8. Деловое совещание. Типы совещаний; подготовка совещания; правила поведения на совещании; как контролировать дискуссию; анализ проведенного совещания.

Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по

обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллек-

тивного осмысления и решения.

Типы совещаний можно классифицировать в зависимости от управлен-

ческих функций:

− совещания по планированию, на которых обсуждаются вопросы

стратегии и тактики деятельности организации, ресурсы, необходимые для

реализации планов;

− совещания по мотивации труда, где обсуждаются проблемы производи-

тельности и качества, удовлетворенности персонала, причины низкой

мотивации, возможности ее изменения, вопросы морального и материального

стимулирования;

− совещания по внутрифирменной организации, где предметом

обсуждения становятся вопросы структурирования организации, координации

действий структурных подразделений, делегирование полномочий и др.;

− совещания по контролю за деятельностью работников посвящены

обсуждению результатов деятельности, достижения поставленных целей,

проблемам срывов, низкой производительности;

− совещания, специфические для организации, где обсуждаются

оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в организации,

инновации и возможности их внедрения, проблемы выживания, конкурен-

тоспособности, имиджа, стиля.

При подготовке совещания необходимо определить: цель совещания –

описание ожидаемого результата, нужного решения, желательного итога;

предмет обсуждения – тема совещания, которая должна быть актуальной,

конкретно сформулированной и представляющей интерес для участников

совещания.

Повестка совещания – письменный документ, содержащий следующую

информацию: тема; цель; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и

окончания; место проведения; фамилии и должности докладчиков, работников,

ответственных за подготовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос;

место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Совещания проходят оперативно и конструктивно, когда участники не

просто информированы о правилах поведения, но и придерживаются их.

Правила поведения на совещании для руководителя:

− начать и завершить совещание в точно назначенное время;

− сообщить о регламенте;

− согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

− назначить ответственного за регламент и протокол;

− регулировать деловитость и направленность выступлений;

− соблюдать корректность дискуссии;

− использовать разнообразные приемы для активизации внимания

участников совещания;

− подводя итоги, обобщить все сказанное, сформулировать выводы,

определить задачи на будущее;

− в заключение оптимизировать ситуацию, настроить персонал на

эффективную работу.

Правила поведения на совещании для участников:

− не следует бояться взять на себя ответственность за то, что вы говорите;

− не рекомендуется использовать провокационные вопросы или вопросы-

ловушки, которые провоцируют конфликты, становятся причиной ухода от

проблемы;

− в высказываниях быть конкретным, четким, корректным;

− оставаться естественным — самим собой, а «не играть роль»;

− выражать собственную позицию.

После совещания необходимо направить усилия на выполнение принятых

решений: проанализировать ход и результаты; внимательно просмотреть

протокол результатов; создать условия для реализации намеченных

мероприятий.

9. Пресс-конференция. Зачем проводят пресс-конференцию; подготовка к пресс-конференции; предварительные встречи с представителями прессы; где и как проводить пресс-конференцию; проведение пресс-конференции.

Пресс-конференция – мероприятие, направленное на информационную и

рекламную поддержку имиджа организации. Этот вид деловых контактов во

многом обеспечивает эффективность взаимодействия с внешней средой.

Структура пресс-конференции. В вводной части обязательны следующие

элементы: приветствие; разъяснение причины проведения; программа;

представление выступающих; информация о материалах, представляемых

прессе.

В ходе пресс-конференции: докладчик кратко зачитывает текст заявления,

в котором отмечается о причинах ее проведения; репортеров просят задавать

вопросы докладчику; определяется очередность ответов на заданные вопросы,

при этом репортеры не должны отклоняться от объявленной темы.

Ведущий на пресс-конференции должен: не допускать преувеличений,

называть вещи своими именами; проявлять уважение к своим конкурентам,

политическим противникам; не стремиться убедить других в том, что успех —

исключительно ваше личное достижение; не вступать в споры, не использовать

«закрытые» ответы типа «Да», «Нет»; не затрагивать тем, освещение которых в

прессе нежелательно; не проявлять пристрастия или неприязни к кому-либо из

участников пресс-конференции.