15. Требования к оформлению первичных документов (ст. 9 фз «о бухгалтерском учете»)

Бухгалтерский учет – это упорядоченная система (а) сбора, (б) регистрации и (в) обобщения информации в денежном выражении об (1) имуществе, (2) обязательствах организаций и (3) их движении путем (I) сплошного, (II) непрерывного и (III) документального учета всех хозяйственных операций.

При сплошном учете (I) не может быть ни одной операции, которая бы не отражалась в отчетности; под непрерывностью (II) понимается постоянное ведение бухгалтерского учета с момента регистрации организации в качестве юридического лица до момента ее реорганизации или ликвидации; документальность (III) учета означает, что все операции отражаются в первичных документах – правоустанавливающих и правоподтверждающих.

Объектами бухгалтерского учета являются (1) имущество организаций, их (2) обязательства и (3) хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности.

Благодаря бухгалтерскому учету формируется полная и достоверная информация о деятельности организации и ее имущественном положении. Такая информация предоставляется внутренним пользователям (руководителям, учредителям, участникам, собственникам имущества организации) и может предоставляться внешним пользователям (инвесторам, кредиторам, государственным органам). При этом ОАО, банки и другие кредитные организации, страховые организации, биржи, инвестиционные и иные фонды обязаны публиковать свою годовую бухгалтерскую отчетность.

За рядом исключений все организации обязаны⁴ вести бухгалтерский учет. Для этого либо (а) учреждается бухгалтерская служба, возглавляемая главным бухгалтером; либо (б) в штат организации вводится должность бухгалтера; либо (в) ведение бухгалтерского учета передается по договору специализированной организации или бухгалтеру-специалисту; либо (г) бухгалтерский учет ведется лично руководителем организации.

Организация ведет бухгалтерский учет путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета⁵. Суть в том, что каждая хозяйственная операция записывается на двух счетах – по дебету одного счета и по кредиту другого – в одинаковой сумме. Таким путем обеспечивается контроль за движением имущества, поскольку актив и пассив баланса всегда должны быть равны и в сумме дают «0»⁶.

В результате ведения бухгалтерского учета создается определенная совокупность документов, называемая бухгалтерской отчетностью⁷. Она состоит из (а) бухгалтерского баланса; (б) отчета о прибылях и убытках; (в) приложений; (г) аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности; (д) пояснительной записки⁸.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организации. Именно они, а также главный бухгалтер в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности.

В бухгалтерском учете одним из важнейших вопрос является оформление и учет хозяйственных операций. Такие операции оформляются оправдательными документами и служат первичными учетными документами, на основании которых и ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы должны быть составлены по установленной форме⁹ и должны содержать следующие : (а) наименование документа; (б) дату его составления; (в) наименование организации, от имени которой составлен документ; (г) содержание хозяйственной операции; (д) параметры хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; (е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления¹⁰; (ж) их личные подписи с расшифровкой.

Помимо иных форм, Росстат утвердил также и типовую форму доверенности на осуществление определенных действий с первичной учетной документацией. Такая доверенность должна быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером. Однако этому будто бы противоречит положение ГК РФ о том, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. Но это не так: данные нормы необходимо рассматривать как специальную и общую. Поэтому на доверенности для работы с первичными учетными документами должны быть подписи руководителя организации и главного бухгалтера.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Срок обязательного хранения первичных учетных документов – 5 лет и более.

16. Бухгалтерская отчетность