5.7 Особенности ревизии (аудита) операций с горюче-смазочными материалами

К специфическим источникам ревизии (аудита) операций с горюче-смазочными материалами (ГСМ) относятся:

1) первичные документы, отражающие поступление ГСМ:

• товарно-транспортные накладные (формы ТТН-1) или товарно-транспортные накладные специализированной формы ТТН-1 (нефть);

• документы о заправке транспортных средств, машин и механизмов на заправочных пунктах;

2) учетные регистры в местах хранения ГСМ: карточки складского учета (формы М-17) или книги, содержащие реквизиты карточек;

3) документы на списание ГСМ с подотчета материально-ответственных лиц:

• ведомости учета выдачи горюче-смазочных материалов,

• требования,

• лимитно-заборные карты,

• накладные,

• документы о заправке транспортных средств, машин и механизмов на заправочных пунктах,

• карточки учета расхода ГСМ.

Ревизия (аудит) операций по поступлению ГСМ включает фактический контроль приемки поступивших ГСМ материально-ответственными лицами, а именно проверку:

-соответствия поступивших ГСМ сопроводительным документам поставщика;

- полноты слива ГСМ из транспортных резервуаров (цистерн);

- своевременности оприходования поступивших ГСМ.

С целью проверки состояния складского хозяйства и условий сохранности ГСМ:

1) устанавливают наличие специально оборудованных и огражденных нефтескладов, стационарных пунктов (постов) заправки транспортных средств, машин, механизмов для хранения ГСМ;

2) устанавливают наличие раздельного учета по каждому наименованию и марке ГСМ;

3) по первичным документам на поступление и отпуск ГСМ устанавливают достоверность записей в карточках (книгах) складского учета;

4. проверяют правильность применяемых натуральных единиц измерения;

5. проверяют правильность и своевременность подсчета и записи остатков ГСМ в карточках (книгах) учета;

6. проверяют порядок снятия остатков топлива в баках на конец отчетного месяца, отражение их в актах и соответствие учетным данным на субсчете 10-32 «Топливо в баках транспортных средств»;

7. проверяют полноту и своевременность представления отчетов материально-ответственными лицами о движении ГСМ;

8. устанавливают наличие в отчетах материально-ответственных лиц подписей лиц, возглавляющих службу топливно-энергетических ресурсов организации.

В процессе аудита (ревизии) операций по отпуску ГСМ:

1. проверяют наличие топливо- или маслораздаточных агрегатов, через которые отпускаются ГСМ в баки транспортных средств, машин, механизмов, бочки и мелкую тару;

2. проводят документальную проверку ведомостей учета выдачи ГСМ и путевых листов:

   • соответствие первичным документам на отпуск ГСМ,

   • наличие подписей водителей за полученные ГСМ в ведомости,

   • наличие подписи МОЛ, отпустившего ГСМ,

   • порядок обработки путевых листов в службе топливно-энергетических ресурсов;

3. устанавливают наличие карточек учета расхода топлива на каждое транспортное средство, машину, механизм;

4. проводят документальную проверку карточек учета расхода ГСМ:

   • на основании записей в путевых листах и ведомостях учета выдачи и возврата топлива подтверждают достоверность записей;

   • проверяют наличие сведений о фактическом и нормативном расходе топлива, перерасходе (экономии).

   • одновременно проверяют принимались ли срочные меры во всех случаях перерасхода или нереальной экономии топлива для выявления и устранения их причин;

5. проверяют наличие, правильность заполнения и порядок проверки накопительных ведомостей данных путевых листов. Так подтверждается фактический расход топлива за отчетный период;

6. проверяют правильность ведения синтетического учета отпуска и расхода ГСМ.