2.5. Організація облікового процесу

Записи в облікових регістрах можуть бути прості, копіювальні, ручні, машинні, шахові, лінійно-позиційні.

Прості - це записи, які здійснюють тільки в одному обліковому регістрі в одному примірнику. Прості записи застосовуються при ве­денні головної книги, аналітичного обліку.

Копіювальні - це записи, які забезпечують за допомогою копію­вального паперу відбиток на двох або більше листах регістру. Наприклад, касову книгу ведуть під копірку, другий примірник якої є звітом касира. Копіювальні записи широко використовують при складанні первинних документів, що скорочує обсяг облікової роботи.

Ручні - це записи, які здійснюють в облікових регістрах вручну, чорнилом або пастою кулькової ручки.

Записи, які здійснюють за допомогою комп'ютерів, належать до машинних. Вони не тільки прискорюють облікову реєстрацію, а й підвищують якість обліку.

Шахові записи забезпечують відображення господарських операцій за дебетом і кредитом кореспондуючих рахунків одноразовим записом, що скорочує обсяг облікових робіт, забезпечує наочність обліку та підвищує контроль.

Лінійно-позиційні записи забезпечують відображення господар­ської операції за дебетом і кредитом рахунка по одній лінії, що покращує контроль за її здійсненням. Такі записи використовують, наприклад, для обліку розрахунків з дебіторами і кредиторами - навпроти документа по надходженню цінностей ставлять відмітку про оплату з посиланням на відповідний документ.

Записи господарських операцій в облікові регістри роблять на підставі документів. Записи проводять чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок або машинними засобами.

Інформацію із первинних документів в облікові регістри переносять за той місяць, в якому були проведені операції. Потрібно не допускати несанкціоноване та непомітне виправлення записів у регістрах, а також забезпечити належне їхнє зберігання протягом встановленого терміну. Відповідальність за правильність реєстрації господарських операцій в облікових регістрах несуть особи, які їх склали відповідно до службових обов'язків.

За кожний місяць в облікових регістрах підраховують обороти за дебетом і кредитом рахунків та визначають сальдо (залишок) по них. Визначені підсумки звіряють за різними регістрами, що забезпечує контроль правильності проведених записів.

Сукупність елементів методу обліку становить систему бухгалтерського обліку. Історично склалося, що в суспільстві широко використовують дві системи бухгалтерського обліку — просту і подвійну.

У разі простої системи господарські операції відображають без кореспонденції рахунків. Подвійна система ґрунтується на подвійному записі. Вона досконаліша за просту і ширше використовується у світовій практиці.

Якщо бухгалтерський облік ведуть на комп'ютерах, то важливо контролювати правильність внесення інформації в комп'ютер. її опрацювання здійснюється автоматично згідно з програмою і практично без помилок.

Сукупність засобів, прийомів та форм, за допомогою яких ведуть облік, становить технологію бухгалтерського обліку Обліковий цикл складається з облікових фаз: оформлення первинних документів, аналіз операцій, запис їх в облікові регістри, складання фінансової звітності. Послідовність бухгалтерських дій називається процедурою бухгалтерського обліку. Вона має бути добре організована.

В бухгалтерському обліку є поняття "розшифрування" і "рознесення". Перше означає, що потрібно спочатку проаналізувати інформацію, тобто чітко усвідомити суть операції, а друге - проведення записів в облікові регістри.

Є два варіанти послідовності відображення операцій:

а) спочатку синтетичний облік, а потім рознесення по аналітичних рахунках;

б) спочатку аналітичний облік, а потім на підставі зведення аналітичних записів одержують синтетичний облік.

Перший варіант чітко проявляється при формі обліку журнал-головна, а другий при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку.

В комп'ютерних системах синтетичний і аналітичний обліки ведуться поєднано.