Вычисляемые поля и надписи в отчетах
Кроме существующих полей и надписей в отчетах есть возможность добавлять новые поля данных и надписи. Например, отредактируем отчет Товары следующим образом: изменим оформление и добавим новое поле Сумма, в котором будет отображаться суммарная стоимость каждого товара на складе (Цена * Количество). Процесс создания нового поля в отчете происходит в точности так же, как и на форме (см. п.7.1.5). Поэтому приведите отчет Товары к виду, показанному на рисунке 8.5 самостоятельно.
Рисунок 8.5 – Отчет Товары с вычисляемым полем Сумма
Теперь давайте еще усложним созданный отчет, проведя итоговое вычисление по полю Сумма, определив совокупную стоимость всех товаров на складе, разместив ее, например, в поле ИТОГО.
Для выполнения задания опять откроем отчет Товары в режиме Конструктора. Поле ИТОГО должно размещаться в самом конце отчета, когда уже выведена информация обо всех товарах. Поэтому разместим новое поле в области Примечание отчета непосредственно под полем Сумма (рисунок 8.6).
Рисунок 8.6 – Новое поле в примечании отчета Товары
В результате на форму добавился новый Свободный элемент и перед ним надпись – Поле16. Вместо надписи Поле16 напишем ИТОГО:, а чтобы заполнить данными Свободный элемент произведем по нему двойной щелчок, чтобы открылось Окно свойств. Чтобы заполнить поле информацией, перейдем на вкладку Данные, нажмем в конце строки Данные кнопку . Откроется Построитель выражений. Прежде чем построить формулу для вычисления совокупной стоимости всех товаров на складе, вспомним из темы Запросы, какие групповые операции возможны над набором значений. Это следующие операции:
Sum – сумма значений в группе;
Avg – среднее значение в группе;
Min – минимальное значение в группе;
Max – максимальное значение в группе;
Count – число значений в группе.
Из приведенного списка нам потребуется использовать функцию Sum. Осталось определить, что будет являться параметром для этой функции. Для этого в Построителе выражений во втором столбце найдем поля Цена и На складе и перемножим их (рисунок 8.7).
Рисунок 8.7 – Формула для вычисления совокупной стоимости товаров
Формула готова. Чтобы сохранить результат, в Построителе выражений нажмем кнопку ОК. В результате вернемся опять в Окно свойств. Далее перейдем на вкладку Макет и установим Формат поля – Денежный. Окно свойств можно закрыть. В результате свободный ранее элемент заполнится данными. Для того чтобы созданное поле отличалось от остальных, сделаем его начертание полужирным. А также отделим эту информацию от всего остального отчета линией. Чтобы разместить в отчете линию нужно перейти на вкладке Конструктор ленты MS Access и выбрать элемент управления Линия (рисунок 8.8).
Рисунок 8.8 – Выбор элемента управления Линия
Разместим над созданным полем линию, чтобы наглядно отделить Область примечания от Области данных отчета(рисунок 8.9).
Рисунок 8.9 – Примечание отчета Товары
Сохраним изменения, проделанные в отчете и закроем его. Откроем отчет Товары в обычном режиме и проверим полученный результат (рисунок 8.10).
Рисунок 8.10 – Отчет Товары с вычисляемым полем ИТОГО
Задание для самостоятельного выполнения:
Произвести оформление отчета Работники в соответствии с образцом, приведенном на рисунке 8.11. При выполнении задания учесть, что Премия = 30 % от Оклада, а Зарплата = Оклад + Премия.
Рис. 8.11 – Доработанный отчет Работники