) может бать выполнена как в режиме таблицы, так и в режиме формы.

Для сортировки записей можно также использовать команду меню Записи Сортировка. Для сортировки записей формы по нескольким полям она должна быть открыта в режиме таблицы. При переходе в режим формы просмотр записей формы будет осуществляться в соответствии с произведенной сортировкой.

Использование фильтров

Для просмотра и корректировки записей базы данных, удовлетворяющих указанным пользователем условиям отбора, предусмотрена фильтрация таблицы. Фильтр – это набор условий, применяемый для подмножества записей из таблицы, формы или запроса.

Фильтр по выделенному. Простейшим способом задания условия отбора записей является выделение в таблице или форме некоторого значения поля или его части. Рассмотрим этот способ фильтрации на примере таблицы студент.

В таблице или форме, для которой применен фильтр, в строке перехода по записям указано из [число записей] (Фильтр).

Для отбора записей, поля которых не содержат выделенного значения, необходимо после выделения значения выбрать команду меню Записи | Фильтр | Исключить выделенное или нажать правую кнопку мыши и в контекстном меню выбрать команду Исключить выделенное. Если необходимо работать со всеми записями таблицы, то действие фильтра можно отменить, воспользовавшись командой Записи | Удалить фильтр или нажав соответствующую кнопку на панели инструментов. При этом фильтр снимается с таблицы, но сохраняется, и в любой момент его можно применить повторно, используя команду Записи | Применить фильтр.

Созданный при выполнении команды Фильтр по выделенному или Исключить выделенное фильтр сохраняется автоматически при сохранении таблицы, запроса или формы. При последующих открытиях таблицы этот фильтр может быть применен снова.

Обычный и расширенный фильтр.

Кроме фильтра по выделенному можно использовать и другие два типа фильтров — обычный и расширенный фильтр.

Обычный фильтр. Обычный фильтр вызывается командой Записи | Фильтр | Изменить фильтр, или соответствующей кнопкой панели инструментов. В этом окне можно создать новый фильтр или просмотреть и откорректировать ранее созданный фильтр.

После выполнения команды Записи | Фильтр | Изменить фильтр в окне обычного фильтра Фильтр на экран выводится пустая таблица или форма для активного объекта базы данных. На вкладке Найти в поля фильтра вводятся значения, по которым будут отбираться записи. Значения могут вводиться с клавиатуры или выбираться из списка, как это показано для поля. Ввод значений в несколько полей одной строки фильтра определяет отбор записей, в которых присутствуют все указанные значения. При этом заданные условия рассматриваются как объединяемые логической операцией "И".

Расширенный фильтр. Расширенный фильтр вызывается командой Записи | Фильтр | Расширенный фильтр. При этом в окне расширенного фильтра в верхней части выводится список полей активной таблицы. В нижней части окна выводится бланк запроса. В строку бланка запроса Поле из списка перетаскиваются мышью поля, по которым необходимо задать условия отбора записей. Условия отбора вводятся в соответствующее поле окна фильтра. Кроме того, бланк запроса позволяет выбрать тип сортировки для одного или нескольких выбранных полей в поле Сортировка.