Простые отчеты
Процесс создания отчета во многом напоминает процесс создания формы. То есть средства создания отчетов во многом такие же, как средства создания форм.
Создание отчетов с помощью Мастера отчетов
Чтобы воспользоваться данным способом создания отчетов необходимо выбрать пункт меню Создание, а в нем подпункт Мастер отчетов (рисунок 8.1). В результате запустится мастер создания отчетов.
Рисунок 8.1 – Вызов Мастера отчетов
На первом шаге работы мастера выберем таблицу, на основании которой будет строиться новый отчет, – Товары. В результате в окне Доступные поля появится список полей таблицы Товары. Чтобы определить, какие именно поля из выбранной таблицы будут присутствовать в отчете, необходимые нам поля требуется из окна Доступные поля переместить в окно Выбранные поля. Мы выберем все. Чтобы быстро перенести все поля в окно Выбранные поля можно воспользоваться кнопкой (рисунок 8.2).
Рисунок 8.2 – Первый шаг работы Мастера отчетов
Перейдем к следующему шагу работы мастера, нажав кнопку Далее. На втором шаге можно добавлять уровни группировки для выбранных полей. Мы это делать не будем, поэтому просто нажмем кнопку Далее.
На третьем шаге можно задать требуемый порядок сортировки. Оставим текущую сортировку по Коду товара (т.е. ничего не будем выбирать). Опять нажмем кнопку Далее.
На четвертом шаге работы мастера производится выбор вида макета для отчета. Оставим выбор Табличный, ориентацию оставим Книжную. Опять нажмем кнопку Далее.
На последнем шаге задается имя нового отчета. Оставим предложенный вариант – Товары. И нажмем кнопку Готово. В результате на экране появится новый табличный отчет Товары (рисунок 8.3).
Рисунок 8.3 – Отчет Товары
Обратите внимание, что в верхней части отчета автоматически сформировался заголовок Товары, а внизу страницы вставилась информация о текущей дате, номере страницы и количестве страниц в документе. Закроем созданный отчет, подтвердив сохранение.
Задания для самостоятельного выполнения:
Создать табличный отчет на основании таблицы Работники.
Созданный отчет сохранить под именем Работники.
Создать табличный отчет на основании таблицы Покупатели.
Созданный отчет сохранить под именем Покупатели.
Редактирование отчетов с помощью Конструктора
Хотя создание отчетов с помощью мастера не представляет никакой сложности, такие отчеты зачастую нуждаются в дополнительной доработке, которая производится в режиме Конструктора.
Произведем доработку отчета Работники. Для этого откроем его в режиме Конструктора, например, щелкнув по отчету правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню пункт Конструктор.
В режиме конструктора видно, что отчет, как и форма, включает в себя три составные части: Заголовок отчета, Область данных и Примечание отчета, а также элементы, которые отсутствовали на форме: Верхний колонтитул и Нижний колонтитул. На данный момент область Примечание отчета не содержит никакой информации и не отображаются в режиме отчета. В области данных расположены поля, в которых выводится информация из таблицы Работники. В области верхнего колонтитула находятся подписи полей, описывающие выводимую на экран информацию. Например, Оклад в колонтитуле – это обычная надпись, а Оклад в области данных – это поле. Соответственно в режиме отчета в поле будет выведена конкретная сумма, а над ней вверху каждой страницы будет написано: Оклад. Использование колонтитулов особенно удобно, когда в отчете несколько страниц, так как в таком случае на каждой странице сверху столбцы будут подписаны и информация отчета будет легко и правильно восприниматься.
Предложенное MS Access оформление отчета можно изменять по своему вкусу, добавлять новые надписи и новые поля. Точно так, как это делалось на формах. Надпись Работники разместите по центру области Заголовка и выберите для нее следующие параметры: начертание – полужирный, размер – 22, цвет текста – черный. Уменьшите также высоту области Заголовок отчета, чтобы сэкономить место при печати отчета. Надписи в области Верхний колонтитул сделайте полужирными и черными. А поля в Области данных и в Нижнем колонтитуле – черными. Можете также произвольно настроить оформление надписей и полей, расположенных в Области данных (рисунок 8.4).
Рисунок 8.4 – Оформление отчета в режиме Конструктор
Сохраним проделанные нами изменения и закроем отчет Работники, открытый для редактирования в режиме Конструктора. Проверим результат нашей работы, открыв отчет Работники в режиме отчета (двойной щелчок по нему).