39. Измерение и оценка состояния и хода выполнения работ
Оценка и контроль - часть работы каждого управляющего проектом. В крупных проектах неформальный контроль трудноосуществим, и формальный официальный контроль становится настоятельной необходимостью. Оценка проекта и контроль делают необходимой единую систему измерения хода работы над проектом по сравнению с планом проекта, предусматривающим разработку продукта или услуги вовремя, в соответствии со сметой и в виде, нужном для заказчика.
Контроль процесса
В управлении проектом контролем пренебрегают больше всего.
В слове "контроль" для многих заложен отрицательный смысл, и поэтому ему часто сопротивляются.
Измерение и оценка хода выполнения проекта делают необходимым процесс контроля, состоящий из четырех этапов:
Разработка основного плана.
Измерение хода работы.
Сравнение плана и фактических результатов.
Принятие мер.
Этап 1: разработка основного плана.
Основной план дает нам элементы измерения хода работ.
Распределение работ по этапам проекта определяет работу, как дискретные пакеты работ, связанные с промежуточными результатами и организационными подразделениями.
Этап 2: измерение хода работы.
Время и сметы являются количественными измерителями хода выполнения работы, которые легко интегрируются в общую информационную систему.
Качественные показатели, такие, как соблюдение технических требований заказчика или функционирование продукта, наиболее часто контролируются в процессе специальных инспекций или уже в процессе фактического использования.
Этап 3: сравнение плана с фактом.
Периодический мониторинг и измерение статуса проекта позволяют сравнить ожидания с фактом.
Обычно отчеты о статусе заслушиваются каждые 1-4 недели, в этом случае они эффективны и позволяют исправлять отклонения.
Этап 4: принятие мер.
Если расхождения с планом значительны, потребуется корректировка, которая вернет проект в соответствие с оригинальным или пересмотренным планом.
Мониторинг времени выполнения работ
Основная цель отслеживания хода работ состоит в том, чтобы как можно раньше заметить отрицательное отклонение от плана и определить, нужны ли корректирующие действия.
Основой для сравнения плана с фактическим ходом работ служит сетевой график. Типичными инструментами контроля являются графики (диаграмма) Ганта.
Рис. 6.1 показывает график Ганта с указанием последней информации по проекту на седьмом периоде.
Рис. 6.1. График Ганта, демонстрирующий статус графика
Microsoft Project— программа управления проектами, разработанная и продаваемая корпорацией Microsoft.
Microsoft Project создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ.Microsoft Project создаёт расписания критического пути. Расписания могут быть составлены с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме Ганта.
Прямоугольная таблица под схемой выполнения плана обозначает фактическое время начала и окончания для выполненных операций или любую часть выполненной операции (см. операции A, B, C, D и E ).
Например, фактическое время начала для операции С - период 2, фактическое время окончания - период 6, фактическая продолжительность - 4 единицы времени, а не 5 периодов, как по первоначальному графику.
Незавершенные еще операции показывают фактическое время начала до настоящего момента, продолжающая линия показывает оставшееся по графику время (см. операции D и Е ).
Оставшееся прогнозируемое время для операций D и Е обозначено заштрихованной линией.
Операция F, которая еще не выполнялась, обозначает параллельными линиями пересмотренное время фактического начала (10) и окончания (14).
Обратите внимание, как обозначается продолжительность, отличная от первоначального графика, как в случае операций D и Е.
Либо операция завершена, и этот факт известен, либо новая информация говорит о необходимости пересмотра оценки затрат времени и отражении их в отчете о статусе.
Для операции D пересмотренная продолжительность по прогнозам составит 4 единицы времени, что на один период времени дольше первоначального графика.
График контроля расписания - еще один инструмент мониторинга хода выполненных работ и оценки тенденций.
На рис. 6.2 представлен график контроля проекта.
Рис. 6.2. Схема контроля графика проекта
График используется для того, чтобы представить расхождения между запланированным по графику временем на критическом пути в каждый конкретный день с фактической точкой на критическом пути.
Хотя из рис. 6.2 видно, что проект начал отставать от графика практически сразу, вычерченная схема показывает, что благодаря корректировке проект удалось вернуть к намеченному графику. Если тенденция сохранится, то проект начнет опережать график.
Так как намеченное графиком время операций представляет собой средние показатели продолжительности операций, четыре результата наблюдений, отклоняющиеся в одном направлении, показывают, что существует большая вероятность того, что это есть явная тенденция.