41. Особенности хранения документов.

Условия хранения документов

От условий хранения документов зависит их сохранность. Не все организации создают для хранения своих документов специализированные архивные хранилища. Для малого и среднего бизнеса собственный архив и вовсе не нужен. Обычно под архив такие компании выделяют определенное место в офисе или отдельную маленькую комнатку. В любом случае для уверенности в том, что Ваша документация будет в надлежащем состоянии нужно соблюдать определенные условия хранения документов. Итак, давайте разберем, какие условия хранения документов нужно соблюсти, чтобы документы не испортились и были в «боевом» состоянии.

Охрана документов.

Во-первых, необходимо сократить до минимума возможность утраты ил хищения документов. Для этого обычно заводится журнал, в котором указывается, кто взял определенный документ и на какой срок. Также необходимо установить сигнализацию. Второе условие хранения документов – это организация противодействия пожарам. Для этого стены архивного хранилища должны быть огнеустойчивыми, если этого добиться тяжело, то нужно разместить архив в месте с наименьшей возможностью возгорания.

Температурный режим.

Выполнение условий хранения документов подразумевает создание в архиве необходимой температуры и влажности. По архивным нормам температура должна быть 17-19°C, а относительная влажность воздуха 50-55%. Если нет возможности регулирования климата необходимо устанавливать механические средства увлажнения, а также периодически производить проветривании архивного хранилища. Нужно понимать, что описанные условия хранения документов нужны для длительного хранения документов. Естественно текущие документы можно хранить и в обычных помещениях, но не более полугода.

Световой режим

Хранение архивных документов производится в темноте. Для этого предназначены специальные архивные стеллажи, папки и архивные коробки. Нельзя помещать документы в полиэтиленовые файлы! Освещение в самом архивном хранилище может быть как искусственным, так и естественным. Для искусственного освещения лампы должны быть обязательно в закрытых плафонах.

Санитарный режим и гигиена

Для создания оптимальных условий хранения документов необходимо содержать архив в чистоте и порядке. Необходимо исключить появление грызунов, пыли или плесени. Влажную уборку можно производить растворами антисептиков. Также необходимо организовать циркуляцию воздуха и исключить образование непроветриваемых зон.

Расстановка стеллажей и шкафов

Условия хранения документов будут не очень хороши, если не будет правильно расставлена мебель. Необходимо организовать проходы между архивными стеллажами (75-120см). Расстояние между нижней полкой и полом не должно быть меньше 15см.

Общие требования

Архивные документы нужно размещать так, чтобы по возможности сократить время поиска необходимого документа до минимума. Для этого создается план (схема) размещения документов в архиве. На папки и коробки наклеиваются ярлычки с указанием дел, хранящих в данной папке.