3.4. Посадові інструкції бухгалтерів

Для чіткої організації роботи, раціонального розподілу і використання праці на підприємствах, в установах та організаціях на кожну посаду, передбачену штатним розкладом (крім робітників), розробляють посадову інструкцію.

Посадова інструкція - це документ, у якому зафіксовано функції, обов'язки, права і відповідальність посадової особи. Посадова інструкція сприяє правильному розподілу обов'язків між працівниками, дає змогу контролювати і оцінювати їхню роботу, розмежовує завдання службових осіб, координує їхні дії, сприяє раціональному використанню робочого часу. Складаючи посадові інструкції, необхідно керуватися нормами законів та іншими офіційними документами, наприклад, До­відником кваліфікаційних характеристик професій працівників (затверджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 28 грудня 2001 р.). Довідник містить кваліфікаційні характеристики різних посад, на основі яких керівники структурних підрозділів готують посадові інструкції для кожної посади. Для облікових працівників посадові інструкції готує головний бухгалтер. Підготовка посадових інструкцій здійснюється згідно з наказом керівника підприємства.

Посадові інструкції узгоджують з юристом, після чого їх затвер­джує керівник підприємства. До відома виконавців їх доводять під розписку із зазначенням дати ознайомлення.

Найменування посад працівників має відповідати виконуваній робо­ті. Перелік посад є у Державному класифікаторі професій (ДКООЗ-95), який діє з І січня 1996 р. Розробляючи посадову інструкцію, вказують назву посади та її код згідно з класифікатором професій. Наприклад, посада "Начальник відділу охорони праці (код КП 1232)". Наводимо професійні назви робіт працівників бухгалтерського обліку (табл. 3.6).

Таблиця 3.6

Професійні назви робіт працівників бухгалтерського обліку згідно з Класифікатором професій ДК 003-95

Код Класифікатора професій ДК 003-95	Професійні назви робіт
1231	Головний бухгалтер
1231	Заступник головного бухгалтера
1229.7	Начальник відділу (сектора)
1237.2	Начальник бюро
2411.2	Бухгалтер (з дипломом спеціаліста)
3433	Бухгалтер
2441.2	Економіст з фінансової роботи
2441.2	Економіст з бухгалтерського обліку та аналізу господарської діяльності
4212	Інкасатор
4211	Касир

Якщо працівник виконує обов'язки різних штатних одиниць, то називати його посаду потрібно з урахуванням посадових обов'язків, які займають у працівника більшу кількість часу.

Посадові інструкції необхідно розробляти для посад, наявних на підприємстві, а не для конкретної особи, яка займає в цей час відповід­ну посаду. Якщо функціональні обов'язки працівника не змінюються, то посадову інструкцію використовують тривалий час, тобто без по­треби її не змінюють протягом багатьох років. Посадові інструкції зберігають на підприємстві три роки після їх зміни.

Посадова інструкція зазвичай складається з чотирьох розділів: за­гальні положення, обов'язки, права, відповідальність (додаток 4 до цієї теми).

Загальні положення. У цьому розділі вказують порядок прийман­ня та звільнення працівника з посади, кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, стаж роботи, уміння працювати з комп'ютером тощо), необ­хідні для виконання посадових обов'язків.

При розробленні посадової інструкції працівника бухгалтерії пе­редусім потрібно звернути увагу на виконання завдань, пов'язаних з веденням бухгалтерського обліку.

Є посади "головний бухгалтер" і "бухгалтер". Головний бухгал­тер - керівник структурного підрозділу. На великих фірмах із значним обсягом роботи у підпорядкуванні головного бухгалтера є певна кіль­кість бухгалтерів. Якщо для фірми достатньо мати одну штатну оди­ницю бухгалтера, то його називають "бухгалтер", але можна також назвати "головний бухгалтер", хоч у нього і немає підлеглих виконав­ців. Оскільки на фірмі немає іншої особи, яка веде бухгалтерський облік, головний бухгалтер і бухгалтер поданий в одній особі.

У таких ситуаціях, на нашу думку, більш доцільно мати посаду "головний бухгалтер", а не просто "бухгалтер". Аргументи такі. Під­приємство, яке не має головного бухгалтера, сприймається клієнтами негативно. Це принижує його авторитет. На банківських документах, формах фінансової і податкової звітності, листах та інших паперах пе­редбачено наявність підписів керівника і головного бухгалтера. Якщо такого немає, то виникають різні запитання і підозри. Під час пошуку особи, яка має вести бухгалтерський облік, фірма оголошує, що їй потрібен "головний бухгалтер", а така посада набагато престижніша, ніж просто "бухгалтер". Працівник, у трудовій книжці якого записа­но, що він працював головним бухгалтером, у разі потреби значно легше знайде собі нове місце роботи, ніж за умови, коли матиме за­пис, що він працював на посаді бухгалтера.

Головний бухгалтер підпорядковується тільки керівникові під­приємства. Це потрібно зазначити у посадовій інструкції, тоді, за на­явності кількох заступників керівника, можна уникнути конфліктів управління. Співробітники бухгалтерії підпорядковуються безпосе­редньо головному бухгалтеру.

Роботи у бухгалтерії мають виконуватися своєчасно. Тому за від­сутності одного з бухгалтерів його заміщає інший, що потрібно пе­редбачити у посадовій інструкції. В ній можна зазначити й таке: пра­цівник зобов'язаний виконувати інші функції, тимчасово покладені на нього розпорядженням головного бухгалтера.

У посадовій інструкції потрібно зазначити порядок приймання-пе-редачі справ у разі призначення та звільнення головного бухгалтера.

Обов'язки. В цьому розділі конкретно визначають функціональні обов'язки працівника відповідно до кваліфікаційної характеристики посади. На малих підприємствах одна особа може виконувати робо­ти, передбачені для різних посад. Тоді в посадовій інструкції зазна­чають обов'язки, які має виконувати відповідний працівник, хоч вони можуть бути передбачені для інших близьких за змістом посад. Це оформляють наказом по підприємству.

Керуючись нормами закону, в посадовій інструкції головного бух­галтера визначають більш детальні обов'язки.

Бухгалтеру забороняється приймати до виконання й оформлення документи за операціями, що суперечать законодавству. В посадо­вій інструкції можна записати, що якщо від керівника підприємства отримано розпорядження здійснити операцію, яка суперечить зако­ну, головний бухгалтер зобов'язаний письмово повідомити керівника про свої сумніви щодо законності операції і має право відмовитися від її виконання. Це відповідає Конституції України, в якій записано, що ніхто не може бути примушений робити те, що не передбачено законодавством (стаття 19 Конституції України).

Бухгалтеру забороняється повідомляти письмово або усно інфор­мацію, що містить комерційну таємницю. Перелік такої інформації потрібно встановити наказом по підприємству.

Перелік обов'язків, що міститься у посадовій інструкції, викорис­товують також у випадках звільнення працівника з ініціативи підпри­ємства, бо може виникнути потреба доводити суду, що працівник не виконує своїх обов'язків, передбачених посадовою інструкцією.

Права. У цьому розділі зазначають права працівника у межах ви­конання своїх обов'язків. Бухгалтер має право вимагати від керівни­ків усіх підрозділів неухильно дотримуватися порядку оформлення і

подання документів і звітності; розробляти і давати пропозиції що­до облікової політики підприємства, застосування нормативних доку­ментів з організації бухгалтерського обліку, залучення кредитів тощо; бере участь у розробленні заходів із запобігання нестачам і втратам, затвердженні змін до штатного розкладу, узгодженні проектів дого­ворів, перевірках структурних підрозділів щодо дотримання порядку ведення обліку і контролю. Тут треба не забувати, що використання прав бухгалтера гарантує його право другого підпису на грошових, банківських та інших документах, договорах, формах фінансової, ста­тистичної та податкової звітності тощо.

Відповідальність. У цьому розділі встановлюють відповідаль­ність працівника за виконання посадових обов'язків. Тут можна пода­ти загальне формулювання, що працівник несе дисциплінарну, мате­ріальну, адміністративну і кримінальну відповідальність за виконання посадових обов'язків згідно з чинним законодавством.

З метою полегшення складання посадових інструкцій на підпри­ємстві у додатку 4 до цієї теми наводимо витяг із Довідника квалі­фікаційних характеристик професій працівників та зразки посадо­вих інструкцій: директора, головного бухгалтера, касира, оператора комп'ютерного набору.