2.7. Вибір форми бухгалтерського обліку

Форма бухгалтерського обліку - це система облікових регістрів, які використовують в певній послідовності та взаємозв'язку, для ведення обліку.

Форми бухгалтерського обліку змінювались відповідно до змін економічних умов господарювання. Спочатку облік вівся самим власником господарства для спостереження і контролю збереження його майна та вирахування розміру доходу. Згодом бухгалтерія перетворилася в окремий вид діяльності.

На сучасному етапі стрімко розширюється використання в обліку комп'ютерів, створюються різноманітні комп'ютерні програми для ведення обліку.

Форма бухгалтерського обліку повинна відповідати таким вимогам:

• забезпечити повноту і своєчасність відображення в регістрах господарських операцій, контроль наявності та руху активів і пасивів підприємства;

• надавати можливість раціонально розподілити облікові роботи між працівниками бухгалтерії;

• містити інформацію, необхідну для прийняття ефективних управлінських рішень;

• забезпечувати складання фінансової і податкової звітності відповідно до чинних нормативних документів;

• бути економічною, тобто обмежуватися оптимальним розміром ви­трат на ведення бухгалтерського обліку.

Підприємство самостійно обирає форму бухгалтерського обліку, враховуючи конкретні особливості діяльності та технології облікового процесу. На вибір форми обліку впливають: обсяг облікових робіт, забезпеченість обліковими кадрами і їхня кваліфікація, можливості використання комп'ютерів.

За меморіально-ордерної форми порядок реєстрації господарських операцій такий:

• бухгалтерські документи групують за однорідними операціями і складають меморіальні ордери;

• меморіальні ордери записують у реєстраційний журнал, а потім у головну книгу;

• із документів проводять запис в аналітичні рахунки, які ведуть на окремих картках чи в книгах;

в кінці місяця підраховують підсумки оборотів і залишків за головною книгою та аналітичними рахунками;

• за аналітичними рахунками складають оборотні відомості, підсумки яких звіряють із головною книгою;

• дані головної книги та аналітичного обліку використовують для складання бухгалтерської звітності.

Форма має назву "меморіально-ордерна" через те, що в ній використовують меморіальні ордери. Це бланки, на яких указують зміст господарської операції, її підставу, суму за кореспондуючими рахунками. Меморіальні ордери нумеруються щомісяця, починаючи з пер­шого номера, підшиваються разом з документами, на підставі яких вони складені.

У реєстраційному журналі записують номери меморіальних ордерів, що забезпечує їхнє зберігання, а також суму операції, підсумок якої за місяць звіряють із оборотами за дебетом і кредитом синтетичних рахунків, що відображені в оборотній відомості. Сума цифр за підсумками реєстраційного журналу і оборотної відомості має збіга­тися, що свідчить про достовірність записів.

У головній книзі на кожний синтетичний рахунок використовують окрему сторінку. Рахунки побудовані у вигляді двосторонніх (окремо за дебетом і кредитом) багатогранних таблиць за шаховим принципом, що дає можливість відображати суми за кореспондуючими рахунками. Загальна схема записів при меморіально-ордерній формі бухгалтерського обліку показана на рис. 2.1.

Первинні та зведені документи

Меморіально-ордерна форма бухгалтерського обліку проста у використанні, забезпечує взаємну перевірку записів в облікових регістрах, дає можливість раціонально розподілити облікову роботу між працівниками, виявити та усунути помилки (якщо вони є).

Недоліки меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку такі:

• роз'єднаність синтетичного й аналітичного обліку, що зумовлює відставання записів на аналітичних рахунках від записів на синтетичних рахунках;

• багаторазовість записів господарських операцій, що збільшує обсяг облікових робіт;

• непристосованість облікових регістрів до звітності, що передбачає підготовку різних вибірок і розрахунків для її складання;

• нерівномірність завантаження облікових працівників протягом місяця;

• орієнтація на ручну працю без широкого використання сучасних обчислювальних машин.

Зазначені недоліки меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку обмежують обсяги її використання.

Різновидом меморіально-ордерної форми обліку є форма обліку журнал-головна. При ній хронологічний (за датами) і систематичний (за рахунками) запис здійснюють в одному регістрі - книзі журнал-головна, яка поєднує реєстраційний журнал і головну книгу. Звідси і назва форми обліку - журнал-головна.

У лівій частині книги в окремих графах записують дату, номер, зміст операції, суму. Це замінює реєстраційний журнал. Далі у графах проводять запис сум операцій за дебетом і кредитом рахунків. Це замінює головну книгу.

Кожну операцію (або кілька згрупованих операцій) у книгу жур­нал-головна по одному рядку записують тричі: а) у графі сума оборотів; б) за дебетом рахунків; в) за кредитом рахунків. Після запису операцій за місяць за журналом-головною книгою підраховують обороти і залишки по рахунках. Підсумок у графі "сума оборотів" повинен дорівнювати сумі оборотів за дебетом усіх рахунків і сумі оборотів за кредитом усіх рахунків. Цим забезпечується перевірка правильності записів, а тому не потрібно складати окремо оборотну відомість щодо синтетичних рахунків.

Схема записів за формою бухгалтерського обліку журнал-головна показана на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Схема форми бухгалтерського обліку журнач-головна

Форму обліку журнал-головна тривалий час використовували на підприємствах. Вона проста, зручна і може успішно застосовуватися на невеликих підприємствах. Головним недоліком цієї форми є велика трудомісткість і відрив синтетичного обліку від аналітичного. Тому на її зміну прийшла журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку (рис. 2.3).

При ній аналітичний і синтетичний облік здійснюють одночасно в спеціальних бухгалтерських регістрах - журналах-ордерах і відомостях. До окремих журналів-ордерів ведуть "Аналітичні дані", в яких деталізують проведені записи.

Хронологічний і систематичний запис у журналах-ордерах поєднано. Звідси і назва цих регістрів - вони одночасно є журналами і ордерами.

Журнал-ордер - це нагромаджувальний регістр, побудований за кредитовою ознакою. Він призначений для відображення записів відповідних господарських операцій за місяць по кредиту одного або декількох синтетичних рахунків в дебет кореспондуючих з ними рахунків.

Більшість журналів-ордерів та відомостей до них поєднують синтетичний та аналітичний облік. Тому відпадає необхідність вести аналітичний облік в окремих регістрах. Синтетичний та аналітичний обліки здійснюються в одному обліковому процесі.

Журнально-ордерна форма обліку передбачає використання таких принципів:

• запис операцій в журналах-ордерах здійснюють за кредитом рахунку в кореспонденції з дебетом інших рахунків;

• об'єднання в єдиній системі записів синтетичного й аналітичного обліку;

• відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій в розрізі показників, необхідних для здійснення управління, контролю, аналізу і складання фінансової звітності;

• застосування журналів-ордерів із декількома рахунками, які мають між собою економічний та обліковий зв'язок;

• побудова облікових регістрів із попередньо вказаною кореспонденцією рахунків і показниками, необхідними для складання фінансової звітності;

• застосування місячних, а в деяких випадках квартальних і річних журналів-ордерів з використанням необхідної кількості вкладних листків.

Записи в журнали-ордери і відомості ведуть у хронологічному порядку на підставі первинних документів. У разі великої їхньої кількості по однорідних операціях використовують накопичувальні (допоміжні) відомості, підсумки яких в кінці місяця переносять у журнали-ордери.

Методичними рекомендаціями щодо застосування регістрів бух­галтерського обліку малими підприємствами, які затверджені наказом Міністерства фінансів України № 422 від 25 червня 2003 р., передбачено, що малі підприємства можуть вести бухгалтерський облік за простою і спрощеною формами.

Швидкий розвиток комп'ютерної техніки створив умови для широ­кого її використання в бухгалтерському обліку, що забезпечує автомати­зований процес збирання, реєстрації та опрацювання облікової інформації. З'явився якісно інший характер роботи облікових працівників, розширилися можливості інформаційного забезпечення підприємств.

Використання комп'ютерів змінило технологію обліку і побудову облікових регістрів. Оператор працює на комп'ютері як в регламентному, так і в діалоговому режимах, що дає можливість отримувати необхідну інформацію по запиту в процесі її опрацювання, а не тільки в кінці звітного періоду. Оператор веде діалог з комп'ютером, тому комп'ютерну форму обліку ще називають діалогово-автоматизованою формою.

Основою комп'ютерної форми обліку також є бухгалтерські документи. Але в комп'ютері розміщується великий обсяг довідкової, постійної та змінної інформації, що змінює технологічний процес обліку, дає змогу скорочувати кількість показників у документах.

Етапи облікового процесу комп'ютерної і немашинних форм обліку в загальних рисах збігаються, але технології опрацювання інформації зовсім різні. У разі ведення паперових форм обліку формування облікової інформації здійснюється шляхом запису та узагальнення даних за рахунками. У разі комп'ютерних форм обліку здійснюється кодування інформації в документах і занесення її в комп'ютер. Всі подальші операції виконує комп'ютер в автоматичному режимі. Оператор лише керує його роботою. Застосування комп'ютерів значно зменшує трудоємність ведення бухгалтерського обліку.

За паперової технології ведення бухгалтерського обліку велика кількість помилок виникає на етапі перенесення даних з одного регістра в інший, а також під час виконання арифметичних дій для узагальнення інформації та перенесення її у форми звітності. Використання комп'ютерів повністю ліквідовує подібні помилки, бо інформація заноситься в комп'ютер, а потім вона уже автоматично опрацьовується і накопичується за заданою програмою.

Ефективність використання комп'ютерної техніки в бухгалтерському обліку залежить від дотримання таких принципів:

1. мінімум вхідних даних і максимум вихідної інформації;

2. орієнтування на розв'язання нових завдань і тих, які вирішуються незадовільно без комп'ютерів;

3. створення інтегрованої системи опрацювання даних.

Під час використання комп'ютерів не існує проблеми деталіза­ції аналітичного обліку, інформація надходить оперативно, значно підвищується продуктивність праці облікових працівників, поліпшується не тільки точність та аналітичність інформації, а й її якість - оформлення у вигляді чітко надрукованих показників.

Опрацювання економічної інформації на комп'ютерах здійснюють відповідно до розроблених програм. їх нині є достатньо і кількість постійно збільшується. Комп'ютерні програми адаптують до вимог ринкової економіки.

У разі використання комп'ютерів поняття форми бухгалтерського обліку переходить у поняття комп'ютерної системи бухгалтерського обліку, яка забезпечує автоматизацію опрацювання і систематизацію інформації для потреб управління, охоплює всю процедуру бухгалтерського обліку:

факт—►документ—►облік—►звітність—►закриття облікового періоду.

Ринок бухгалтерських програм дозволяє суб'єктам вибирати один з двох шляхів автоматизації обліку:

1. розробка програм власного забезпечення;

2. придбання універсальної бухгалтерської програми.

У першому випадку: переваги - повна адекватність створеного бухгалтерського продукту особливостям діяльності підприємства; не­доліки - недостатня універсальність програмної розробки і порівняно висока її ціна.

В другому випадку: переваги - можливості розширення зон вико­ристання комп'ютерів, відносно менша ціна; недоліки — складність адаптування до конкретних потреб підприємства.

Програмні продукти вирішують комплекс завдань: а) ведення фінансового обліку і складання фінансової звітності; б) ведення фінансового та управлінського обліку для суб'єктів малого підприємництва; в) ведення окремих розділів обліку - основних засобів, запасів, заробітної плати тощо; г) створення інтегрованої системи опрацювання даних, включаючи ведення бухгалтерського обліку, контролю і економічного аналізу.

Наприклад, комплексна система автоматизації "Парус підприємство" складається з декількох модулів: "Адміністратор", "Бухгалтерія", "Реалізація і склад" та інші. Вона забезпечує автоматизацію збору та опрацювання бухгалтерської та іншої інформації підприємства.

На практиці найбільш розповсюджені такі прикладні програми з ведення бухгалтерського обліку: "1 С: Бухгалтерія", "Парус", "Фінанси без проблем", "Фінанси-2", "Турбо-бухгалтер", "Інфо-бухгалтер", "Бухгалтерія малого підприємства" та інші.

Комп'ютерне опрацювання інформації в бухгалтерії підприємства здійснюють двома способами:

1. створення локальної обчислювальної системи тільки для вирішення облікових завдань;

2. використання єдиної обчислювальної мережі підприємства, яка охоплює всі рівні управління виробництвом.

В недалекій перспективі комп'ютерні системи замінять ручні фор­ми бухгалтерського обліку.