19. Значение документационного обеспечения управления. Коммуникативная и управленческая деятельность посредством документов. Этические аспекты письменных коммуникаций.

В управленческой деятельности информационное обеспечение достаточно тесно связано с документационное обеспечение.

Документационное обеспечение управления - деятельность специальных работников или подразделений органов ГНС по созданию документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

Основной составной частью документационного обеспечения является делопроизводство - деятельность, охватывающая создание документов и организацию работы с документами: организацию документооборота, использования информационно-поисковых систем документов органа, контроль исполнения документов и подготовку их для передачи в архив.

Значение документационного обеспечения заключается в том, что в общем объеме управленческой работы (по разным оценкам) до 60-70% занимают операции с документами. Информация, которая в них содержится, может быть использована только после проведения ряда делопроизводственных операций (фиксации, обработки, систематизации и т.п.).

Основным носителем информации в современном аппарате управления является документ, с помощью которого осуществляются деловые связи. Поэтому рационализация делопроизводства является важным направлением научной организации труда работников сферы управления. С усложнением управляемых процессов возрастает объем документооборота.

Коммуникативная и управленческая деятельность посредством документов

Возьмем для рассмотрения роли документов в деятельности предприятия условный упрощенный пример. Предположим, на наш завод постоянный клиент прислал заказ на изготовление партии продукции. Этот заказ должен быть выполнен на официальном бланке, заверен необходимыми подписями ответственных лиц и печатью, содержать сведения о наличии у заказчика счета в банке, с которого он переведет нам деньги за продукцию. Для нас этот документ является гарантией того, что, понеся расходы по производству продукции, мы не останемся без компенсации наших затрат. В случае спора такой документ должен иметь статус доказательства в арбитражном суде.

Этот документ поступает к нам в канцелярию по почте или факсу (не всякий заказ можно выполнять на основании заказа по факсу, поскольку факсимильное сообщение -- это не подлинник, а факсимильная копия документа, а суды рассматривают только подлинники документов). В канцелярии его должны принять, проверить достоверность, правильность составления, наличие всех необходимых элементов, положенных для такого рода документов. Документ должны зарегистрировать, т. е. присвоить уникальный индекс и номер, благодаря которым этот документ будет отличаться от массы подобных ему, его можно будет найти, проконтролировать его движение, установить место хранения.

Такого рода важные документы направляются обычно на рассмотрение руководителю организации, который накладывает резолюцию, пишет свое решение, что следует делать, кому и когда по сути данного документа.

В процессе производства изделия стороны обмениваются служебными письмами разного предназначения: напоминание, информирование, уточнение, изменение условий и т. п.

Завершается эта деятельность отгрузкой изготовленного изделия, его отправкой с сопроводительными документами, выставлением банковского счета на оплату издержек производства. Все участники производства, его организаторы и руководители получают компенсацию за труд (заработную плату, премии) из средств, поступивших за реализацию изделия.

У каждого из документов свое предназначение, особенности содержания и разработки, свои маршруты движения по подразделениям.

Обмен информацией может осуществляться разными способами:

через устное слово

через письменное слово

с опорой на рисунки и схемы

с помощью языка мимики и жестов

с помощью прикосновений и т.д.

1. Зачем нужны письменные коммуникации.

Зачем в наше время тратить усилия на подготовку письменных сообщений, если можно с успехом воспользоваться другими средствами коммуникации, например, позвонить по телефону?

В век электронных чудес, в котором мы живем, выражения «деловое письмо», «служебная записка», «должностная инструкция», на первый взгляд, могут показаться несколько устаревшими. Широкое внедрение мобильной телефонной и факсимильной связи, доступность электронной почты действительно снизили потребности в письменных документах. Тем не менее, имея в своем распоряжении эти альтернативы, мы продолжаем посылать сотни миллионов писем в год, фиксировать на бумаге свои договоренности с партнерами, вести внутрифирменное делопроизводство и т.д.

К письменным коммуникациям обычно прибегают при необходимости:

--Сохранить запись сообщения;

--Обеспечить письменное основание для обсуждения или доказательства;

--Прояснить сложный вопрос;

--Передать важную или официальную информацию

--Отправить одно и то же сообщение нескольким людям.

В некоторых случаях деловой этикет рекомендует передавать информацию только в письменном виде: например, приглашение на деловой прием, поздравление с юбилейной датой и др.

Более того, в отдельных случаях это письменное сообщение может быть сделано обязательно от руки, например, выражение соболезнования никогда не печатается. Благодарность за поздравление (с повышением по службе, по случаю бракосочетания) тоже рекомендуется написать от руки.

Итак, минимальный перечень ситуаций в деловой жизни, которые принято сопровождать письменными сообщениями:

--поздравление (в связи с юбилейной датой, по случаю бракосочетания, получения нового служебного назначения, по случаю выигранного конкурса и т.п.); отметим, что с днем рождения письменно поздравляют только при наступлении круглой даты;

--соболезнования по соответствующему случаю (только от

руки);

--выражение благодарности за прием (на следующий день),

за подарок, за поздравления (лучше от руки);

--в других подобных случаях.

Подпись под деловым письмом всегда делается от руки; факсимиле в деловых письмах не допускается, так как свидетельствует о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса.

Уважающая себя компания, которая испытывает подобные же чувства к своим клиентам, поставщикам и прочим корреспондентам, обязательно пользуется фирменной почтовой бумагой, на которой и пишутся деловые письма.

Почтовая бумага должна быть хорошего качества и разного формата - от стандартного А4 до небольшого А8. Цвет бумаги -только светлый: белый, кремовый, светло-серый и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака); в некоторых случаях там же напечатаны имя и фамилия сотрудника, может быть, и его должность.