Контрольная работа № 1 Основы работы в табличном процессоре Microsoft Excel Цели и задачи выполнения контрольной работы №1

В настоящее время большинство прикладных задач решаются с применением компьютерной техники. Это обстоятельство требует от современных специалистов в различных областях иметь опыт работы с прикладными программами. Наиболее часто используются различные офисные приложения, такие как текстовые редакторы, электронные таблицы или системы управления базами данных.

Таким образом, основная цель выполнения контрольной работы состоит в формировании у студентов практических навыков работы с типичными прикладными программами на примере табличного процессора Microsoft Excel.

Краткие теоретические сведения Список условных обозначений

• (л1) – одинарный щелчок левой кнопкой мышки на объекте, указанном курсором;

• (л2) – двойной щелчок левой кнопкой мышки на объекте, указанном курсором;

• (п1) – одинарный щелчок правой кнопкой мышки на объекте, указанном курсором;

• (л) – перетаскивание мышкой объекта, который зацеплен курсором;

• <Ctrl> – название клавиши, которую следует нажать, или кнопки в окне Windows, по которой следует сделать (л1);

• <Ctrl+Home> – одновременное нажатие клавиш, названия которых указаны между <>;

• ВставкаРисунок… – движение по указанным пунктам меню для заказа нужного действия;

• названия программ, окон и параметров пишутся с большой буквы;

• при заказе параметров в диалоговом окне слово "выбираем" означает, что надо сделать (л1) по нужным параметрам и затем (л1) на кнопке подтверждения выбора (обычно <ОК>, <Готово>, <Применить>, <Далее> и т. п.);

• вместо мышки можно двигаться по кнопкам диалогового окна, нажимая клавиши <Tab> или <Shift+Tab>. Подтверждение выбора осуществляется клавшей <Enter>. Отказ от выбора – кнопкой <Отмена> или клавишей <Esc>.

Основные понятия Excel

Главное окно Excel аналогично окнам других приложений Windows. Его вид представлен на рисунке 1.

Рисунок 1 – Главное окно программы Microsoft Excel

Файл документа, созданного в Excel, имеет расширение .xlsx и называется рабочей книгой. Книга состоит из отдельных листов. На них можно располагать данные, формулы, которые их обрабатывают, пояснительные тексты, индивидуальные программы пользователя для сложной обработки данных и т. д.

Листам можно присваивать удобные имена или пользоваться шаблонными именами "Лист1", "Лист2" и т. д. Выбор листа для работы – (л1) на ярлычке листа, изменение имени – (л2) на нём и, затем, набор нового имени вместо выделенного старого.

Рабочее поле листа разбито на ячейки. Каждая ячейка стоит на пересечении столбца и строки. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита, строки – числами. В адресе ячейки первым указывается столбец. Адрес активной ячейки, в которую поступает информация, набираемая на клавиатуре, указывается в адресном поле строки формул. Примеры адресов ячеек: A5, DA3, A78 и т. д. (но не 5V, 3DA, 78A).

Группа ячеек, которая обрабатывается одной командой, называется блоком. Прямоугольный блок ячеек задаётся адресами концов любой его диагонали, указанными через ":". Если блок имеет сложную форму, его разбивают на прямоугольные фрагменты и перечисляют их координаты через ";". Примеры блоков: А3:А3 – блок из одной ячейки, B2:D4 – блок из девяти ячеек (B2, C2, D2, B3, …, D4), Е2:Е4 – фрагмент столбца (Е2, Е3, Е4), А3:А6;D8:D12 – сложный блок из двух фрагментов столбцов. Если требуется сослаться на столбец (строку) целиком, в адресе указывают только одну компоненту. Пример: А:С – блок состоит из всех ячеек столбцов А, В и С, 12:34 – все ячейки строк с 12 по 34.Вместо стандартных адресов ячейкам и блокам можно присваивать имена, удобные пользователю.

Ячейки, объединённые в блок, выделены рамкой и контрастным цветом. Одна из них (обычно верхняя левая) остаётся светлой. В неё можно вводить информацию, не снимая выделения с блока в целом. В правом нижнем углу выделена прямоугольная точка. Это маркер протягивания (автозаполнения). Курсор мышки превращается на ней в тонкий крестик. (л) этого крестика называется протягиванием. Результаты, к которым приводит протягивание в разных случаях, описаны ниже.

Приёмы выделения прямоугольных блоков:

• Клавишами – <Shift + клавиши навигации курсора>.

• Мышкой – курсор в форме толстого крестика протащить по нужным ячейкам.

• Выделение целого столбца (строки) мышкой – (л1) на маркере нужного столбца (строки) в адресной линейке.

• Выделение группы столбцов (строк) мышкой – (л) по маркерам нужных столбцов (строк) в адресной линейке.

• Выделение всего листа – (л1) на пустой клетке, которая находится вверху слева на пересечении адресных линейки и столбца.

Если блок имеет сложную форму, первый фрагмент выделяется любым из перечисленных способов, а последующие добавляются к нему с помощью <Ctrl + (л)>.

Чтобы снять выделение, достаточно выполнить (л1) или нажать любую клавишу навигации курсора без <Shift>.

Ввод текстов. Текст вводится обычным способом как и в документе Microsoft Word. По умолчанию он прижимается к левому краю ячейки. Если в тексте часто встречаются повторяющиеся слова или выражения, ввод можно ускорить с помощью команды Сервис  Автозамена…, которая действует также, как в Word’е.

Для текстов, расположенных в столбец, Автозамена включается автоматически: после набора первых букв Excel допечатывает текст, который уже был введён в этот столбец и начинался так же. Допечатанный текст выделяется контрастным цветом. Если пользователя устраивает такая замена, он переходит в другую ячейку, в противном случае он продолжает набор сам.

Ввод чисел. К числам относятся все данные, имеющие количественный смысл: арифметические числа, денежные суммы, даты, моменты времени и т. д. Единицы измерения при вводе опускаются. На экране числа прижимаются по умолчанию к правому краю ячейки.

При вводе целая часть отделяется от дробной запятой, а не точкой, как это принято в большинстве языков программирования. На цифровой клавиатуре запятая вставляется автоматически при нажатии < . >. При вводе дат в качестве разделителя используют точку символьной клавиатуры. При вводе времени – двоеточие. Примеры: 1,5 – число, 1.5 – дата первое мая. 1:5 – время пять минут второго.

Если вводимые числа меняются с постоянным шагом, можно воспользоваться автозаполнением ячеек (рисунок 2). Для этого следует выполнить следующие действия.

1. Ввести два первых числа ряда.

2. Выделить эти ячейки.

3. Протянуть их в том же направлении, в каком вводились первые числа, до тех пор, пока во всплывающем окне не появится конечное значение ряда.

Рисунок 2 – Автозаполнение столбца значений

Ввод стандартных списков. Стандартными называются списки данных, постоянно хранящихся в памяти Excel. К ним относятся списки дней недели, месяцев и дней года и ряд других. Если ввести в ячейку какое-либо значение из списка и протянуть его в любом направлении, то в протянутые ячейки автоматически будут введены остальные элементы списка.

Ввод формул. Ввод формулы обязательно начинают со знака "=" и заканчивают нажатием клавиши <Enter>. После этого текст формулы высвечивается в информационном поле строки формул, а рассчитанное значение – в той ячейке, в которую была введена формула. Такие формулы называются формулами ячейки.

Если в результате работы формулы рассчитывается несколько значений, перед её вводом следует выделить блок ячеек, в которых надо разместить результаты, набрать формулу по обычным правилам и закончить ввод комбинацией клавиш <Shift + Ctrl + Enter>. Формулы, введённые таким образом, называются формулами массива.

Арифметические действия в формулах обозначаются стандартным образом (таблица 1). Порядок выполнения действий такой же, как в арифметике.

Таблица 1 – Арифметические операции в Excel

Возведение в степень	Умножение	Деление	Сложение	Вычитание
^	*	/	+	-

В формулы можно вставлять как конкретные числа, с которыми проводятся расчёты, так и ссылки на ячейки, в которых они размещены. Адреса ячеек можно вводить непосредственно набивкой в английском регистре или с помощью (л1) по нужной ячейке. Если в формуле используется блок ячеек, его адрес можно ввести с помощью (л) по нужному блоку.

При изменении данных в ячейках, на которые ссылается формула, происходит автоматический пересчёт её значения.

Excel имеет большую библиотеку встроенных функций, облегчающих обработку данных. Поиск нужной функции и вставку её в формулу удобно делать с помощью Мастера функций.

Для перехода в режим корректировки введённой формулы выполнить (л1) на ячейке с неправильной формулой. Можно так же установить курсор на её ячейке и нажать клавишу <F2> или сделать (л1) в строке формул на нужном фрагменте.

Для ускорения ввода однотипных формул, последовательно использующих данные из некоторого блока, можно использовать протяжку или копирование.

Работа с Мастером функций. При первом обращении к Мастеру функций во время набора формулы эту программу можно вызвать либо командой Формулы Вставить функцию, либо кнопкой с надписью f_x в строке формул. Если формула начинается с функции, знак "=" набирать необязательно, Мастер вставит его сам.

Для второй и последующих функций в той же формуле Мастер вызывают через адресное поле в строке формул. Этим способом можно пользоваться сразу после ввода символа "=", с которого начинается формула.

Работа Мастера разбита на два шага.

На первом в правой части окна выделяется нужная функция. Для того чтобы облегчить её поиск, в левой части в поле Категория можно выделить нужный тип функций. По умолчанию всегда устанавливается тип "10 недавно использовавшихся". Пояснения по смыслу выбранной функции размещаются в нижней части окна и, если нужно, вызываются через справку. После того, как функция найдена, нажимают <ОК>.

На втором шаге Мастер выдаёт окно с полями для ввода аргументов. В них можно вводить константы, ссылки на ячейки или блоки, арифметические или логические выражения. Способы ввода аргументов те же, что и при наборе формулы. Для удобства ввода можно с помощью (л) переместить окно аргументов в другую часть экрана так, чтобы оно не загораживало ячейки с нужными данными. Справа от каждого поля выдаётся значение набранного аргумента, под полями всех аргументов – значение функции, внизу окна – значение всей формулы в целом.

Если функция заканчивает формулу, можно нажать <ОК> или клавишу <Enter>, в противном случае следует сделать (л1) в тексте формулы и продолжать её набор.

Если в аргумент одной функции входит другая функция, то она называется вложенной. Такую функцию можно вызвать только через адресное поле строки формул. По умолчанию в нём высвечивается последняя функция, с которой работал Excel. (л1) по ней выдаёт сразу окно аргументов (второй шаг Мастера). Если нужно вставить другую функцию, (л1) по кнопке в правой части адресного поля вызывает их список. В нём перечислены последние функции, с которыми работал Мастер. Если среди них нет нужной, необходимо выбрать строку Другие функции…, которая вызывает первое окно Мастера. Для того чтобы окончить работу с вложенной функцией и продолжать набор аргументов первой, следует сделать (л1) по названию первой функции в информационном поле строки формул.

Мастер функций допускает использование до семи вложенных функций.

Присваивание имён ячейкам и блокам. Excel содержит ряд средств для замены стандартных адресов на текстовые имена. Практика показывает, что это удобнее при ссылках на информацию из ячеек. Основное ограничение: текстовые имена не должны быть похожи на стандартные адреса ячеек. Например, нельзя использовать для ячейки В15 имя "х1".

Самый простой способ создания имён заключается в следующем.

1. Выделяется нужную ячейку или блок.

2. Выполняется (л1) по адресному полю в строке формул. Стандартный адрес, размещённый в нём, выделяется.

3. Набирается удобное пользователю имя.

4. Нажимается клавишу <Enter> для того, чтобы подтвердить замену. Если вместо <Enter> сделать (л1) в рабочем поле, то замена стандартного адреса отменяется.

Использование подписей данных. Подписью столбца (строки) называется любой текст, размещённый сверху (слева) вплотную к данным. Подпись – это обобщённое название всех ячеек, расположенных ниже (правее) ячейки, в которой она расположена. Пример: в ячейках А20:А30 размещены аргументы функции, в ячейках В20:В30 – формулы, вычисляющие её значения. Если в А19 и В19 ввести соответственно слова "аргумент", "функция" или просто "х", "у", то они являются подписями всех данных, расположенных ниже А19 (даже, если они введены с пропусками ячеек). Подписи, так же как и имена, можно использовать в формулах вместо стандартных адресов.

Правка информации. Самый простой способ – повторно ввести в ячейку новую информацию. Если это нежелательно, можно перейти в режим правки с помощью (л2) на нужной ячейке. Можно так же установить курсор на эту ячейку и нажать клавишу <F2> или сделать (л1) в строке формул на нужном фрагменте.

Для очистки ячеек выделить нужный блок и нажать<Del>.

Отменить неверные изменения до выхода из режима правки можно клавишей <Esc>, после выхода – горячими клавишами <Ctrl + Z>, кнопкой "Отменить" (рисунок 3).

Рисунок 3- Элементы управления пошаговым редактированием

Копирование и перемещение информации. Источник – блок, в котором первоначально размещена информация. Адресат – блок, в котором она размещена после выполнения команды. Техника выполнения этих команд та же, что и в программе WORD.

1. Выделить блок-источник.

2. Выполнить команду Вырезать или Копировать, которую можно найти на ленте или в контекстном меню (п1).

3. Выделить блок-адресат. Если он по форме такой же, как блок-источник, можно выделить только левую верхнюю ячейку.

4. Выполнить команду Вставить, которую можно найти на ленте или в контекстном меню (п1).

При перемещении блока на небольшое расстояние можно после п. 1 зацепить мышкой границу блока (курсор превращается в стрелку, направленную влево-вверх) и перетащить её на новое место.

При копировании в ячейки, смежные с источником, можно после п. 1 воспользоваться протяжкой.

Особенности выполнения операций.

• Если перемещаемому блоку было присвоено имя, оно сохраняется за ним на новом месте.

• Во всех формулах, которые используют перемещаемые данные, старые ссылки автоматически заменяются на новые адреса тех же самых данных.

• При копировании (протяжке) формул ссылки на данные, указанные именами блоков или ячеек, не изменяются, а те, что заданы адресами или подписями столбцов (строк), автоматически изменяются на то количество строк и столбцов, на которое смещена формула. Ссылки, которые не надо менять при копировании (протяжке), называют абсолютными, изменяемые – относительными. Таким образом, имена ячеек или блоков являются абсолютными ссылками, адреса и подписи столбцов (строк) – относительными. Адрес или его часть можно сделать абсолютной ссылкой, не присваивая ячейке имени. Для этого следует поставить перед неизменяемой частью символ "$". Пример: $D$4 – при копировании в любом направлении формулы, содержащей эту ссылку, данное всегда берётся из ячейки D4. D$4 – закреплена строка. Закрепление всего адреса или его частей при набивке удобно делать повторными нажатиями клавиши <F4>.

• Вид ссылки, указанной именем блока, при копировании (протяжке), не изменяется, но для расчётов берётся то значение из него, которое находится в той же строке (столбце), что использующая его формула. Если надо использовать значения из других строк (столбцов) блока, следует задавать их стандартными адресами.

• Если в формуле используются подписи данных, то при копировании (протяжке) вдоль столбца (строки) с подписью действуют те же правила, что и для имени, в другом направлении – подписи заменяются на новые.

Команды форматирования. Термин форматирование обозначает изменение вида информации без изменения её смысла. Все команды форматирования применяются к предварительно выделенной ячейке, блоку, столбцам или строкам и собраны в диалоговом окне Формат ячеек удобно изменять через контекстное меню (вызывается по (п1)).

К основным командам форматирования относятся.

Изменение ширины столбцов (строк). Курсор мышки располагается в адресной линейке на правой границе нужного столбца. (л2) автоматически подбирает ширину по длине самого длинного данного в этом столбце, (л) позволяет передвинуть границу вручную. Аналогично изменяется ширина строк.

Расположение информации в пределах ячейки. В панели Форматирование этим управляют кнопки с макетами строк, аналогичные кнопкам в Word'е. На ленте размещены наиболее используемые элементы форматирования (рисунок 4).

Рисунок 4 – Элементы форматирования на ленте Excel

Выделение ячеек цветом. На ленте этим управляет кнопка "Цвет заливки". В диалоговом окне Формат ячейки палитра возможных цветов представлена на вкладке Вид.

Округление числовых данных и изменение формата их представления. С помощью этих команд добавляют обозначения валют к денежным данным, вводят разделители разрядов в больших числах, выбирают нужное представление дат и прочее. На ленте эти команды собраны на вкладке “Число”. Если числовая информация, которую Вы вводите, меняет вид, следует проверить на этой вкладке, какой формат данных заказан в ячейке и, если он неправильный, изменить его.